Alle Prozesse können abgebildet werden
Anwenderbericht von A2 Doku GmbH
Wir nutzen nahezu den Gesamtumfang von Projektron BCS und haben unsere Themen darauf ausgerichtet. Es können alle unsere Prozesse, der Vertrieb, das Angebotswesen, die Vor- und Nachkalkulation, das Projektmanagement und die Rechnungsstellung abgebildet und erledigt werden. Die nächsten Jahre werden wir weiterhin auf BCS setzen.
Mission - Technische Dokumentation
Wir, die Dokuhelden der A2 Doku GmbH, sind Dienstleister aus Nürnberg und bieten unseren Kunden ganzheitliche Lösungen für den CE-Konformitätsbewertungsprozess. Unsere Mission lautet: Superhelden haben manchmal ein Cape, immer Superkräfte und sind meistens unauffällig. Die Mission der Dokuhelden von A2: Wir erstellen aus Produktinformationen richtig gute Anleitungen. Für mehr Fokus im Kerngeschäft unserer Kunden.
Wir unterstützen unsere Kunden in drei Bereichen. In der Produktsicherheit beraten wir bereits während der Entwicklungsphase mit Handlungsempfehlungen, erstellen Risikobeurteilungen nach Maschinenrichtlinie, berechnen den Performance-Level nach SISTEMA und erstellen die Konformitätserklärung.
Im Bereich der Dokumentation erstellen, überarbeiten und automatisieren wir Anleitungen jeglicher Art. Wir kümmern uns um die grafische Aufbereitung und das Übersetzungsmanagement. Dabei arbeiten wir mit professionellen Redaktionssystemen wie SCHEMA ST4, docuglobe, SMC und anderen.
Unser dritter Schwerpunkt bildet die Klammer um die Redaktion. Wir erstellen, überarbeiten Redaktionsleitfäden und -prozesse, beraten zum Thema CMS und führen diese ein und erstellen Videos. Wir begleiten unsere Kunden auch auf den Weg in die digitale Dokumentation.
Unsere Kunden kommen sowohl aus dem Mittelstand aber wir arbeiten auch mit Großkonzernen zusammen. Wir bewegen uns im Bereich der Telekommunikation, dem Maschinen- und Anlagenbau sowie in der Softwarebranche.
Wir sind 27 Kollegen und Kolleginnen und sind seit 2003 auf dem Markt. Seit 2008 sind wir fast ausschließlich im Bereich der technischen Dokumentation unterwegs. Im Jahr 2020 hat die damalige Alleinunternehmerin an mich und zwei meiner Kollegen verkauft. Wir haben das Unternehmen in eine GmbH umgewandelt und führen es nun mit neuen Prozessen erfolgreich weiter.
Zeiterfassung in Projekten
Unsere Projekte sind immer ähnlich strukturiert aber unterschiedlich groß.
Unsere Projekte können eine komplette Erstellung der CE-Dokumentation – Risikobeurteilung, funktionale Sicherheit und Betriebsanleitung – als auch nur Einzelteile davon abbilden. Die Laufzeiten schwanken zwischen zwei Wochen bis zu einem Jahr, in speziellen Fällen auch länger. Insgesamt fahren wir ca. 120 Projekte im Jahr. Unsere Teams sind interdisziplinär aufgestellt und bearbeiten verschiedenen Projekte gleichzeitig.
Daher war der erste Bedarf die Zeiterfassung und Buchung der Stunden auf die geplanten Projekte. Bei der Vielzahl an Projekten ist dies durch klassische MSOffice Produkte nicht mehr sinnvoll zu bewältigen.
Einführung von Projektron BCS
Nach der Entscheidung für Projektron BCS und der Übernahme des Unternehmens im Jahr 2020 haben wir uns bewusst für die Weiterführung und Ausbau des Systems entschieden.
Die Entscheidung für Projektron BCS fiel dabei noch unter der vorangegangenen Unternehmensführung. Nach der Übernahme gab es keinen besonderen Auswahlprozess. Aus der Gegebenheit das das System bereits vorhanden war, haben wir im ersten Zug entschieden das System weiter zu benutzen. Die Einführung einer kompletten neuen Software war aus Zeit- und Kostengründen nicht möglich.
In erster Linie musste die Software unser flexibles Projektgeschäft inkl. der Zeiterfassung abbilden. Es musste für die Mitarbeiter schnell und einfach handelbar sein und für die Geschäftsleitung die notwendigen KPIs abbilden und jederzeit auch vom Home-Office gut zu erreichen sein. Eine Einführung in dem Sinne gab es daher nicht. Vieles hat sich durch Trial-and-Error ergeben und mit der Hilfe der Anleitung und dem Support haben wir es geschafft das System zu etablieren.
Ausweitung der genutzten Funktionen
Begonnen haben wir mit dem klassischen Projektmodulen. Anfang letzten Jahres sind wir dann dazu übergegangen die Kalkulationen mit Projektron BCS umzusetzen. Mitte 2023 haben wir dann entschieden, unser CRM abzuschaffen und auch die kompletten Vertriebs- und kaufmännischen Tätigkeiten mit BCS abzubilden. Dies schafft „kalte“ Schnittstellen ab und ermöglicht den gesamten Prozess und deren Daten in einem System abzubilden.
Leider hat sich der Datenimport aus dem alten System etwas komplizierter gestaltet als wir es gewohnt sind und erwartet haben.
Die Einarbeitung fand dann zuerst über die Standardschulungen im Bereich Kontaktmanagement/CRM und Rechnungsstellung statt. Die weitere Einführung hat dann über zwei Monate simultanen Testbetrieb stattgefunden, bis wir dann zum 1. Januar 2024 das alte System abschalten konnten. Aus dem tägliche Doing ergeben sich immer wieder neue Themen, die wir dann nach und nach abarbeiten, auch mit der Hilfe des Supports. Inzwischen arbeiten alle 27 Mitarbeiter mit der webbasierten Software Projektron BCS.
Fazit: Wir setzen weiterhin auf Projektron BCS
Unser Fazit zu BCS ist überwiegend positiv. Es können alle unsere Prozesse, der Vertrieb, das Angebotswesen, die Vor- und Nachkalkulation, das Projektmanagement und die Rechnungsstellung abgebildet und erledigt werden. Was wir allerdings schmerzlich vermissen, ist ein Modul für das Bestellwesen, da wir sehr viele Fremdleistungen einkaufen und dies nicht in BCS abzubilden ist. Ebenso gestaltet sich das Reporting sehr komplex. Es sind alle Daten vorhanden, diese aber in einer sinnvollen Zusammensetzung aus dem System zu extrahieren bedarf sehr viel Zeit- und Suchaufwand.
Sollte sich jemand mit dem Gedanken tragen BCS einzuführen, sollten zuerst einmal wirklich alle Prozesse beleuchtet und mit den Möglichkeiten, die das System bietet, abgeglichen werden. Ebenso ist es von entscheidendem Vorteil, wenn die Prozesse an BCS angepasst werden und nicht umgekehrt.
Der Kontakt zur Projektron GmbH ist immer sehr professionell und angenehm. Bis dato konnten mit Hilfe des Vertriebs und Support alle Themen geregelt werden.
Die Schulungen sind gut, aber etwas zu oberflächlich, was wahrscheinlich an den unterschiedlichen Wissensständen der Teilnehmer und der Zeit liegt. Hier würden wir uns mehr Intensität wünschen.
Wir nutzen nun nahezu den Gesamtumfang von Projektron BCS und haben unsere Themen darauf ausgerichtet. Als nächstes müssen wir das Reporting in den Griff bekommen. Die nächsten Jahre werden wir aber weiterhin auf BCS setzen.
