Den gesamten Lebenszyklus abdecken
Anwenderbericht von AIOS GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft
Aios bietet Beratung zu den Themen IT-Consulting, Audit, Valuation und Tax. Interdisziplinäre Teams von Consultants, Wirtschaftsprüfern und Steuerberatern betreuen unsere Mandanten: kleine und mittelständische Wirtschaftsunternehmen in ganz Deutschland, aber auch börsennotierte Aktiengesellschaften und Körperschaften des öffentlichen Rechts. Bei so vielen Projektbeteiligten, die zudem oft an verschiedenen Standorten in Deutschland tätig sind, besteht ein erhöhter Koordinationsaufwand. Vor gut zwei Jahren sahen wir uns deshalb nach einer Projektmanagement-Software um.
AIOS GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft ist deutschlandweit ein Begriff für kundenindividuelle Lösungen in den Bereichen IT-Management, Business Performance Management sowie Organisations- und Managementberatung.
Dienstleistungen im Bereich IT-Management sind Architektur, Business Continuity Management, IT-Prozesse, IT-Outsourcing und IT-Controlling. Im Bereich Business Performance Management bieten wir die Konzeption und Implementierung von Business Intelligence Lösungen an. Im Segement Organisations- und Managementberatung beraten wir zu den Themen Geschäftsprozessoptimierung, und Change Management.
Den besonderen Herausforderungen in komplexen Projektsituationen setzt Aios die interdisziplinäre Zusammenarbeit der Aios-Gesellschaften entgegen: Aios Corporate Finance – eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und Aios Tax – eine Steuerberatungsgesellschaft sowie mit anerkannten Kooperationspartnern aus Wissenschaft und Forschung.
Bisherige Arbeitsweise war nicht mehr zuverlässig
Bis zu diesem Zeitpunkt arbeiteten wir mit einer Kombination aus verschiedenen Microsoft-Produkten - vorwiegend Outlook und Excel - und einer selbstprogrammierten Access-Datenbankanwendung.
Diese Arbeitsweise in mehreren Systemen war nicht immer zuverlässig, auch Mängel traten auf, die wir nicht mehr tolerieren wollten. Wir suchten also gezielt nach einer Anwendung für den gesamten Lebenszyklus eines Projektes - von der Akquise bis zur Ablage. Personalverwaltung und -planung sollten ebenso integriert sein wie die Faktura. Oberste Priorität besaß allerdings die Abwicklung über das Internet, da wir von Anfang an die Einbeziehung unserer Kunden planten und diesen selbstverständlich einen bequemen Zugriff ermöglichen wollten. Die Entscheidung fiel dann sehr schnell zugunsten von Projektron BCS, zumal kaum Anpassungen erforderlich waren. Lediglich kleinere Ergänzungen im Bereich der Reports und zwei, drei zusätzliche Datenfelder für die Spesenerfassung ließen wir hinzufügen. Die Ansicht Buchungen gibt eine Übersicht über alle abrechenbaren Buchungen des Projekts im ausgewählten Zeitraum.
Ausweitung im Auge
Seit 2007 arbeiten unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit Projektron BCS. Besonders gut gefällt ihnen die unkomplizierte Bedienung der Software, die nur eine geringe Einarbeitungszeit benötigt. Von großem Vorteil ist außerdem, dass Projektplanung, Aufwandsdokumentation und Projektübersicht in einem Programm abgewickelt werden und somit die vorher notwendigen „Übertragungen“ von einem ins andere System entfallen, einst eine häufige Fehlerquelle.
Ressourcenplanung, Anwesenheitsübersicht und Terminverwaltung über Projektron BCS ist für weitere Ausbaustufen vorgesehen. Unverzichtbar sind dagegen schon jetzt die Funktionen im Bereich der Zeiterfassung und der Faktura. Wir kalkulieren bereits in der Projektplanungs- bzw. Angebotsphase den zeitlichen Aufwand, den ein Projekt für die beteiligten Mitarbeiter bedeuten wird. In der Projektabwicklung können die anfallenden Projektaktivitäten dann sofort in dieser Struktur erfasst und im weiteren Verlauf für die Faktura verwendet werden. Zusätzlicher Aufwand für den Stundennachweis gegenüber dem Kunden oder für interne Controlling-Zwecke entfällt. Leistungs- und Abrechnungsdaten, die vormals in unterschiedlicher Detaillierung und in unterschiedlichen Tools bzw. Excel-Listen erfasst und ausgewertet wurden, werden jetzt originär durch die Mitarbeiterbuchungen generiert.
Damit haben wir eine immense Zeitersparnis sowohl für jeden Projekt-Mitarbeiter als auch für unsere Buchhaltung erreicht - gleichzeitig konnten wir in punkto Datenqualität und Datenkonsistenz eine beachtliche Verbesserung erzielen. Auch die Projektplanung gefällt uns sehr gut, selbst wenn wir manchmal aus Gründen der Ökonomie auf die Erfassung sämtlicher Details verzichten müssen.
Fazit
Insgesamt besitzen wir mit Projektron BCS eine zuverlässige und umfassende Projektmanagement-Software - zumal wir bei auftauchenden Problemen sofort Unterstützung durch das Supportteam bekommen.
