Einfach unendlich anpassbar
Anwenderbericht von BARTELT Gesellschaft m.b.H.
Die Entscheidung für Projektron BCS macht sich jeden Tag bezahlt und durch die permanente Weiterentwicklung ist die Projektron GmbH ein Partner mit Zukunft.
Labor-Komplettausstatter aus Österreich
Bartelt ist professioneller Labor-Komplettausstatter aus Graz und bietet neben einem umfassenden Leistungsangebot in den Bereichen Laborgeräte, -möbel und Chemikalien auch Softwarelösungen für diesen Bereich an.
Ziel der Firma ist die flächendeckende Versorgung heimischer Labore und Forschungseinrichtungen im klinischen und industriellen Bereich. Das Unternehmen besteht aus rund 60 Mitarbeitern.
Projektron BCS wird im Unternehmen in der Abteilung Softwareentwicklung eingesetzt (zehn Mitarbeiter). Hier wird seit mehr als 30 Jahren das Laborinformationssystem datalabX für klinisch diagnostische Labore entwickelt, installiert und gewartet.
Neue Produkte sind die Webplattformen chemXpert, eine Chemikalienverwaltungssoftware, sowie die Biobank smplXpert.
Hier ist aufgrund der Vorgaben durch GAMP (good automated manufacturing practice) und für Medizinprodukte die lückenlose Dokumentation von besonderer Relevanz. Wir entwickeln nach der Norm EN ISO 62304 und unser Qualitätsmanagementsystem ist nach ISO 9001:2015 zertifiziert.
Bedarf für eine Projektmanagement-Software
Ursprünglich verwendeten wir eine eigene Microsoft Access-Lösung für die Projektzeiterfassung sowie für die Produktentwicklung.
Wegen ständig notwendiger Anpassungen bei neueren Access-Versionen sind wir auf die Suche nach einer Lösung gegangen, die Produktentwicklung und Projektzeiterfassung sowie Ticketmanagement in einem Programm abbilden kann. So sind wir schlussendlich zur Projektron GmbH und zu BCS gekommen.
Einführung in BCS über Testzugang und Schulungen
Prompt wurde uns ein Testzugang zur Verfügung gestellt und es war relativ schnell klar, dass wir damit eine extrem anpassbare und für unsere Zwecke ideale Software in Händen hatten.
Nach einer Projektmanagement- und Administratorschulung vor Ort in unserer Firma waren wir in der Lage, unsere Bedürfnisse in BCS bestmöglich abzubilden. Die Struktur der Projekte war eine der großen Fragen, um nachher keine generelle Umstrukturierung machen zu müssen. Dabei half uns natürlich die Tatsache, dass Projektron selbst auch ein Softwarehaus ist und dieselben Erfordernisse hat. Diese Fragen konnten also im Laufe der Schulungen geklärt werden.
Die Trennung in Entwicklungsprojekte mit den ganzen Scrum-Aufgaben und Kundenprojekte mit den Aufgaben und Tickets zu den Aufträgen machte Sinn – sie ist bis heute so in Betrieb. Die internen Daueraufgaben komplettieren die Struktur, um effizient Zeit darauf buchen zu können.
Da wir in die Gesamtfirma eingebettet sind und Microsoft-Navision als ERP-System verwendet wird, ist das Angebots- und Verrechnungswesen kein Thema, welches mit BCS abzudecken wäre. Es gibt bei uns also hauptsächlich zwei parallele Schienen: Programmweiterentwicklung und die Umsetzung von Kundenprojekten, welche auch zu Entwicklungspunkten führen können.
BCS-Einsatz in der Entwicklung
Die Entwicklungseingaben erfolgen immer über Tickets, damit die Herkunft geklärt ist. Sie werden auf unterschiedlichen Wegen erfasst: Einige Programmkorrekturen werden durch Kundentickets ausgelöst. Wartungskunden haben in den Kundenprojekten jeweils eine Daueraufgabe für die Wartung der Produkte. Diese Daueraufgaben sind mittels Lesezeichen schnell zu erreichen.
Ideen oder Besprechungsprotokolle mit daraus resultierenden Programmierpunkten werden über eine Daueraufgabe beim jeweiligen Entwicklungsprojekt eingefügt – ebenfalls über Lesezeichen zu erreichen.
Auch bei einem Kundenauftrag gibt es zu einer Aufgabe ein entsprechendes Ticket. Tickets nach Fehlern im Regressionstest werden über E-Mail-Absender automatisch in einer Daueraufgabe beim Entwicklungsprojekt eingefügt.
Aus den Tickets werden ein oder mehrere User Stories erstellt. Sie erhalten dabei den Status „Programmierung“. Die Tickets werden beim Sprint Planning einem Sprint zugeordnet. Die Programmierung verwendet hauptsächlich die Ansicht „Aufgabenüberblick“, um die geplanten und in Arbeit befindlichen User Stories zu sehen.
Zusätzlich eingeführt wurde bei jedem Programmierpunkt die Risikobewertung. Der Sprung in den aktuellen Sprint erfolgt ebenfalls über Lesezeichen.
Die Freigabe einer Programmversion ist in dem Milestone eingeschrieben, welcher die Version definiert. Zusätzlich wird die Freigabe im Verlaufsprotokoll der Sprint-Aufgabe protokolliert. Die ID der User Story wird in unserer Versionsverwaltung (Subversion) beim Einchecken mit angegeben, um einen vollständigen Trace zu haben.
BCS-Einsatz im Bereich Kundenprojekte
Die Kundenprojekte werden minimalistisch angelegt, da wir wegen der geringen Anzahl an Mitarbeitern in einem Projekt keine Auslastung berücksichtigen. Die Aufgaben sind in der nötigen Granularität für die Zeiterfassung sowie Ticketerstellung erfasst. Die Release-Notes erstellen wir über die detaillierte Suche und einem anschließenden .csv-Export.
Genutzte ERP-Funktionen von BCS
Monatlich erstellen wir ein JobSheet. Dies ist ein Report für die Überstunden, abgerechnete Überstunden sowie Darstellung von Urlaub, FZA (Freizeit-Ausgleich) und Krankenstand bzw. Arztbesuchen. Wir nutzen auch die Synchronisation der Microsoft Outlook-Termine, um sie im Dashboard zu haben.
Bei Bartelt bin ich Programmleiter, Personalverantwortlicher für meine Abteilung und Product Owner. Im Arbeitsbereich „Mein Bereich“ in der Ansicht „Persönlicher Überblick“ ist für mich besonders die Behandlung der zu prüfenden User Stories, sowie die neuen Tickets analog eines schwarzen Bretts wichtig. Weiter kann ich hier die Urlaubsanträge meiner Mitarbeiter einfach bearbeiten.
Unendlich anpassbar
Ich bin froh, damals auf BCS gesetzt zu haben, da es ständig weiterentwickelt wird, der Support wunderbar klappt und weil es einfach so unendlich anpassbar ist. Dabei haben wir die Prozessmodellierung nach BPMN (Business Process Model and Notation) noch gar nicht im Einsatz.
Wir planen, dieses in einem Workshop kennen zu lernen und damit vor allem die Statusübergänge zwischen unterschiedlichen Objektarten sauber zu lösen, z. B. User Stories und Tickets.
