Hervorragendes Werkzeug für Darstellung aller Kernprozesse
Anwenderbericht von BITTER GmbH
In Projektron sehen wir einen verlässlichen Partner, der uns mit Projektron BCS eine großartige Softwarelösung zur Verfügung stellt. Wir freuen uns auf eine lange und weiterhin erfolgreiche Zusammenarbeit.
Bitter entwickelt Lösungen für Elektronik, Automobil- und Maschinenbau
Die Bitter GmbH ist seit über 30 Jahren vor allem in der Automobil- bzw. Automobilzulieferindustrie tätig. Wir sehen uns als Produktentwickler, dessen Haupttätigkeiten die Konstruktion und Entwicklung in Verbindung mit Design, Simulation, Berechnung und 3D-Scan sind. Durch langjährige Erfahrung in der Entwicklung von verschiedensten Komponenten im Maschinen-, Motoren- und Fahrzeugbau sind wir in der Lage, die gesamte Entwicklungskette von Bauteilen, Baugruppen oder ganzen Modulen darzustellen. Dabei decken wir alle Bereiche der Konstruktion vom Konzeptentwurf bis zur Serienreife ab. Das können wir auch von Design, Simulation und Versuch bis hin zur Prototypenbeschaffung unterstützen.
Begonnen hat die Bitter GmbH im Bereich (Sonder-)Fahrzeug- und Motorenentwicklung, Anlagen- und Maschinenbau. Die Entwicklung im Bereich alternativer Antriebe mit den Entwicklungsschwerpunkten Elektromotoren, Batteriesysteme, Thermomanagement, Brennstoffzellen etc. begleiten wir schon seit vielen Jahren. Wir unterstützen unsere Kunden sowohl bei Gesamtprojekten als auch in einzelnen Teilbereichen. Flexibilität, Transparenz, Sicherheit und nachvollziehbare Projektfortschritte bilden die Basis der Zusammenarbeit mit unseren Kunden.
Die Projektabwicklung wird sowohl in einem zukunftsorientierten, flexiblen Arbeitsumfeld bei Bitter in Sierning bei Steyr oder München durchgeführt. Auf Kundenwunsch arbeiten wir auch direkt vor Ort. Der Einsatz modernster Werkzeuge und Methoden ist dabei selbstverständlich. So arbeiten wir mit den drei absoluten High-End CAD Systemen Catia von Dassault Systems, Creo von PTC und Siemens NX. Weitere State-of-the-art Entwicklungs-Tools wie z.B. ALV Fire, ePLAN, SolidWorks, KeyShot kommen auch zum Einsatz.
Unser Team besteht aus ca. 120 hochqualifizierten und bestens geschulten Mitarbeiter, die vom Wesen der Technik fasziniert sind. Mit der Kombination aus Knowhow, Erfahrung und Begeisterung entwickeln wir innovative Produkte und neue Technologien.
Projekte sind Kern unserer Produktentwicklung
Als technischer Dienstleister sind wir an die Zusammenarbeit mit Kunden in gemeinsamen Projekten gewöhnt. Solche Kundenprojekte werden in verschiedenen Größen und Ausprägungen umgesetzt.
Wir verwenden die Software Projektron BCS über den gesamten Projektlebenszyklus, beginnend mit der Vorprojektphase, gefolgt von Angebotslegung und Projektbearbeitung bis hin zur Rechnungslegung. In der Projektbearbeitung nutzen wir abhängig von der Projektkomplexität unterschiedliche Werkzeuge in BCS. In jedem Fall ist die Zeit- bzw. Leistungserfassung ein zentraler Bestandteil in jedem Projekt. Daher verwenden wir BCS durchgängig in all unseren Projekten.
Die „einfachste“ Art der Zusammenarbeit ist direkt beim Kunden vor Ort. Hier werden während der Projektbearbeitung meist nur Projekt-Arbeitszeiten in BCS erfasst.
Die eigentlichen Haus-Projekte variieren von unregelmäßigen kleinen Tätigkeiten (z. B. über Tickets) einzelner Mitarbeiter in einem Rahmenvertrag bis hin zu umfangreichen und komplexen Entwicklungsprojekten. Oft sind viele Mitarbeiter und externe Partner involviert.
Ab einer definierten Projektgröße kommen Aufwands- und Terminplanung sowie verschiedene Möglichkeiten zur Projektdokumentation (z. B. Projektleiternotiz, …) zum Einsatz. Diese dienen uns als Basis für die Angebotskalkulation und für das fortlaufende Projektcontrolling.
Weitere in BCS enthaltenen Projektmanagement-Werkzeuge werden, je nach Bedarf und Projektanforderung, eingesetzt.
Projektron BCS früh gesehen und zur rechten Zeit eingeführt
Zum ersten Mal aufgefallen ist uns Projektron BCS im Jahr 2003 bei einem Besuch auf der Messe CEBIT. Wir hatten uns zu der Zeit gerade mit MS Project und anderen Einzelplatz-Projektmanagement -Programmen auseinandergesetzt und sind ungeplant am Projektron-Stand hängen geblieben. Die schon damals großartige Web-Oberfläche und der große Funktionsumfang im Bereich Multiprojektmanagement haben uns nachhaltig beeindruckt und blieben uns im Gedächtnis.
Damals war die Bitter GmbH noch eine kleine Firma und wir konnten uns nicht zur Einführung eines derartigen Systems entschließen. Wir machten die Projektplanung weiterhin mit MS Project und MS Excel. Zeiterfassung und Fakturierung liefen auf MS Access.
Über die Jahre wuchs die Bitter GmbH stetig weiter und die etablierten Insellösungen wurden zunehmend als Hemmnis wahrgenommen. Daher setzten wir 2014 ein Projekt zur Auswahl und Einführung eines für uns passenden ERP-Systems auf.
Mit der Hilfe eines externen Beraters starteten wir den Auswahlprozess. Auf unseren Wunsch wurde Projektron BCS, das ihm bis dahin nicht bekannt war, mit einbezogen. Es zeigte sich, dass BCS mit seinem Schwerpunkt auf Projekten besser für uns als technischen Dienstleister passen könnte, als andere etablierte ERP-Systeme, die mehr für Produktionsbetriebe ausgelegt zu sein schienen.
Letztendlich bestätigten sich die ersten Eindrücke und wir haben uns nach dem Auswahlverfahren für Projektron BCS entschieden. BCS konnte durch seinen Fokus auf Projekte, die beste Abdeckung unserer Anforderungen, das gute Preis-Leistungs-Verhältnis und das moderne Web-Interface überzeugen.
Nach der Entscheidung planten wir gemeinsam mit Projektron die Einführung. Mehrere gemeinsame Workshops wurden abgehalten, um die Konfiguration zur definieren, notwendige Anpassungen zu spezifizieren und die Übernahme von Bestandsdaten zu planen. Hier stand uns ein kompetenter und engagierter technischer Kundenbetreuer von Projektron zur Seite, der uns dabei half, BCS bestmöglich für unsere Anforderungen einzurichten.
Wir haben entschieden, dass nur laufende Projekte bzw. die dafür notwendigen Daten aus den Bestandssystemen in BCS importiert werden sollen. Unser Unternehmen mit Firmenstruktur, Rollen, Mitarbeitern, Kunden, Kontakten, Kostenstellen, Berechtigungen und vieles mehr wurde in BCS abgebildet und die zugehörigen Daten importiert. Auch Schnittstellen z. B. zu Active Directory (Benutzeranmeldung), MS Exchange (Kalender-Sync und E-Mail-Import) und Telefonanlage (CTI) wurden eingerichtet. Dabei haben uns unser Projektron-Kundenbetreuer und der Projektron-Support tatkräftig unterstützt. Schon während der Einrichtungs- und Einführungsphase waren wir von der Anpassbarkeit von BCS beeindruckt.
Projektron BCS wurde zu unserem zentralen Management-Tool
Projektron BCS wird heute quer durch alle Geschäftsprozesse verwendet. Beginnend mit der intensiven Nutzung in den verschiedenen administrativen Bereichen wie Human Resources, über die Verwendung als zentrales Projektmanagement-Tool im Kundengeschäft bis hin zum führenden System für die IT-Infrastruktur (Benutzer- und Berechtigungsverwaltung) durchdringt BCS alle Funktionen im Unternehmen.
Als Beispiel zur Verwendung von BCS möchten wir die Möglichkeiten zur Angebotskalkulation hervorheben. Bereits in der Evaluierungsphase war für uns klar, dass die Flexibilität in der Angebotslegung für uns einen hohen Stellenwert hat. Im Zuge der Workshops wurde ein Konzept erarbeitet, um die Kalkulation von Angeboten flexibler gestalten zu können. Diese Anpassung haben wir bei Projektron in Auftrag gegeben und sie ist in den BCS-Standard eingeflossen. Heute ist diese Anpassung unter dem Namen „Kalkulation“ als Baustein verfügbar und wird von Zeit zu Zeit auch noch durch zusätzliche Funktionen erweitert.
Die Angebotskalkulation unterstützt uns insbesondere bei komplexen und umfangreichen Entwicklungsprojekten. Es gab den Wunsch unsererseits, dass die technische Kalkulation von der vertrieblichen Kalkulation abgegrenzt werden kann. Das Modul ermöglicht uns diesbezüglich eine transparente Darstellung des Kalkulationsprozesses, der auch zu einem späteren Zeitpunkt einfach nachvollziehbar ist. Zudem nutzen wird die Verdichtungsmöglichkeiten, die sich durch das Kalkulationsmodul ergeben. Die Planung und Kalkulation erfolgt oftmals viel feingranularer als die tatsächlichen Angebotspositionen. Diese höhere Granularität ermöglicht es uns, noch besser auf Abweichungen reagieren zu können und hat in den vergangenen Jahren zu einem exakteren Projektcontrolling und in weiterer Folge zu besseren Projektergebnissen geführt.
Neben den Möglichkeiten zur Angebotskalkulation werden fast alle verfügbaren Module von BCS mehr oder weniger intensiv genutzt. Speziell das Ticket-System hat sich in der Verwaltung als hervorragendes Werkzeug herauskristallisiert. Nahezu alle wichtigen Kernprozesse werden über Tickets abgewickelt. Tickets werden beispielsweise für die Anfragebearbeitung oder auch die Rechnungslegung verwendet. Im HR werden alle Prozesse mit Ausnahme der Lohnverrechnung in BCS abgebildet, vom Bewerbermanagement bis zur Stunden- und Spesenabrechnung. Schnittstellen zu anderen Systemen (z. B. Zutrittskontrolle, Active Directory, Azure Dienst insb. Microsoft 365) werden über die umfangreichen Möglichkeiten zum Import und Export von Daten dargestellt. Über Exports werden beispielsweise SharePoint-Websites für jedes Projekt mit den entsprechenden Berechtigungen angelegt und fortlaufend aktualisiert. Im Laufe der Jahre haben wir viele dieser Schnittstellen selbst umgesetzt, basierend auf Beispielen und Anpassungen von Projektron und Eigeninitiative (Learning-by-Doing).
Projektron BCS wird heute von allen Mitarbeitern in unterschiedlichen Ausprägungsstufen genutzt. Die Architektur als Web-Anwendung ermöglicht es unseren Mitarbeitern von jedem Ort aus zugreifen zu können, ohne einen Fat-Client zu benötigen. Dies ist gerade für unsere Mitarbeiter beim Kunden vor Ort enorm hilfreich.
Der größte Vorteil von BCS ist für uns, dass wir so gut wie alle Kernprozesse des Unternehmens in BCS darstellen können und, dass die Transparenz und Zuverlässigkeit des täglichen Tuns sich schon in den letzten Jahren enorm verbessert hat. Wir gehen davon aus, dass sich dieser Trend in Zukunft fortsetzen wird.
Projektron – der richtige Partner für die Zukunft
Rückblickend kann man sagen, dass die Auswahl von Projektron BCS für unser Unternehmen die goldrichtige Entscheidung war. Für uns als projektorientierter technischer Dienstleister ist BCS das optimale Tool, um für bzw. gemeinsam mit unseren Kunden anspruchsvolle Konstruktions- und Entwicklungsprojekte erfolgreich umzusetzen. Unsere internen Tätigkeiten und Prozesse werden optimal unterstützt und unserem Unternehmen wird das weitere Wachstum erleichtert.
Wir beobachten sehr interessiert die kontinuierliche Weiterentwicklung von BCS, die die schon sehr gute Weboberfläche noch weiter optimiert und immer wieder interessante neue Features für unsere Einsatzzwecke hervorbringt.
