Die Welt auf den Zentimeter genau
Anwenderbericht der BLOM Deutschland GmbH
Wenn es brenzlig wird, liefern die Vermesser von BLOM Deutschland präzise Daten. Das gilt nicht nur für den Einsatz in Krisengebieten – wie in Indonesien nach dem Tsunami oder beim Hochwasser auf Oder und Elbe, sondern auch beim Bau von Brücken, Straßen und Schienenwegen. Präzise Daten liefert auch Projektron BCS. Die Projektmanagement-Software wurde bei BLOM Deutschland zunächst für die Projektplanung, das Controlling und die Zeiterfassung eingeführt. Seit der ISO 9001-Zertifizierung ist sie auch für das Qualitätsmanagement im Einsatz.
BLOM Deutschland mit Sitz in Schorndorf ist eines der führenden Unternehmen im Bereich Fernerkundung, Photogrammetrie, Laser GIS und Vermessungswesen.
Gegenwärtig sind 20 Mitarbeiter bei BLOM Deutschland beschäftigt, von denen rund zwei Drittel auf eine Hochschulbildung verweisen können. Basierend auf einem breiten Leistungsspektrum sowie der Kompetenz und Erfahrung unserer Fachgruppen, erbringen wir qualifizierte Dienstleistungen in den Bereichen Photogrammetrie, Laserscanning, Geodäsie, Consulting und Geoinformatik.
Projekte bei BLOM Deutschland
Unsere Arbeit ist nichts für Stubenhocker. Unsere Ingenieure sind oft unterwegs. Nach dem Tsunami im Dezember 2004 waren Ingenieure von BLOM Deutschland ein Jahr lang in Indonesien. Die Zerstörungen mussten dokumentiert und das Land neu kartographiert werden. Außerdem haben wir ermittelt, wo die Erde durch die Welle unter den Meeresspiegel abgesunken war. So konnte man prüfen, ob es ratsam war, dort noch einmal zu bauen.
Einführung von Projektron BCS
Die Projekte von BLOM Deutschland können sehr kurz sein, dauern aber auch mal bis zu zwölf Monate. Die Einsätze auf der ganzen Welt machen die Koordination von Aufgaben und die Planung der Projektphasen und Ressourcen zu einer komplexen Angelegenheit. Daher entschied sich unser Management im Jahr 2003 für die Einführung von Projektron BCS.
Seit 2003 ist die Software nun bei uns im Einsatz – in erster Linie für die Zeiterfassung, die Projektplanung und das Controlling. Die gebuchten Stunden unserer Mitarbeiter geben Aufschluss darüber, ob das Projekt noch im Plan ist, liefern Belege für unser Management und die Auftraggeber. Die Webbasiertheit der Software garantiert dabei, dass unsere Mitarbeiter von jedem Einsatzort aus nur mithilfe eines Internetanschlusses auf Projektdaten zugreifen und ihre Zeiten buchen können. In der letzten Zeit ist eine weitere Funktion von Projektron BCS für uns immer wichtiger geworden: das Dokumenten- bzw. Qualitätsmanagement.
Alle Unterlagen für das Qualitätsmanagementsystem in Projektron BCS
Unser Unternehmen ist nach der ISO 9001:2015 qualitätsgeprüft. Um die Zertifizierung zu erhalten, sind regelmäßige Wiederholungen, sogenannte Audits, notwendig. Die ISO 9001 beschreibt, welche Prozesse offengelegt werden müssen und wie dies zu erfolgen hat, z. B. anhand eines Qualitätsmanagement-Handbuchs.
Als der Auditor vom TÜV Rheinland bei uns zu Besuch war, war er sehr zufrieden. Anstatt durch unser Unternehmen zu gehen und unsere Mitarbeiter zu fragen, wo denn z. B. das QM-Handbuch zu finden sei, konnte er einfach vor dem Rechner sitzen und sich in Projektron BCS zeigen lassen, wo alles abgelegt ist. Damit alle wichtigen Dokumente nicht nur vom Auditor, sondern in erster Linie von allen Mitarbeitern schnell gefunden werden haben wir im Bereich „Intern“ von Projektron BCS verschiedene Ressourcen angelegt. Hier finden sich z. B. die Arbeitsanweisungen, die EDV-Anlagen mit Passwörtern, der Fuhrpark mit Informationen, wo welches Auto wann ist und – für unsere Vermesser besonders wichtig: die GPS-Ausrüstungen mit Prüfstempeln.
Auch Informationen zur Software liegen hier: So lässt sich auf einen Blick überprüfen, welcher Virenschutz vorliegt und wann er verlängert werden muss, ob es genug Lizenzen gibt und für welche Software-Wartungsverträge vorliegen. Ein lästiges Durchforsten von Ordnern und Akten entfällt.
Ein softwaregestütztes Qualitätsmanagementsystem bietet uns einen großen Vorteil: Die Suche nach Dokumenten ist erheblich verkürzt. Projektron BCS spart Zeit und damit auch Geld. Das ist für uns und andere Unternehmen, die sich nach der ISO 9001 prüfen lassen, sehr wichtig. Schließlich kann so eine Zertifizierung für mittelständische Unternehmen gut und gerne 15.000 bis 20.000 Euro im Jahr kosten.
Weitere Vorteile durch BCS
Auch für unseren Verantwortlichen für die betriebliche Sicherheit bietet Projektron BCS einen Vorteil. Wird er gefragt, wie viele Stunden er für die betriebliche Sicherheit genutzt hat, kann er sich in der Software seine Buchungen auf die betreffende Daueraufgabe anzeigen lassen. Das ermöglicht das Zeiterfassungsmodul von Projektron BCS.
Die Kommunikationshistorie wird ebenfalls im Audit überprüft und ist für die Zukunftsfähigkeit zentral. In Projektron BCS lassen sich zu jedem Kontakt Memos zu telefonischen Absprachen oder persönlichen Treffen anlegen. Projekt- oder kontaktbezogene E-Mails können von Projektron BCS automatisch vom Mailserver importiert werden und den Projekten oder dem Kunden zugeordnet werden.
Schriftwechsel und mündliche Absprachen sind somit langfristig dokumentiert und stehen unseren Mitarbeitern zentral zur Verfügung. Das gilt auch für neue Versionen unseres QM-Handbuchs. Muss sonst umständlich nach jeder Veränderung das Handbuch neu gedruckt und an die Qualitätsmanager aller Standorte verschickt werden, kann es so einfach in die Software hochgeladen werden.
Die Zeichnungsberechtigten klicken an, dass sie es gelesen haben und freigeben, und schon ist alles erledigt und das neue Release jedem Mitarbeiter zugänglich. Dieser vereinfachte Workflow macht kurzfristige Anpassungen des Handbuches möglich. Wir sind viel flexibler, was unser Qualitätsmanagement betrifft. Gerade wenn ein Unternehmen wie unseres auf mehrere Standorte verteilt ist, ist ein zentrales, webbasiertes System ein großer Vorteil.
Unser Fazit: Dokumentenmanagement, Dokumentenlenkung, Ablage, Zugriffe: Alles ist ganz klar geregelt in BCS.
