Optimierte Kundenbetreuung mit Projektron BCS
Anwenderbericht der Das Büro am Draht Software-Entwicklung GmbH
Projektron BCS ermöglicht uns seit 2016 im individuellen Kundengeschäft jegliche Projektvarianten so abzubilden, dass wir trotz verschiedenster Konstellationen unsere Zahlen immer im Blick haben. Die Software begleitet jedes Projekt von der Akquise bis zur Abrechnung und ist Basis eines wichtigen Teils unserer täglichen Arbeit.
Softwareentwicklung in Berlin-Kreuzberg
Das Büro am Draht ist ein Berliner Digital-Dienstleister. Mit Experten in Beratung und Realisierung arbeiten wir mit unseren Kunden in jeder Phase des digitalen Transformationsprozesses zusammen – von der Strategie über die Gestaltung und Entwicklung von Lösungen, bis hin zur operativen Umsetzung.
Durch einen konsequent agilen Ansatz bei der Entwicklung anpassungsfähiger und skalierbarer Lösungen sind unsere Auftraggeber in der Lage, stets ihrerseits personalisierte Kundenerlebnisse zu liefern.
Seit 1996 arbeiten wir für den Mittelstand ebenso wie für weltweit agierende Konzerne und passen unsere Abläufe flexibel den Anforderungen der jeweiligen Projekte an.
Unsere Teams stützen sich hierbei ausgewogen auf erfahrene Entwickler und Architekten, wie auf junge Talente, immer mit dem Blick auf die aktuellen und zukünftig relevanten Technologien.
Optimierung der Kundenbetreuung: Entscheidung für Projektron BCS
Bereits 2016 haben wir uns nach einer eingehenden Marktanalyse für Projektron BCS als Projektmanagement-Tool entschieden, nachdem bis dahin ein auf MS Excel basierendes Zeiterfassungssystem im Einsatz war.
Seinerzeit stand vor dem Hintergrund der wachsenden Kunden- aber vor allem Projektanzahl die stärkere Vereinheitlichung in der Planung, der Projekt-Begleitung sowie der Abwicklung im Projekt-Zyklus ebenso im Vordergrund, wie die Vereinfachung des Handlings für alle Kolleginnen und Kollegen bei skalierenden Geschäftsvorfällen.
Unser Projektgeschäft ist in hohem Maß davon abhängig, mit unseren Kunden individuelle Lösungen zu finden. Starre Vorgaben, auch im Umgang auf Seiten der Verwaltung von Projekten, sind hierbei hinderlich.
Ausschlaggebend für die Entscheidung zu BCS war somit nicht nur die von Beginn an fachlich, wie persönlich hervorragende Betreuung und die Nähe zwischen Projektron und unserem Standort in Kreuzberg, sondern weitere wichtige inhaltliche Kriterien, wie die Anbindungsmöglichkeiten an zentrale Kundensysteme oder die flexible Konfiguration des Systems bis hin zur individuellen Anpassung in hohe Detailgrade hinein.
Funktional iterative Softwareeinführung
Wir haben uns für eine funktional iterative Softwareeinführung entschieden. Zum Start wurde die Zeiterfassung in Projektron BCS auf Basis ausdifferenzierter Aufgaben eingeführt. Die Umstellung vom vorher genutzten System erfolgte unproblematisch und sehr schnell aufgrund von im Vorfeld abgehaltenen Workshops und vorangegangenen Schulungen.
Mit den damit vorhandenen Buchungen war das Monitoring im Grunde nur noch einen Schritt entfernt, der dann auch im selben Moment gegangen wurde, sinnvollerweise zusammen mit der Planung neuer Projekte in BCS. Hierfür gab es gesonderte Projektmanager Schulungen und einen Testbereich, in dem das System und seine Möglichkeiten ausprobiert werden konnten.
Entwicklung zum intern zentralen Tool
Nach und nach erfolgte ein ausdifferenziertes Controlling und Berichtswesen bis hin zur Abbildung der Fakturierung im System.
Auf dem Weg zum intern zentralen Tool, ist die Software immer wieder auf unsere Bedürfnisse angepasst und für unsere Zwecke des Projektmanagements optimiert worden, stets mit dem Blick darauf, zeitliche und monetäre Ströme zusammen und sich bedingend zu erfassen und abzubilden.
Aktuelle Schwerpunkte liegen auf der Verbesserung der Kapazitätenabbildung, der ausdifferenzierten Kostenbetrachtung durch konsequentere Nutzung von Aufgabenoptionen und Optimierung der Rollen, Rechte und Lizenzabstimmung, um die Kosten den wechselnden Gegebenheiten anzupassen.
Fazit: tägliches Handwerkszeug und Erfolgsfaktor
Projektron BCS hat alle Entwicklungen unseres Unternehmens in den letzten Jahren nicht nur begleitet, sondern war an vielen Stellen wichtiger Ausgangspunkt und Datenbasis für retrospektive Analysen. Doch auch Forecasts und Bewertungen von Angeboten fließen regelmäßig in die Entwicklungsprognosen ein.
Parallel ist das System natürlich tägliches Handwerkszeug für jede Kollegin und jeden Kollegen und die Bedeutung zeitnaher und vollständiger Zeitbuchungen für den Projekterfolg und die Abrechnung eindeutig.
Natürlich ergeben sich an dieser Stelle auch immer wieder Reibungspunkte, denn der Detailgrad, in dem die Arbeiten abgebildet werden können, ist zum einen abhängig von der Notwendigkeit der Nachweise gegenüber unseren Kunden, aber auch von der Struktur des jeweiligen Projektmanagements und deckt sich nicht immer mit den Vorstellungen der Entwicklungsteams, selbst, wenn auf Ticketbasis gearbeitet wird.
Diese Herausforderungen gelten für jedes Zeiterfassungssystem und sind immer wieder Diskussionsthema. Zur Vereinfachung wurden im Unternehmen sogar ein sogenannter “Buchungsadapter” sowie ein “Booking-Checker” entwickelt, die mögliche Nutzungsschwellen nochmals senken sollen.
Neben Basis für Analysen der Unternehmensentwicklung und Zeiterfassung für alle Mitarbeiter bietet BCS vor allem unseren Projektmanagerinnen und Projektmanagern alle Möglichkeiten der Gestaltung des Projektablaufs. Dabei arbeiten sie eng mit dem Controlling zusammen, vor allem, um Standards zu verbessern oder neu zu entwickeln.
Denn auf der anderen Seite birgt die Freiheit und der große Umfang an Möglichkeiten auch das Risiko, die Komplexität zu überdehnen oder aber die Individualität im Projektumgang so auszugestalten, dass eine unternehmensweite, einheitliche Gesamtschau mitunter davon beeinträchtigt werden kann. Es gilt, wie so häufig, die Balance zu wahren.
Ziel bleibt es auch in Zukunft, mit BCS unser Unternehmen weiterhin und zunehmend besser in die Lage zu versetzen, unsere Projekte zu optimieren und den Aufwand dabei für unsere Buchenden so gering wie möglich zu halten.
