Zentral, zukunftsfähig und flexibel
Anwenderbericht von Deleproject AG
Wir schätzen besonders die Anpassungsfähigkeit von Projektron BCS an unsere Unternehmung. Wir konnten die Software nach unseren Wünschen konfigurieren und eigene Masken, Felder und Berechtigungen definieren. So konnten wir die Software auf unsere spezifischen Bedürfnisse abstimmen.
Deleproject – ein Schweizer Ingenieurunternehmen
Deleproject AG ist ein Ingenieurunternehmen für industrielle Automationslösungen mit Sitz in Uetendorf/Thun. Wir entwickeln und realisieren Softwareapplikationen für Prozessautomation und Produktionsdatenmanagement. In diesem Bereich haben wir über 40 Jahre Erfahrung und bieten unseren Kunden maßgeschneiderte Lösungen aus einer Hand an. Unsere Kunden sind namhafte Hersteller aus verschiedenen Branchen wie Lebensmittel-, Chemie- und Pharmaindustrie oder Sonderanlagenbau. Unsere Mission ist es, die Zufriedenheit unserer Anwender zu gewährleisten und ihnen die besten Lösungen für Automatisierung und Manufacturing Execution System (MES) zu bieten.
Unser Unternehmen wurde 1979 gegründet und war seit den Geburtsjahren der elektronisch gesteuerten Automation ein Pionier in diesem Bereich. Wir haben uns stetig weiterentwickelt und sind stolz auf die langjährige Treue unserer Kunden, die unsere Qualität und Zuverlässigkeit schätzen.
Die Mitarbeiter bei Deleproject AG sind als Automation Engineers verantwortlich für die Konzeption, Entwicklung und Inbetriebnahme von Automationslösungen bei unseren Kunden. Dabei verwenden wir bei allen Projekten die Software Projektron BCS als Werkzeug für das Projektmanagement.
Softwarebedarf für komplexe Projekte
Als Unternehmen für industrielle Automationslösungen sind wir ständig mit komplexen und anspruchsvollen Projekten konfrontiert. Wir begleiten unsere Kunden von der Konzeptphase bis zur Inbetriebnahme und liefern ihnen die bestmögliche Lösung. Dabei müssen wir viele Faktoren wie Termine, Kosten, Qualität und Ressourcen berücksichtigen und koordinieren.
Im Jahr 2013 entstand der Bedarf nach einer neuen Projektmanagement-Software, um unsere Projektarbeiten optimierter und professioneller abwickeln zu können.
Vorher verwendeten wir eine eigene Softwarelösung, die aber nicht mehr unseren Anforderungen entsprach und die Projektleiter zu eigenen Microsoft Excel-Lösungen verleitete. Das führte oft zu Problemen wie mangelnder Transparenz, Inkonsistenz oder Doppelspurigkeit.
Wir brauchten eine zentrale, zukunftsfähige und auch flexible Lösung, die uns bei allen Phasen des Projektmanagements unterstützt und uns einen besseren Überblick und eine höhere Qualität bietet. Mit BCS haben wir nun eine zentrale Lösung gefunden, die uns hilft, unsere Projekte effizienter zu managen.
Gründe für Projektron BCS
Der erste Kontakt mit BCS war auf einer Messe, als wir auf der Suche nach einer Softwarelösung für unser Projektmanagement waren. Wir haben uns verschiedene Anbieter angesehen und verglichen, aber BCS hat uns am meisten angesprochen.
Was uns überzeugt hat, waren vor allem die folgenden Punkte:
- BCS ist eine webbasierte Software, die einfach zu bedienen und zu konfigurieren ist:
Wir brauchten keine zusätzlichen Installationen und konnten von überall drauf zugreifen. - BCS bietet eine umfassende Funktionalität für alle Phasen des Projektmanagements:
Von der Planung über die Durchführung bis zum Controlling und Reporting. Wir konnten alle unsere Projektdaten in einem System verwalten und jederzeit den Überblick behalten. - BCS ist flexibel und anpassbar an unsere individuellen Anforderungen:
Wir konnten eigene Masken, Felder und Berechtigungen definieren und so die Software optimal auf unsere Prozesse abstimmen. - BCS ist offen und erweiterbar:
Wir konnten unseren bestehenden Datenbestand in BCS aufnehmen und lückenlos weiterarbeiten. Außerdem konnten wir jederzeit weitere Module wie Ressourcenmanagement oder Vertragsverwaltung hinzufügen.
Projektorientierte Softwareeinführung
Die Einführung von BCS haben wir mit internen Ressourcen geplant und durchgeführt, um möglichst viel internes Knowhow über die neue Software aufzubauen. Begonnen haben wir mit einer Projektleiter- und Administratorenschulung, welche von Projektron an unserem Firmenstandort durchgeführt wurde. Auch später während der Implementierung und Migration hat uns Projektron bei spezifischen Fragen und besonderen Herausforderungen unterstützt.
Wir haben uns für eine schrittweise Einführung entschieden, um das Potential der neuen Software auszutesten und gleichzeitig die Mitarbeiter an das neue System heranzuführen. Mit einem ausgewählten Testprojekt haben wir die Standardfunktionen von BCS im Alltag kennengelernt.
Mit den gewonnenen Erkenntnissen haben wir die Strukturen im neuen BCS definiert und alle Kundenadressen, Projektstrukturen, Aufträge, Arbeitszeiten und Spesen zu BCS migriert. Damit konnten die Anwender auf einem vertrauten Datenstamm geschult werden.
Im Verlauf der Jahre haben wir ständig weitere Funktionen eingeführt, um das Potential von BCS besser auszunutzen. Wichtige Meilensteine waren die Einführung der Angebotserstellung und der Fakturierung, welche unsere Prozesse stark vereinfachten.
Einsatz von BCS heute
Wir setzen BCS derzeit für alle unsere Projekte ein, von der Angebotserstellung bis zur Fakturierung. Wir nutzen unter anderen die folgenden Hauptfunktionen von BCS:
Angebotserstellung: Wir können mit BCS schnell und einfach Angebote für unsere Kunden erstellen, indem wir die relevanten Daten wie Leistungsbeschreibung, Preise, Konditionen und Anhänge erfassen. Wir können die Angebote direkt aus BCS per E-Mail versenden oder als PDF exportieren. Wir können auch den Status der Angebote verfolgen und bei Bedarf nachfassen oder ändern.
Auftragsverwaltung: Wenn wir einen Auftrag erhalten, können wir ihn mit BCS in ein Projekt umwandeln und alle notwendigen Informationen wie Projektteam, Budget, Termine und Meilensteine festlegen.
Projektdurchführung: Mit BCS können wir unsere Projekte effektiv planen und überwachen. Zudem können die Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden präzise auf Projekte und Aufgaben buchen. Damit können wir auch den Projektfortschritt überwachen und bei Abweichungen korrigierende Maßnahmen ergreifen. Unsere Kunden informieren wir mit generierten Status- und Aufwandsrapporten.
Fakturierung: Mit BCS können wir unsere Leistungen einfach und korrekt abrechnen. Wir können Rechnungen auf Basis von Festpreisen oder Aufwänden erstellen. BCS unterstützt zudem auch die Erzeugung der neuen Schweizer QR-Rechnungen, die unsere Kunden benötigen.
Finanzkennzahlen: Mit BCS haben wir jederzeit einen Überblick über unser Projektportfolio und können für die Buchhaltung relevante Kennzahlen bereitstellen. Wir können auch individuelle Reports erstellen und exportieren.
BCS hat unsere Arbeit positiv verändert und uns viele Vorteile gebracht:
- Wir haben mehr Transparenz und Kontrolle über unsere Projekte und können schneller und besser entscheiden.
- Wir haben mehr Effizienz und Qualität in unserer Projektarbeit und können mehr Leistung mit weniger Ressourcen erbringen.
- Wir haben manuelle Abläufe und Doppelspurigkeit eliminiert und so Zeit und Geld gespart.
Unsere Anregungen werden von Projektron aufgenommen und berücksichtigt. Wir haben einen guten Kontakt zu unserem Projektron-Ansprechpartner und können jederzeit Feedback oder Wünsche äußern. Projektron hat uns zum Beispiel bei der Umsetzung von schweizerischen Eigenheiten im Fakturierungsbereich geholfen und uns eine passende Lösung angeboten.
Fazit und Pläne für die Zukunft
BCS hat sich als eine äußerst nützliche Software für unser Unternehmen erwiesen. Die Einführung von BCS hat uns dabei geholfen, unsere Projektarbeit zu verbessern und effektiver zu gestalten.
Unsere Mitarbeiter sind mit der Software sehr zufrieden und nutzen sie gerne. Wir haben eine positive Erfahrung mit dem Support von BCS gemacht und sind auch mit dem Vertrieb sowie der Beratung und Schulungen sehr zufrieden.
Die Nutzung von BCS hat auch den Stellenwert des Projektmanagements in unserem Unternehmen gestärkt und dazu beigetragen, dass Projekte einheitlicher und gemäß unseren Prozessen durchgeführt werden. Für andere Unternehmen unserer Branche, die planen, ein Multi-Projektmanagement-Tool einzuführen, würden wir BCS auf jeden Fall empfehlen. Die Software ist sehr benutzerfreundlich und bietet viele nützliche Funktionen, die bei der Planung, Durchführung und Kontrolle von Projekten hilfreich sind.
Wir planen, die Nutzung von BCS noch weiter auszuweiten und freuen uns darauf, die Funktionen des Produktmanagements und des Multiprojektmanagements zu nutzen. Insbesondere möchten wir die Verwaltung von Installationen und kontinuierlichen Veränderungen vereinfachen und unsere Ressourcen besser planen. Wir haben auch erkannt, dass wir die Ticketing-Funktionen von BCS noch intensiver nutzen könnten. Durch die Verwendung von Tickets können wir die Anforderungen unserer Kunden besser verwalten und sicherstellen, dass sie zeitnah bearbeitet werden.
Wir sind zuversichtlich, dass wir durch die Nutzung dieser Funktionen noch effektiver werden können und freuen uns darauf, sie in Zukunft zu implementieren.
