Hohe Qualitätsstandards und hohe Flexibilität
Anwenderbericht der delta Karlsruhe GmbH
Als studentische Unternehmensberatung benötigen wir eine intuitiv bedienbare Projektmanagementsoftware, die uns bei der Einhaltung hoher Qualitätsstandards hilft. Projektron BCS unterstützt uns seit mehr als sieben Jahren zuverlässig bei der Projektarbeit. Auch nach veränderten Anforderungen an die Projektmanagement-Software ist Projektron BCS die erste Wahl in unserem Haus.
Universitäres Wissen in der Praxis
Die delta Karlsruhe GmbH ist eine studentische Unternehmensberatung und Hochschulgruppe am Karlsruher Institut für Technologie (KIT), die 1996 mit der Vision gegründet wurde, universitäres Wissen in der Praxis auf Beratungsprojekten anzuwenden. Heute ist delta nicht nur ein Verein, bestehend aus über 100 Studierenden und Doktoranden verschiedenster Fachrichtungen, sondern auch eine führende studentische Unternehmensberatung mit über 290 erfolgreich abgeschlossenen Beratungsprojekten. Angefangen von Strategie- und Konzeptentwicklung, über Prozessoptimierung hin zur Begleitung von Systemeinführungen – unser Beratungsportfolio ist vielfältig und umfasst Themen in allen Geschäftsbereichen.
Gemeinsam mit unseren Kunden erarbeiten unsere Berater stets innovative und individuell zugeschnittene Lösungen auf Basis der neusten Erkenntnisse aus der Forschung. Zu unseren Kunden gehören dabei mit Start-Ups, Mittelständlern und Groß-Konzernen, wie Audi, BMW und Airbus, Unternehmen jeder Branche und Größe.
Warum ein Projektmanagement-Tool für die Projektarbeit?
Damit die Projektergebnisse unseren Qualitätsstandards gerecht werden, müssen unsere Projekte effizient durch den Projektleiter geleitet werden. Aufgabenpakete müssen schnell und gleichmäßig verteilt werden und eine kontinuierliche Überwachung des Projektverlaufes durch den Vorstand im Rahmen des Projektcontrollings stattfinden. Ein System, dass uns bei diesen Tätigkeiten unterstützt und dabei unsere Unternehmensprozesse abbilden kann, stellt nicht nur die Qualität der Ergebnisse sicher, sondern steigert auch die Effizienz unserer Arbeit.
Die Bedienung des Tools muss dabei für die Projektteams durch intuitive Benutzeroberflächen so einfach wie möglich gehalten werden, um so zusätzlich eine schnelle Einarbeitung in die Software zu ermöglichen.
Die Entscheidung für Projektron BCS
Im Jahr 2008 verglich ein internes Projektteam im Rahmen einer Systemanalyse verschiedener Projektmanagement-Tools, mit dem Ziel, ein System zu finden, dass unsere Systemanforderungen bestmöglich abdeckt. Zuvor nutzten wir eine programmierte Microsoft Excel-Anwendung, die allerdings unserem Wachstum und unseren komplexen Prozessen nicht mehr gerecht wurde. Die Wahl fiel am Ende auf Projektron BCS, welches der ursprünglichen Excel-Lösung insbesondere in Bezug auf Bedienbarkeit, Auswertbarkeit und Datensicherheit weit überlegen war.
Zudem bietet die Software aufgrund ihrer Skalierbarkeit das Potential für weiteres Wachstum. 14 Jahren nach der Einführung sind wir weiterhin von dem Funktionsumfang von Projektron BCS überzeugt und haben die Zahl der Features-in-Use in den vergangenen Jahren zunehmend erhöht. In all dieser Zeit wurden alle Neuerungen der Software von unseren Beratern stets schnell und gut aufgenommen und lösten große Begeisterung in unserem Haus aus. Besonders die Einführung der CRM-Funktionalitäten in den Arbeitsalltag konnte einen deutlichen Mehrwert für unserer Kundenbetreuer und Projektleiter schaffen. Dabei wurde besonders der automatische Email-Import in die Kontakthistorie und die Kontaktampel gelobt. Auch der direkte Überblick über sämtliche Daten eines Kunden in selbst konfigurierbaren Dashboards erleichtert die Arbeit ungemein. Zukünftig plant delta, die LDAP-Authentifizierung durch eine SSO-Lösung (OpenID Connect) zu ersetzen. Auch diese Umstellung ist mit Projektron BCS problemlos möglich – was uns erneut in unserer Entscheidung bestätigt hat.
Projektron BCS im Einsatz
Von dem intuitiven und übersichtlichen Aufbau, sowie von den Funktionen von Projektron BCS profitieren sowohl die Berater in den Projektteams als auch die Geschäftsführung zu gleichen Teilen. Die Projektteams nutzen Projektron BCS dazu, Projekte inhaltlich und zeitlich zu strukturieren, tagesaktuell die Aufwände zu buchen und den Projektfortschritt zu überblicken. So können die Berater jederzeit Einblick in den Verlauf ihrer Projekte nehmen und sämtliche Aufwände und Tätigkeiten einfach auswerten.
Bei der Projektplanung nutzen die Projektleiter den Assistenten, um das Projekt anzulegen und durch Unterprojekte und Aufgaben zu strukturieren. Dabei bringt insbesondere der intuitive Aufbau des Assistenten einen entscheidenden Mehrwert. Denn dadurch können auch Projektleiter, ohne vorherige Erfahrung im Umgang mit der Software, in wenigen Schritten ihr Projekt selbstständig anlegen und bearbeiten. Unsere Organisationsstruktur umfasst die Rollen Vorstand, Qualitätsmanagementbeauftragter, Projektleiter und (Junior) Consultant. Über das Administrationskonto hat man die Möglichkeit, per Mausklick unterschiedliche Module und Rechte für die verschiedenen Benutzerrollen freizuschalten.
Um unseren Beratern ein übersichtliches Nutzungserlebnis zu bieten, haben wir das Standardinterface auf die jeweils relevanten Funktionen beschränkt. Dadurch vereinfacht sich nicht nur zusätzlich die Arbeit mit dem System, auch die Daten sind geschützt und nur für die dafür zuständigen Personen einsehbar.
Unser Vorstand und die Qualitätsmanagementbetreuer nutzten Projektron BCS, um einen Gesamtüberblick von dem Zwischenstand der laufenden Projekte zu erhalten und führen auf Basis der Analysefunktionen das Risikocontrolling der Projekte und die weitere strategische Projektplanung durch.
Zukünftig sehr gut aufgestellt dank BCS
Mit Projektron BCS besitzen wir seit über 10 Jahren einen starken Partner an unserer Seite, der unseren Qualitätsanforderungen gerecht wird und uns stets zuverlässig bei der Planung, Durchführung sowie dem Controlling unserer Projekte unterstützt. Der intuitive und übersichtliche Aufbau, sowie der große Funktionsumfang haben uns von Beginn an überzeugt und uns dazu veranlasst, immer mehr Features, wie die CRM-Funktionen, von Projektron BCS in unserem Haus aktiv zu nutzen. Wir sind überzeugt, dass unsere IT-Landschaft mit Projektron BCS auch für zukünftige Herausforderungen sehr gut aufgestellt ist und freuen uns auf eine weiterhin gute Zusammenarbeit.
