Überblick im Multiprojekt- und Produktmanagement
Anwenderbericht der Deutschen Nationalbibliothek
Die Deutsche Nationalbibliothek ist die zentrale Archivbibliothek Deutschlands mit Standorten in Leipzig und Frankfurt am Main. Zur Erfüllung unseres gesetzlichen Auftrags und im Rahmen der Zusammenarbeit in der nationalen und internationalen Bibliothekslandschaft werden Projekte unterschiedlichster Art durchgeführt. Zur Unterstützung bei der Organisation und Durchführung dieser Projekte kommt 2007 die Software Projektron BCS zum Einsatz.
Die Deutsche Nationalbibliothek und ihre Projekte
Unserem gesetzlichen Auftrag folgend sammeln, dokumentieren und archivieren wir alle Medienwerke, die seit 1913 in und über Deutschland oder in deutscher Sprache veröffentlicht werden. Ob Bücher, Zeitschriften, CDs, Schallplatten, Karten oder Online-Publikationen – wir sammeln ohne Wertung, im Original und lückenlos. Die daraus resultierenden An- und Herausforderungen, lassen sich nicht immer im alltäglichen Umfeld umsetzen. Dazu kommt die Zusammenarbeit mit nationalen und internationalen Partner*innen die häufig im Projektumfeld stattfindet. Letzteres macht etwa 15-20% der laufenden Projekte aus; bei Laufzeiten zwischen einem und drei Jahren.
Aktuell beschäftigt sich die Deutsche Nationalbibliothek (DNB) u.a. in mehreren (laufenden und geplanten) Projekten mit der Ausweitung der Gemeinsamen Normdatei (GND) z.B. auf andere Kultur- und Wissenseinrichtung (GND4C). Auch der Bereich der Forschungsdaten im Rahmen der nationalen Forschungsdateninfrastruktur wird in der DNB in den nächsten Jahren in unterschiedlichen Facetten (z.B. NFDI Text+) eine größere Rolle spielen.
Software-Unterstützung für unser PMO
Schon 2007 haben wir uns entschieden ein Team „Projektorganisation“ (inzwischen „Projektmanagement Office“) ins Leben zu rufen, um die steigende Zahl an Projekten und die damit verbundenen, ebenfalls steigenden, Anforderungen an unsere IT besser beherrschen zu können. Ein weiteres Ziel war es, das Projektmanagement in der DNB zu standardisieren und zu optimieren. Parallel dazu kam der Wunsch auf, einen besseren Überblick über IT-Ressourcen und damit mögliche Kapazitäten für Projekte zu erhalten. Früh zeichnete es sich ab, dass das Projektmanagement Office (PMO) für die Erfüllung seiner Aufgaben eine Software-Unterstützung benötigen würde.
Webbasiert und funktionsmächtig: Was für BCS sprach
Ende 2007 entschieden wir uns für den Einsatz von Projektron BCS. Bei der Auswahl spielte neben Funktionen zur Unterstützung für das Multiprojektmanagement, die Projektplanung und Zeiterfassung sowie Ressourcenmanagement und Reporting, aufgrund unserer mehreren Standorte, auch der webbasierte Ansatz eine Rolle. Für die konkrete Projektplanung, Zeiterfassung und das Ressourcenmanagement wurde BCS zunächst nur in der IT eingesetzt. Außerhalb der IT erfolgte die Zeiterfassung für Projekte auf ein bereits vorhandenes hausweites Controlling-Tool.
Über die Jahre alle Änderungen gemeistert
Seit Beginn unserer BCS-Nutzung vor 15 Jahren setzt vor allem unser PMO kontinuierlich auf die Software. Daneben gibt es einen besonderen Schwerpunkt der Nutzung in der IT. Konkrete Struktur-, und Aufwandsplanung sowie Prüfung der Machbarkeit anhand der Ressourcenauslastung werden beispielsweise nur für den Fachbereich IT angewendet; gleiches gilt für das Ressourcenmanagement aller an Projekten, Produkten und Sondervorhaben beteiligten IT-Mitarbeiter*innen. Das laufende Projektcontrolling findet vor allem in gemeinsamen Terminen zwischen dem PMO und den Verantwortlichen statt. Hausweit unterstützt BCS z.B. beim Multiprojektmanagement, bei der Projektübersicht, der Erstellung von Projektstatistiken und bei der Gesprächsdokumentation.
Bezüglich des Umfangs der BCS-Nutzung gab es im Laufe der Jahre mehrfache Änderungen:
2016 erfolgte die erste größere Änderung, indem die Nutzung von IT-Mitarbeiter*innen in Projekten auf alle IT-Mitarbeiter*innen ausgeweitet wurde. Die Zeiterfassung erfolgte nun nur noch in BCS und somit auch nicht mehr nur auf Projekte, sondern auf unser gesamtes Controlling-Spektrum. Im Gegenzug wurde in der IT auf die Nutzung des hausweiten Controlling Tools verzichtet. Damit kamen wir einem großen Wunsch der IT-Mitarbeiter*innen nach, die zuvor teilweise in beiden Systemen Zeiten erfassen mussten.
Zeitgleich führte die IT eine Produktschiene mit festen Release-Zyklen ein. Zur Planung und Steuerung dieser Produktschiene kam ab sofort ebenfalls BCS zum Einsatz. Durch die Einplanung der Produkte mit Aufwänden in festgelegten und sich wiederholenden Zeiträumen kann das Ressourcenmanagement der IT geschärft werden. Laufendes Produktcontrolling, Auswertungen und die Abbildung von produktübergreifenden Abhängigkeiten zusätzlich zu den angelegten Projekten ermöglichen es der IT ein schärferes Bild über die eingesetzten Ressourcen und Themen zu erhalten und somit auch bessere Einschätzungen zum zukünftigen Einsatz von IT-Ressourcen zu geben. Zudem erhöht es die Transparenz, insbesondere in die anderen Fachbereiche der DNB. Die so gewonnenen Erkenntnisse unterstützen auch den Strategieprozess des Fachbereichs IT.
Die Ausweitung des Tools auf alle IT-Mitarbeiter*innen und die damit verbundenen besseren Steuerungsmöglichkeiten für Vorgesetzte waren mit einer deutlich erkennbaren Akzeptanzsteigerung dem Tool gegenüber verbunden. Dies lässt sich auch darauf zurückführen, dass es besser gelang, Sinn und Zweck der erfassten Zeiten zu vermitteln, zumal BCS im Gegensatz zum hausweiten Controlling-Tool allen Nutzer*innen die Möglichkeit bietet, Einblick in die persönlich erfassten Zeiten zu erhalten.
2021 gab es die zweite große Änderung beim Einsatz von BCS, verbunden mit dem Verzichtauf eine umfassende hausweite Zeiterfassung im Controlling-Tool. Mit diesem Verzicht fiel auch in der IT die Notwendigkeit der Zeiterfassung für viele Mitarbeiter*innen weg, so dass sich die Nutzung wieder auf die an Projekten, Produkten oder Sondervorhaben Beteiligten beschränkte.
Im Gegenzug wurde die Zeiterfassung in Projekten in BCS auf das ganze Haus ausgeweitet. Auch wenn die konkrete Planung und Ressourcensteuerung weiterhin nur für den Fachbereich IT erfolgt, haben wir damit den ersten Schritt in eine konkrete hausweite Nutzung von Projektron BCS getan, dem weitere folgen sollen.
Fazit: Sehr zufrieden mit Produkt und Support
In den vergangenen Jahren wurde Projektron BCS stetig weiterentwickelt und sein Funktionsumfang erweitert. Auch wenn wir bei weitem nicht alle der inzwischen vorhandenen Möglichkeiten ausschöpfen, so sind wir mit der Nutzung und der Entwicklung doch sehr zufrieden. Besonders schätzen wir an Projektron BCS die Kombination aus Projektplanung und Ressourcensteuerung sowie die feingranulare Rechtestruktur, die differenzierte Sichten auf die Projektbeteiligten unterschiedlicher Fachbereiche zulässt.
Weiterhin zu erwähnen ist der sehr gute Support seitens Projektron, die Bereitschaft, kundespezifischen Anpassungen im Austausch den notwendigen Raum zu geben und Anregungen nicht nur aufzunehmen, sondern ggf. tatsächlich in das System zu integrieren.
