Projektron BCS beim DFB: Seit 2004 gemeinsam am Ball
Anwenderbericht der DFB GmbH & Co. KG
Die Arbeit mit Projektvorlagen in Projektron BCS ist super angenehm, simpel und sehr zeitsparend. Ich habe mir anfangs die Dokumentation durchgelesen und nach zehn Minuten war ich in der Lage eine Projektvorlage zu erstellen und daraus ein Projekt anzulegen.
Hat der Sieg gereicht, um auf einen Aufstiegsplatz zu klettern? Hat die Konkurrenz gepatzt? Lohnt es sich schon, den Sekt kalt zu legen, weil der Abstieg kein Thema mehr ist? Fußball ist auf dem Platz. Aber nicht nur. Denn wie sich Saison und Spieltag insgesamt darstellen, hat bei weitem nicht nur damit zu tun, wie sich die eigene Mannschaft geschlagen hat.
Im Profi-Fußball helfen die Sportschau, Apps und die Zeitung dabei, den Überblick über Ergebnisse und Tabelle zu behalten. Aber wenn die eigene Mannschaft nur in Kreisklasse oder Bezirksliga spielt? Und das auch noch im Jugendbereich? Früher fanden sich die Tabelle und die Ergebnisse der anderen erst Wochen später am schwarzen Brett oder in der Vereins-Zeitung.
Im Jahr 2002 machte sich der Deutsche Fußball-Bund daran, auch im Amateurfußball Transparenz zu schaffen: Der DFB gründete ein Software- und IT-Dienstleister für interne Zwecke sowie für die Mitgliedsverbände. Das Unternehmen sollte dafür sorgen, dass die Moderne auch im DFB-Breitensport Einzug hält.
DFB GmbH & Co. KG – IT-Dienstleister des deutschen Fußballs
Die DFB GmbH & Co. KG in Frankfurt am Main ist Teil des Deutsche Fußball-Bund e. V., dem Dachverband vom DFL (Deutsche Fußball Liga) und fünf Regionalverbänden, aufgeteilt in 21 Landesverbänden in der Bundesrepublik Deutschland.
Sie versteht sich als IT-Dienstleister für die Tochtergesellschaften, Landesverbände und Dachverbände des DFB. Die Mitarbeiter betreuen die IT-Infrastruktur auf dem DFB-Campus mit über 500 Arbeitsplätzen, Medien- und Tagungsräumen sowie professionellen Mess- und Analyse-Einrichtungen.
Die DFB GmbH & Co. KG ist Inhouse-unter anderem IT-Dienstleister aber auch externer Dienstleister für die Landesverbände. In der Säule IT & Digitales betreuen wir intern neben der technischen Infrastruktur des DFB auch die hauseigene Software DFBnet sowie alle Onlineportale, digitalen Services und mobilen Applikationen. Der DFB bietet extern den Vereinen die gesamten IT-Systeme an, bspw. Buchhaltungssysteme für Vereine, Systeme zum Erstellen von Spielplänen, zur Organisation und Strukturierung von Turnieren, für die Ergebnisdokumentation und -publikation. Im Sinne eines Vereins bieten wir unsere Dienste kostendeckend an.
Darüber hinaus stellt der Geschäftsbereich IT & Digitales auch eigene Anwendungen und Services zur Verfügung, die von den DFB-Abteilungen, den Landes- und Regionalverbänden sowie den über 25.000 Vereinen genutzt werden. An vorderster Stelle sind dabei die Entwicklung und der Betrieb von DFBnet und Fussball.de zu nennen.
DFBnet und DFB.de sind unsere Mediaplattformen. Fußball.de ist eine auch von vielen Medienhäusern genutzte und sehr wirksame Plattform, wo alles an News und Ergebnissen publiziert wird. Haupteinnahmequelle sind medienwirksame Partnergeschäfte mit unseren Sponsoren, welche Werbung auf den Bannern bei Fußballspielen schalten oder mit dem DFB werben.
Darüber hinaus unterhalten wir eine DFBnet-Datenbank für die interne Organisation, welche die Spielergebnisse des Amateurfußballs erfasst und insbesondere die Nachwuchsförderung unterstützt. Die Datenbank enthält auch medizinische Daten und hilft, schnell Nachwuchs-Potential bis hin zum kleinsten Verein zu identifizieren.
Wir haben ein paritätisches Geschäftsmodell, d. h. die Landesverbände und Vereine bezahlen für unsere Dienstleistungen, bekommen aber bei schneller und korrekter Übermittlung Ihrer Spielergebnisse in einem Anreizsystem einen Teil des Geldes erstattet.
Darüber hinaus gibt es noch den elektronischen Spielbericht, d. h. die Bundes- und Regionalligen können ihre Spielberichte online erstellen und Fakten wie die Aufstellung, gelbe und rote Karten, Auswechslungen und die Torschützen eintragen.
Seit April 2022 bin ich, Alexander Stoß, bei der DFB GmbH & Co. KG als IT-Administrator für Projektron BCS eingesetzt und überwache die gesamte IT, d. h. alles intern und extern erbrachten Leistungen. Meine Haupttätigkeit in der BCS-Administration umfasst die Verwaltung von User Accounts und der Projekte. Meine Aufgabe ist es auch, die Projekte in BCS anzulegen und zu controllen inkl. Sachkosten, Ressourcen und Zeitaufwänden.
IT-Projekte für den deutschen Fußball
Die DFB GmbH & Co. KG hat heute über 400 Mitarbeiter und zahlreiche externe Dienstleister. Seit der Einführung von Projektron BCS im Jahr 2004 wuchs die Zahl der BCS-Anwender von damals 25 auf heute rund 100 interne Mitarbeiter sowie 300 externe Mitarbeiter.
Innerhalb der IT gibt es vier Abteilungen: Die Abteilung Projektmanagement beschäftigt sich mit neuen Projekten, wie beispielsweise der SAP S4 Einführung, und Änderungsprojekten. Die Abteilung DFBnet kümmert sich ausschließlich um das laufende Geschäft mit den Landesverbänden. Die Entwicklungsabteilung stellt Produkte und Dienstleistungen bereit, die für interne oder externe Zwecke neu entwickelt werden. Die IT-Administration betreibt die interne IT-Infrastruktur wie Firmenserver, Diensthandys und Softwareanwendungen.
Die IT-Dienstleitungen innerhalb des DFB werden komplett über BCS organisiert. Pro Jahr investieren wir allein im Bereich IT-Dienstleistungen rund 13.000 Personentage in Projekte. Pro Jahr finden bis zu 150 Projekte mit entsprechenden Unteraufgaben statt. Das lässt sich nicht mehr mit MS Excel abbilden, sondern nur noch mit einem professionellen Softwaresystem.
Unsere Projekte sind sehr unterschiedlich. Wir haben kleine Projekte mit einer Dauer von zwei Tagen und große Projekte mit einer Dauer von fünf Jahren. Alle Projekte bilden wir vollständig in Projektron BCS ab. Kurze Projekte umfassen kleinere Änderungen, z. B. wenn ein Landesverband sein Logo geändert hat und es im elektronischen Spielbericht aktualisiert werden muss. Mit Consulting-, Programmier- und Upload-Zeit des neuen Logos umfasst so ein Projekt zwei Personaltage, d. h. 16 Personalstunden.
Es gibt auch „Projekte“ die dauerhaft laufen, d. h. Daueraufgaben ohne festgelegtes Ende. Unsere größten „Projekte“ sind unsere Media-Plattformen wie Fussball.de. Wir arbeiten zu weiteren Teilen nach klassischen Projektmanagement-Methoden, teilweise auch agil mit Scrum-Methoden.
Projektmanagement webbasiert organisieren
Die DFB GmbH & Co. KG steht für zeitgemäße Arbeitskonzepte: Wir arbeiten komplett remote. Die Projektteammitglieder sitzen nicht physisch an einem Ort, sondern sind über Deutschland verteilt. Seit 2004 im Einsatz, ist Projektron BCS inzwischen bei jedem DFBnet-Projekt dabei und wird vor allem zur Projektplanung und Dokumentation genutzt.
Ausschlaggebend bei der Auswahl einer Projektmanagementsoftware war schon 2004, dass Projektron BCS eine webbasierte Software ist. Auf Daten und Dokumente kann von überall her zugegriffen werden, ohne Probleme mit Nichterreichbarkeit und parallelen Änderungen.
Von der Projektplanung bis zur -abnahme
Projektron BCS verwenden wir primär für die Projektplanung mit Unteraufgaben, auf welche im Projektfluss die Zeiterfassung stattfindet, und die Projektdokumentation.
Ein typisches Projekt beginnt mit einer internen oder externen Anfrage. Beispielsweise möchte ein Landesverband eine neue Funktion haben, die er beim italienischen Fußballverband gesehen hat. Der DFB schätzt ab, ob die Funktion umsetzbar ist und ob sie einen Mehrwert für die anderen Landesverbände böte. Falls dem so ist, wird das Projekt beschlossen. Es wird bestimmt, wie viel das Projekt kosten soll, maximal kosten darf und welche Zeit für die Umsetzung benötigt wird.
Im Anschluss kommt das Projekt ins Project-Board und es wird eine Projektnummer (P-Nummer) vergeben. Danach lege ich als BCS-Administrator dieses Projekt in Projektron BCS an. In Rücksprache mit den Projektmanagern werden Unteraufgaben, der Projektleiter und das restliche Projektteam festgelegt. Wir definieren den Teameinsatzplan und den Zeitplan.
Über das Kontaktmanagement in BCS teilen wir den Teammitgliedern mit, wer an welchem Projekt beteiligt ist. Die Kommentarfunktion auf allen Ebenen hilft, jedes Detail und jeden guten Gedanken sofort zu dokumentieren. Für die restliche Projektkommunikation nutzen wir integrierte Microsoft Produkte wie MS Teams. Die minutengenaue Zeiterfassung der Arbeitsstunden für unsere Projektarbeit erfolgt in BCS.
Teilweise editieren wir Aufgaben in BCS im Projektverlauf, wenn beispielsweise die Aufgaben länger dauern. Danach machen wir den Projektabschluss und versetzten das Projekt in einen Buchungsstopp. Wir schauen, dass alles so geliefert und bebucht wurde, wie im Projekt beschrieben. Dann kommt es zum Projektabschuss. Bei der Projektabnahme müssen die Projektbeteiligten ihre Stunden zur Rechnungsabnahme signieren lassen.
Im Verhältnis zu anderen Softwarelösungen finde ist es sehr angenehm, wie leicht in Projektron BCS das User Management funktioniert. Es ist sehr zeitsparend, neue User anzulegen und mit einem neuen Passwort zu versorgen. Auch die Projektanlage mit den Vorlagen gehört zu meinen wöchentlichen Aufgaben. Die Arbeit mit Projektvorlagen in BCS ist super angenehm, simpel und sehr zeitsparend. Ich habe mir anfangs die Dokumentation durchgelesen und nach zehn Minuten war ich in der Lage eine Projektvorlage zu erstellen und daraus ein Projekt anzulegen.
Intuitive Bedienbarkeit und guter Service
Nach einer internen Schulung durch einen Kollegen nahmen wir aufgrund des großen Interesses an einer mehrtätige Einführungsschulung bei Projektron teil. Es wurde gezeigt, welche weiteren Möglichkeiten und Funktionen BCS bietet. Die Schulung war sehr gut, umfangreich und gut strukturiert. Für mich war spannend, was BCS noch alles kann und wir könnten BCS noch mehr nutzen. Die Unterlagen aus dem Workshop benutze ich bis heute, wenn ich etwas Neues machen muss oder Fehler beheben will.
Pro Monat haben wir ein Onboarding mit bis zu zehn neuen externen Mitarbeitern, welche auf Projektebene hinzugezogen werden. Davon hat die Hälfte von Projektron BCS bereits bei anderen Arbeitgebern gearbeitet. Für die andere Hälfte, die die Software noch nicht kennt, haben wir in JIRA in einem Wiki, ca. einer DIN A4 Seite mit Screenshots dokumentiert, wie man Aufgaben bebucht, wie man Teampläne bebucht, wie man Zeitaufwandspläne erstellt, wie die Ansichten zu pflegen sind und wie man Exporte erstellt. Das ist für die neuen Mitarbeiter sehr greifbar, intuitiv verstehbar und einfach umsetzbar. Insbesondere der Aufwand für die Zeiterfassung ist für unsere externen Programmierer gering.
Grundsätzlich kommen die Mitarbeiter mit Projektron BCS sehr gut klar. Die Leute benutzen die Software intuitiv und sehr selten falsch. Das ist für mich als Administrator sehr positiv. Die Mitarbeiter akzeptieren das System und nutzen es auch gerne, weil es für alle Beteiligten funktioniert – sei es intern, extern oder zur Projektabnahme.
Wir haben nicht nur Dienstleister, sondern auch Arbeitnehmerüberlassene, welche Ihre Arbeitszeiten buchen müssen. Im Zuge des Arbeitnehmerüberlassungsgesetz müssen die Personen neben der Dauer auch die Start- und Endzeit ihrer Tätigkeit buchen. Die Start- und Endzeit wird im Wochenbuchen aus Datenschutzgründen nicht mit im PDF exportiert. Um als Controller zu validieren, ob der DFB seiner Pflicht nachkommt, diese Komm- und Gehbuchungen der Arbeitnehmerüberlassenen zu erfassen, muss ich als Controller diese Zeiten exportieren. Der Projektron-Support hat innerhalb von 24 Stunden Rückmeldung gegeben, wie dies funktioniert.
Komplex genug und trotzdem intuitiv
BCS ist komplex genug, um unsere gesamten Projekte in ihrem Detailgrad abzubilden und trotzdem intuitiv benutzbar. Ich kann sagen, dass BCS sehr gut funktioniert und die User, Endanwender damit sehr gut klarkommen.
In den ersten Jahren nach der Einführung von BCS ist vor allem unsere Ressourcenplanung einfacher geworden. Projektron BCS hilft uns, rechtzeitig zu erkennen, ob wir unsere Deadlines halten können oder ob der ursprünglich geplante Aufwand zu knapp kalkuliert, war. Es gibt eine Rückkopplung. Man kann viel über Aufwände lernen und die Erfahrungen in die nächsten Projekte einbringen.
Gleichzeitig lässt sich schnell erkennen, wenn sich einer der Mitarbeiter aus der Euphorie für ein neues Projekt heraus überbucht, d. h. mehr Arbeit erledigen will, als er realistisch in der zur Verfügung stehenden Zeit schaffen kann.
Während meiner beruflichen Laufbahn hatte ich auch mit Software zu tun, bei welcher der Wartungsaufwand, um die Software zu betreuen höher war als bei BCS. Hinsichtlich der Unterhaltskosten, d. h. Zeitaufwand für den Mitarbeiter, der die Software betreut ist Projektron BCS sehr angenehm.
Wir nutzen Projektron BCS in einem deutlich zu kleinem Umfang. Ich weiß, dass BCS sehr viel mehr kann, denn als Administrator sehe ich im Hintergrund, was alles ginge. Aus zum Teil konzerninternen Gründen können wir aber nicht alles nutzen.
Wir empfehlen anderen Unternehmen, zuerst eine Struktur zu implementieren und sie danach in Projektron BCS abzubilden und nicht umgekehrt. Erst durch die Einführung von Projektron BCS wurde uns überhaupt klar, dass es eine einheitliche Struktur und ein gemeinsames Verständnis von Projektmanagement braucht. Wir haben uns angesehen, was Projektron BCS als Baumstruktur anbietet und haben daraufhin unsere eigene Struktur daran angelehnt, so dass unsere Struktur in BCS abbildbar ist. Wir haben diese hierarchische Struktur aus BCS auch in unsere anderen Systeme übernommen.
Zukünftig Softwaresysteme synchronisieren
Um die Anbindung an andere Systeme zu erleichtern, wollen wir in Zukunft unsere Schnittstellen verbessern. Aus BCS exportieren wir die gebuchten Zeiten als CSV und gleichen diese mit den eingereichten Leistungsrechnungen in SAP ab. Diese asynchronen Systeme wollen wir in Zukunft miteinander verbinden. So könnte man einfacher und ohne manuelle Exporte controllen, ob das Budget eines Projektes überschritten wird. Aktuell implementieren wir SAP S4 und planen eine Anbindung an Projektron BCS.
Auch für die Zukunft haben wir uns viel vorgenommen, um den aktiven Fußballern noch mehr Spaß an ihrem Spiel zu geben und den Fans noch mehr Service zu bieten. Projektron BCS, die Projektmanagement-Software wird weiter dabei helfen.
