Ein dynamisches, automatisiertes, PRINCE2-orientiertes PM-Tool-System
Anwenderbericht der DVZ Datenverarbeitungszentrum Mecklenburg-Vorpommern GmbH
Als IT-Dienstleister des Landes Mecklenburg-Vorpommern führen wir seit 2008 sämtliche Projekte nach der prozessorientierten Projektmanagement-Methode PRINCE2 durch. Als die Zeit reif war, haben wir mit Projektron BCS ein Tool gefunden, das uns die Projektarbeit sehr vereinfacht hat und verschiedene Funktionen clever zusammenführt. Mit seinem offenen Standard stellt BCS für uns eine zukunftssichere Lösung dar.
Das Datenverarbeitungszentrum (DVZ M-V GmbH) ist der IT-Dienstleister der Landesverwaltung Mecklenburg-Vorpommern und hat seinen Sitz in Schwerin. Wir blicken zurück auf eine lange Tradition, denn die heutige GmbH entstand aus der Umwandlung des VEB Datenverarbeitungszentrum Schwerin im Jahr 1992. Uns gelang es, die in Jahrzehnten aufgebaute Kompetenz der Schweriner DV-Facharbeiter und Ingenieure den Anforderungen der neuen Zeit entsprechend auszurichten und einen zukunftsfähigen IT Landesdienstleister zu schaffen, der moderne Informationstechnologie mit Verwaltungs-Know-how verbindet. Heute hat das DVZ mehr als 600 Mitarbeiter*innen und das starke Wachstum hält an.
Moderne IT-Services in einer PRINCE2-orientierten Projektlandschaft
Als Partner des öffentlichen Sektors beschäftigen wir uns mit Fragen, die moderne Verwaltungsabläufe und -prozesse einer vernetzten Gesellschaft von morgen ausmachen. Unsere Kundinnen und Kunden sind neben den Ministerien Mecklenburg Vorpommerns und deren nachgeordneten Behörden auch Kund*innen aus der freien Wirtschaft im gesamten Bundesgebiet. Mit der erfolgreich abgeschlossenen Zertifizierung nach ISO 27001 auf Basis IT-Grundschutz sind wir eines von wenigen Rechenzentren auf Länderebene, das seinen gesamten IT-Betrieb zertifiziert hat.
Neben klassischem Rechenzentrumsbetrieb bieten wir unseren Kunden Beratungs-, Betriebs-, Entwicklungs-, Beschaffungsund Infrastrukturleistungen. Dazu zählen die Digitalisierung der Verwaltung mittels e-Government- Diensten und einer elektronischen Vergabeplattform für alle öffentlichen Aufträge genauso wie Managementberatung und Compliance-Leistungen.
Jährlich finden rund 100 parallele PRINCE2-Entwicklungs-Projekte und über 1.000 Betriebs- und Service-Projekte statt, deren Budget zwischen 10.000 und 5 Millionen Euro liegt. Die Besonderheit: Seit 2008 ist PRINCE2 die einzige verbindliche Methode mit der alle Entwicklungsprojekte durchgeführt werden. In Softwareentwicklungsprojekten vermischt sich dieses Vorgehen mit der agilen Scrum-Methode. Mit 10 Jahren Erfahrung, über 100 qualifizierten Mitarbeiter*innen und 25 als PRINCE2-Practitioner-Zertifizierten verfügen wir über einen hohen Reifegrad und ein anerkanntes Qualifikationsniveau im Projektmanagement. Ein eigenes Projektmanagementbüro (PMO), das die Qualität des Projektmanagements intern überwacht und die Projektleitenden und Projekte unterstützt, steuert die Projektlandschaft des DVZ.
Von einer statischen Lösung zum dynamischen, automatisierten PM-Tool-System
Projektmanagement und die PRINCE2 Methode sind entsprechend tief in unserer Arbeitsweise verwurzelt und prägen unsere internen Abläufe. Bis 2016 arbeiteten wir in unseren Projekten mit einer auf Microsoft SharePoint basierenden Eigenentwicklung als zentralem Ablageort sowie mit Microsoft Project, Exchange und der Office Suite. Mit Hilfe unseres Projektmanagement-Handbuchs, einem Wiki-System und rund 30 Vorlagen für alle Managementprodukte sowie weiteren Vorlagen für die Kostenplanung und das Controlling wurde der Projektlebenszyklus abgebildet.
Um unseren hohen Reifegrad auch in den Bereichen Ressourcen- und Portfoliomanagement noch weiterzuentwickeln und die großen manuellen Pflegeaufwände für das PMO zu verringern, machten wir uns mit einem EU-weiten Vergabeverfahren auf die Suche nach einer professionellen Projektmanagement-Software. Insgesamt umfasste der Katalog etwa 400 Anforderungen in 14 Bereichen. Die wichtigste Anforderung war selbstredend: PRINCE2 muss in der Software umsetzbar sein.
Die Projektron GmbH gewann das Bieterverfahren schließlich insbesondere wegen der hervorragenden Leistungsbeurteilung für Projektron BCS, der Breite der angebotenen Funktionen und deren Kombination zum Projektmanagement. Die intelligente Systemarchitektur und die Objektphilosophie stellten für uns einen innovativen Ansatz dar. Außerdem gefielen uns die hohe Konfigurierbarkeit von BCS und die Möglichkeit über Schnittstellen nahezu alle anderen Systeme anzubinden und somit eine tiefe Datenintegration zu schaffen.
Ein ausgezeichnetes Einführungsprojekt
Die Einführung von Projektron BCS im DVZ setzten wir natürlich ebenfalls als PRINCE2-Projekt um. Im Fokus standen dabei die späteren Anwender*innen. Wir legten großen Wert auf internes Projektmarketing, um die Mitarbeiter*innen an die neue Software heranzuführen, sie zu sensibilisieren und Akzeptanz für die anstehende Veränderung zu schaffen. Beispielsweise haben wir eine interne Messe veranstaltet, damit die Mitarbeitenden BCS möglichst früh kennenlernen und auch schon ausprobieren konnten.
Wichtig war uns, Projektleitende und das Management in allen Phasen der Einführung einzubinden. Dazu haben wir ein mehrstufiges Schulungskonzept entwickelt und mit einem Coaching gepaart, das wir bis heute anwenden. Projektleiter*innen werden in ihren ersten Projekten vom PMO begleitet und gecoacht. Später unterstützen sie andere Anwendende, geben Wissen weiter und tauschen Erfahrungen aus. Dieses Multiplikatorenprinzip hat sich bewährt.
Mit unserem Einführungsprojekt haben wir uns um den PRINCE2 Best Practice Award beworben und wurden im November 2016 mit dem ersten Preis von der Best Practice User Group (BPUG) Deutschland ausgezeichnet.
Projekt- und Programmmanagement nach PRINCE2
Am 1. Januar 2017 löste Projektron BCS die hauseigene Lösung im Produktivbetrieb ab und unterstützt unsere Mitarbeiter*innen, die in Projekten involviert sind, seither in sämtlichen Projekten - von der Initiierung bis zum Abschluss. Mithilfe sogenannter Assistenten werden unsere Projektleitenden durch die folgenden PRINCE2-Prozesse geführt:
- Vorbereiten eines Projektes
- Planen / Initiieren eines Projektes
- Lenken eines Projektes
- Managen eines Phasenübergangs
- Steuern einer Phase
- Managen einer Produktlieferung
- Abschließen eines Projektes
Mitarbeiter*innen nutzen die persönlichen Dashboards und die Aufgabenplanung via Tickets. Projektteams organisieren das operative Arbeiten in Arbeitspaketen über BCS. Das Management beziehungsweise die Lenkungsausschussmitglieder arbeiten mit Berichten, Überblicksansichten und Auswertungen zum Projektstatus, zum Fortschritt, zu Kosten und Qualität.
Aus unserer Arbeit nicht mehr wegzudenken sind:
1. Der grafische Produktstrukturplan, eine für uns einmalige PRINCE2-spezifische Funktion, die das gesamte Projekt und seinen Status auf einen Blick visualisiert. Heute erstellt BCS diesen automatisch und er muss nicht mehr aufgezeichnet werden, mit einem Klick kommt man zu den Detailinformationen über die Produkte.
2. Eigene Berichte mit den für uns relevanten Informationen und in unserem Layout, die mit BCS automatisiert erstellt und versendet werden.
3. Ressourcenanforderungen für Projekte, die man mit einem Knopfdruck an den Vorgesetzten senden kann. So erleichtert BCS das Zusammenspiel zwischen Projekt und Linie mit einer kleinen Funktion, die es erlaubt, die Arbeit sehr intelligent und elegant zu erledigen.
BCS ist die einzige Plattform für unsere Projekte und ermöglicht uns ein papierloses Projektmanagement. Die zahlreichen Vorlagen in Word und Excel sind nicht mehr notwendig, umständliche und langwierige Abnahme- und Freigabeprozesse wurden um das zehnfache beschleunigt, die Aufwände der Projektleitenden und des PMO konnten deutlich reduziert werden, wodurch die Akzeptanz für das Projektmanagement gestiegen ist.
Die gesamte Applikationslandschaft wurde mit der Einführung von BCS konsolidiert: wo früher 10 bis 15 Tools im Einsatz waren, wird heute alles von BCS abgedeckt, wir sparen dadurch nicht nur Kosten und Aufwände für den Betrieb, sondern auch für interne Schulungen ein.
Dabei sind außerdem noch die Stabilität und Zuverlässigkeit von BCS hervorzuheben, wir haben seit der Einführung keinerlei schlechte Erfahrungen in dieser Hinsicht gemacht. Auch bei häufigen neuen Releases: Weil Konfigurationen und Customizing immer so erfolgen, dass der Standard nicht verletzt wird und wodurch der Aufwand für Updates überschaubar bleibt.
Ein weiterer Mehrwert ist der neuartige Überblick, den wir mit BCS erhalten haben. Wichtige Daten aus Subsystemen wie SAP oder unserem bisherigen Leistungserfassungssystem können über Schnittstellen synchronisiert werden. So erhalten wir Transparenz auf Knopfdruck.
Insgesamt kann man sagen, dass der Formalismus der Methode im Unternehmen gebrochen wurde und es einfacher geworden ist, Projektmanagement zu leben. Das Tool hat die Disziplin in Projekten erhöht, zum Beispiel regelmäßig Phasenübergänge durchzuführen. Es macht uns einfach Spaß, mit der Software zu arbeiten.
In Zukunft wollen wir noch weitere Module von Projektron BCS nutzen. Seit 2020 führen wir das gesamte Ressourcenmanagement in BCS durch, haben 2019 die TVL-gerechte Zeit- und Leistungserfassung sowie das Urlaubs- und Betriebsmanagement eingeführt, so dass alle DVZ-Mitarbeiter*innen Projektron BCS nutzen. Das brachte weitere Vereinfachungen und eine noch stärkere Konsolidierung der Applikationslandschaft, und kurz gesagt: Wir haben unternehmensweit eine neue Welt hinsichtlich der Transparenz unserer Daten erschlossen. Geplant ist die Einführung des Portfoliomanagements mit Projektron BCS, sobald wir einen entsprechenden Reifegrad erreicht haben.
