Zuverlässig und stabil
Anwenderbericht der Ecologic Institut gemeinnützige GmbH
Entscheidend für die Arbeit mit Projektron BCS sind vor allem die Zuverlässigkeit und Stabilität der Software – seit der Einführung von BCS hat es keine Performance-Probleme gegeben. Durch den Einsatz von BCS konnten wir die Systemlandschaft konsolidierten und es kommt nicht mehr zu doppelter Datenhaltung. Dies reduziert die Aufwände für die System- und Datenpflege erheblich.
Think Tank für Umweltforschung
Das Ecologic Institut ist eine transdisziplinäre Forschungsorganisation, die schwerpunktmäßig Umweltforschung betreibt. Darüber hinaus erstellen die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler des Ecologic Institut Politikanalysen und sind beratend tätig.
Als private, unabhängige Forschungseinrichtung und Think Tank widmet sich das Ecologic Institut der Aufgabe, relevante, gesellschaftspolitische Fragestellungen der Nachhaltigkeitsforschung zu bearbeiten und neue Erkenntnisse in die Umweltpolitik einzubringen. Das Ecologic Institut wurde 1995 als gemeinnützige GmbH gegründet und arbeitet nicht gewinn-, sondern erkenntnisorientiert.
Unter den 100 Mitarbeitern aus mehr als 20 Ländern sind Geologen, Biologen, Politologen, Juristen und Soziologen mit breitem Know-How in Umweltthemen. Kunden sind zum Beispiel die Europäische Kommission und das EU-Parlament, deutsche Ministerien, Ämter und Behörden.
Projekte werden bei Ecologic Institut stets interdisziplinär und gemeinsam von Service-Teams und Wissenschaftlern in der Matrix-Organisation durchgeführt. Für bestimmte Themen sind Senior Wissenschaftler als Koordinatoren zuständig, sie sind zentrale Ansprechpartner zum Beispiel für Ausschreibungen. Die durchgeführten Projekte dauern zwischen wenigen Monaten bis zu mehreren Jahren, wie beispielsweise das Projekt AQUACROSS, das die Anwendung des ökosystembasierten Managements für aquatische Ökosysteme vorantrieb und damit das rechtzeitige Erreichen der Biodiversitätsstrategie EU 2020 und anderer internationaler Erhaltungsziele unterstützte.
In diesem Zusammenhang wurde im Rahmen von AQUACROSS ein Bewertungsrahmen entwickelt und getestet, der die gesamte Bandbreite der Wechselwirkungen innerhalb aquatischer Ökosysteme, einschließlich menschlicher Aktivitäten, berücksichtigt. Neben solchen Forschungsprojekten wickelt das Institut zahlreiche Organisations-, Beratungs- und Dienstleistungsprojekte ab.
Die Auswahl einer Projektmanagement-Software
Eine neue PM-Software sollte vor allem für Transparenz sorgen und helfen, den Überblick über die zahlreichen und vielfältigen Projekte zu wahren. Außerdem stand die Ablösung einer veralteten Software für Firmenkalender, Urlaubsanträge und Spesen bevor, da sie Anforderungen nicht mehr erfüllte, aus dem Grund nicht mehr aktualisiert wurde und ein Weiterbetrieb hohe Kosten mit sich gebracht hätte. Diese Ablösung nutzte das HR-Team, um eigene Anforderungen an eine Software einzubringen.
Einsatz von Projektron BCS
Seit 01.01.2014 nutzen wir Projektron BCS produktiv. Gemeinsame Workshops sowie Administrationsschulungen begleiteten die Einführung der Software. Zudem wurden Berichte angepasst und Tickets mit Anpassungen und Änderungen sukzessive im Baukastenprinzip umgesetzt.
Alle Mitarbeiter nutzten sofort den Kalender und die Benutzerkonten, später kamen Spesenmanagement, Ticketsystem und Akquisen hinzu. Die Mitarbeiter arbeiten heute hauptsächlich mit den Kalendern und dem Spesenmanagement, das Akquise-Team trägt Akquisen ein und ordnet Schlagworte thematisch zu. Koordinatoren filtern Ausschreibungen und entsprechende Bewerbungen. Sämtliche Mitarbeiter nutzen die Zeiterfassung, Leistungsnachweise werden über einen Bericht generiert. Hierzu werden die Projekte mit ihren Stammdaten angelegt.
Durch den Besuch der Administrationsschulung konnten wir viele Konfigurationen selbst durchführen, beispielsweise haben wir zusätzliche Felder für alle Personalangaben hinzugefügt. Eine Gehaltsübersicht, Gehaltshistorie, Kinder-Krankheitstage und eine sogenannte Rentenrampe (verzögertes Renteneintrittsalter mit 67) konnten wir mit Hilfe von Projektrons technischer Kundenbetreuung abbilden.
Eigene Statistiken für das HR- und Finanzteam, zum Beispiel zur Fluktuation, zu Krankheitszeiten, Altersverteilungen und andere Berichte für die Personalverwaltung haben wir ebenfalls selbst angepasst.
Die Ressourcenverwaltung haben wir modifiziert, um sie für die Buchung von Konferenzräumen nutzbar zu machen und einen Überblick über freie und belegte Räume zu erhalten. Unser IT Team nutzt das Ticketsystem. Dabei profitieren wir von Synergieeffekten und sparen Kosten ein.
Entscheidend für die Arbeit mit BCS in unserem Haus sind vor allem die Zuverlässigkeit und Stabilität der Software – seit der Einführung von BCS hat es keine Performance-Probleme gegeben. Durch den Einsatz von BCS konnten wir die Systemlandschaft konsolidierten und es kommt nicht mehr zu doppelter Datenhaltung. Dies reduziert die Aufwände für die System- und Datenpflege erheblich.
Fazit zu Projektron BCS
Wir sind als IT-Abteilung sehr zufrieden mit dem Betrieb von Projektron BCS, aber auch im Hinblick auf die Anwendung und GUI.
