Nachhaltige Unterstützung für unser Wachstum
Anwenderbericht von Finanz Informatik Solutions Plus
Als Beratungs-, Entwicklungs- und Integrationsdienstleister für Geschäftsanwendungen in der Finanzwirtschaft sind uns die Sicherheit einer Software und transparente Abläufe wichtig. Durch unser bisheriges Wachstum und die stetig wachsende Anwenderzahl sind auch Anwenderfreundlichkeit und eine intuitive Bedienung zu einem wichtigen Faktor geworden. Mit Projektron BCS haben wir ein System gefunden, das genau diesen Anforderungen entspricht. Darüber hinaus lässt sich BCS auch flexibel auf unsere Bedürfnisse anpassen und ermöglicht uns zahlreiche Prozessverbesserungen.
Unser Unternehmen ist eine hundertprozentige Tochter der Finanz Informatik, dem IT-Dienstleister der Sparkassen-Finanzgruppe. Im Gegensatz zur Muttergesellschaft mit rund 4.200 Mitarbeitern ist unser Unternehmen jedoch mittelständisch geprägt und wir arbeiten unabhängig. In unseren Büros in Frankfurt am Main, Stuttgart, München und Berlin beschäftigen wir rund 490 Mitarbeiter. Unsere Kunden kommen aus dem Finanzsektor, darunter Landesbanken, Sparkassen, Partner der Sparkassen-Finanzgruppe und andere Unternehmen, wie zum Beispiel der Zahlungsverkehrsdienstleister Concardis.
Wir bieten unseren Kunden Beratungs-, Entwicklungs- und Integrationsdienstleistungen für Geschäftsanwendungen an. Unser Leistungsspektrum umfasst alle Phasen des Software-Lebenszyklus: Von der IT-Beratung über die individuelle Entwicklung und Integration von Anwendungssystemen bis hin zur Übergabe von Anwendungen an das Application Management. Bewährtes Know-how in den Bereichen Business Intelligence und SAP-Dienstleistungen rundet unser Leistungsportfolio ab.
Jede dieser Aktivitäten wird von uns als Projekt durchgeführt. Unsere Kundenprojekte reichen von kleinen Projekten mit zehn Personentagen bis hin zu langfristigen und mehrjährigen Projekten mit bis zu 2.000 Personentagen. Dasselbe gilt für die Budgets unserer Projekte, der Umsatz reicht von einigen tausend Euro bis zu Millionen Euro, wobei wir sowohl Aufwands- als auch Festpreisprojekte durchführen.
Die Suche nach einer geeigneten Software für FI-SP
Unser Unternehmen ist in den letzten Jahren sehr stark gewachsen, und es war frühzeitig absehbar, dass dies eine nachhaltige Entwicklung sein würde. Mit der Zunahme der Mitarbeiterzahl stieß auch unser Zeiterfassungs- und Abrechnungsinstrument an seine Grenzen. Der Aufwand, das Tool an neue Projekt- und Organisationsstrukturen anzupassen, hatte erheblich zugenommen und das Abrechnungssystem entsprach nicht mehr unseren Anforderungen. Es wurde deutlich, dass die Verwaltung mit unseren Mitarbeitern wachsen musste oder dass wir nach einer Software suchen mussten, die besser an unsere Bedürfnisse angepasst war. Den Überblick über unsere vielfältigen Projekte zu behalten war dabei die höchste Priorität.
Um die richtige Software für uns zu finden, haben wir eine strukturierte Marktanalyse durchgeführt. In einer Vorstudie zur Softwareauswahl identifizierten wir alle in Frage kommenden Systeme. Projektron BCS lernten wir auf der CeBIT im März 2013 kennen und nahmen es in unsere Vorauswahl auf. Nach einer gezielten Befragung zu unseren Anforderungen verblieben zwei von insgesamt rund zehn verschiedenen Anbieter, die wir zu einer persönlichen Präsentation in unsere Räumlichkeiten eingeladen haben. In unserer zehnköpfigen Entscheidungsgruppe wurde sich schließlich für Projektron ausgesprochen. Ausschlaggebend für diese Entscheidung waren der Funktionsumfang der Fakturierung, der sich leicht an unsere Abrechnungsmodalitäten anpassen lässt, sowie die umfassende Projektmanagementmöglichkeit, die BCS bietet.
Beeindruckt waren wir auch von den Referenzen die Projektron bietet und der Flexibilität der Mitarbeiter, die uns bei der kurzfristigen Einführung der Software geholfen haben. Nach einem intensiven Auswahlprozess, der bis Herbst 2013 dauerte, konnten wir nach einer Einführungsphase von nur drei Monaten zum 1. Januar 2014 die Aufwandserfassung und Abrechnung ausschließlich in BCS durchführen. Aktivitäten in der alten Lösung waren nicht mehr erforderlich, und trotz des harten Wechsels waren wir handlungsfähig.
Projektron BCS bei der FI-SP
Wie bei uns üblich, haben wir die Einführung der Software als ein Projekt mit weitgehend internen Ressourcen aufgesetzt. Projektron hat uns dabei in erster Linie durch Hilfe zur Selbsthilfe unterstützt. Zunächst besuchten wir Projektron-Schulungen in Berlin und führten auch eine Reihe von Workshops bei uns im Hause durch. Unser Einführungsprojekt konnten wir mit einem Aufwand von rund 45 Personentagen abschließen. Dank der umfassenden Beratung von Projektron und der intensiven Zusammenarbeit mit dem Support-Team konnten wir die Software schnell selbst administrieren und sogar erste Konfigurationen durchführen. Heute arbeiten alle Mitarbeiter aus allen Abteilungen in Frankfurt, München, Berlin und Stuttgart sowie externe Mitarbeiter mit Projektron BCS.
Neben der Zeiterfassung und Rechnungsstellung haben wir in den vergangenen Jahren sukzessive noch viele weitere Funktionen von Projektron BCS in unserem Unternehmen eingeführt. Dazu gehören zum Beispiel das Projektcontrolling, eine verbesserte Rechnungsstellung sowie spezifische Kundenberichte. Neue Projekte werden zentral vom Kundenmanagement in BCS erstellt, in dem z.B. Projektmanager, Termine und Budgets definiert werden. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass alle Projekte auf die gleiche Weise angelegt werden. Projektspezifische Details wie die Teamplanung, die Erstellung von Aufgaben und Teilaufgaben sowie die Zuweisung von Ressourcen werden in einem zweiten Schritt direkt durch den Projektleiter erledigt.
Während des Projektverlaufs erfassen die Mitarbeiter alle ihre Aktivitäten in die ihnen zugewiesenen Aufgaben. Im Rahmen von weiteren Optimierungen wurde das Berechtigungskonzept grundlegend überarbeitet. Dabei war uns wichtig einen möglichst transparenten, nachvollziehbaren und standardisierten Prozess zu entwickeln. Mit Hilfe von Projektron BCS konnten wir dies durch genaue Festlegung von Benutzergruppen mit den zugehörigen Lizenzen und Rollen ermöglichen. Eine Rollendefinition durch zielgerichtete Vergabe von Aktions- und Seitenrechten war unsere Lösung.
Als Dienstleister im Bankensektor legt unsere Buchhaltung großen Wert auf die Protokollierung, Historisierung und Nachvollziehbarkeit der Buchungen und vor allem der vorgenommenen Änderungen. Budgetwerte und Rechnungen müssen transparent sein, da wir teilweise Rechnungen über mehrere hunderttausend Euro ausstellen. Für Revisionszwecke wird der Prozess in Projektron BCS dokumentiert, das als Nebenbuch fungiert. Die Richtigkeit der Buchungen ist eine wesentliche Voraussetzung für unseren Rechnungsfreigabeprozess. Das Kundenmanagement bereitet die Freigabe an einer zentralen Stelle vor. Die Projektleiter prüfen die einzelnen Positionen und die Gesamtrechnung. Mit Hilfe der Auswertung sehen sie, ob mögliche Buchungen nicht in die Abrechnung eingeflossen sind und können die Rechnung korrigieren. Im laufenden Betrieb vergleichen die Projektleiter manuell ihr Budget mit den hinterlegten Pauschalen, führen Aufwandskontrollen durch und überprüfen die Buchungen auf ihr Projekt.
Neben der Funktionalität ist eines unserer Hauptanliegen die Sicherheit der Software. Wir haben vergleichbare Sicherheitsanforderungen wie die Banken. Unsere Zertifizierung der Informationssicherheit nach ISO 27001 ist eine Voraussetzung dafür, dass wir Outsourcing im Finanzsektor anbieten dürfen. Um unsere sensiblen Projektdaten vor Hackerangriffen zu schützen, betreiben wir Projektron BCS und alle anderen Systeme nach dem Program Deployment Verfahren (PEV). Das bedeutet, dass wir jedes Update vor dem Produktivstart in einer Testumgebung auf Sicherheitslücken überprüfen. Im Rahmen eines BCS-Stakeholder Gremiums werden Updates aber auch auf ihre Funktionalität geprüft. Die verschiedensten Anwendungsbereiche überprüfen die neuen Funktionen. Erst wenn alle Beteiligten die Funktionen abgenommen haben, wird das Update „produktiv“ gesetzt.
Fazit und Ausblick
Einer der größten Vorteile von Projektron-BCS ist, dass es mit unserem Wachstum Schritt hält. Inzwischen haben wir mit rund 400 internen und 350 externen Anwendern unsere Anwenderzahl nahezu verdoppelt, trotz anhaltender Covid-19 Pandemie.
Wir empfinden das System weiterhin als sehr offen für unsere individuellen Anforderungen, die wir in den Jahren der Zusammenarbeit stets genutzt haben. Unter anderem ermöglicht uns das Customizing eine Vielzahl an Evaluationen und Möglichkeiten, Berichte individuell anzupassen. Darauf beruht auch unser neuestes Projekt. Im Rahmen der zentralen Projektverantwortung, Kundenmanagement, haben wir mehrere neue Kundenberichte eingeführt. Die Berichte dienen dabei zur intensiveren Überwachung und Steuerung der laufenden Projekte an unserem Standort. Für die Erstellung der Berichte wurden bisher diverse Datenquellen benötigt, die dann konsolidiert ausgewertet wurden.
Mit der Umstellung auf Projektron BCS geht das Erstellen von Berichten nicht nur schneller, sondern ist auch wesentlich zielführender.
Weitere Neuerungen haben sich innerhalb der Rechnungserstellung ergeben. Für einen unserer größten Kunden arbeiten wir im Auftrag und über die vertraglichen Beziehungen unserer Mutter, der Finanz Informatik. Aus diesem Grund erfolgt in der FI-SP eine doppelte Rechnungsstellung. Zum einen erstellen wir die Rechnung an den Kunden im Namen der FI, zum anderen erstellen wir die gleiche Rechnung an unsere Mutter. Während früher die Zweit-Rechnung aufwendig über eine Access Datenbank erstellt wurde, können beide Rechnungen nun parallel direkt aus BCS erzeugt werden. Dadurch konnten wir die Nutzung der bestehenden Access Datenbank vollständig ablösen. Ein weiterer wichtiger Fortschritt ist die direkte Export-Funktion von Rechnungen inklusive Leistungsnachweisen an unsere Kunden. Durch BCS können nun alle Rechnungen mit den dazugehörigen Nachweisen auf Standortebene exportiert und versendet werden. Davor mussten diese aufwendig einzeln und projektweise gezogen werden.
Erst im Sommer dieses Jahres haben wir im Rahmen eines Workshops die Möglichkeit genutzt, die BPMN-Implementierung in BCS kennen zu lernen. Dem Kundenmanagement wurden dabei die Funktionen und Möglichkeiten der Workflow-Engine nähergebracht. Nach einer ersten Evaluation können wir uns in Zukunft mehrere Möglichkeiten der Nutzung vorstellen. So möchten wir gerne das Kundenberichtswesen über einen Workflow steuern, sodass revisionspflichtige Berichte automatisiert verfolgt werden können. Dies werden wir mit dem kommenden Releasewechsel implementieren.
