Alle Ziele punktgenau erreichen
Anwenderbericht von Hans Geis
Als integriertes Logistik-Unternehmen kümmert sich die Geis Group darum, dass Waren genau dort ankommen, wo sie benötigt werden. Projektron BCS sorgt dafür, dass auch die IT-Abteilung Ihre Ziele pünktlich erreicht
Die 1948 gegründete Geis-Gruppe mit Stammsitz in Bad Neustadt ist heute mit mehr als 6.100 Mitarbeitern an 127 eigenen Netzwerk- und Logistikstandorten und einem internationalen Partner- und Kooperationsnetz an den wirtschaftlichen Drehscheiben präsent.
Das Leistungsspektrum der Geis-Gruppe umfasst die europa- und weltweite Distribution über Road Services sowie Air + Sea Services – inklusive ausgefeiltem Projektmanagement. Im wachsenden Geschäftsbereich Logistics Services übernimmt Geis zudem die Konzeption und Durchführung komplexer Outsourcing-Projekte – vom Customizing bis zu Value-added- und IT-Services.
Heute gibt es bei Geis im Bereich IT ein zentral geleitetes Team von rund 50 Mitarbeitern, das damit beschäftigt ist, Applikationen zu programmieren und unsere Software zu pflegen und weiterzuentwickeln.
Projektron BCS machte der Zettelwirtschaft ein Ende
Die Geis Group ist ausgesprochen expansiv. Deshalb mussten in den vergangenen Jahren fast permanent neu hinzugekommene Unternehmensbereiche in die bestehende IT-Architektur integriert werden. Die Zahl der parallel laufenden Projekte stieg stetig an. Wir haben uns noch lange auf der Basis von diversen Exel-Tabellen organisiert. Allerdings erwies sich das zunehmend als zu unübersichtlich – nicht zuletzt auch dann, wenn es darum ging, der Geschäftsführung zu dokumentieren, dass der IT-Bereich an seiner Belastungsgrenze war.
Deshalb begannen wir damit, uns verschiedene Software-Lösungen für das Projektmanagement intensiv anzusehen. Projektron BCS erwies sich dabei als der beste Kandidat. Das Programm überzeugte uns durch die Fülle von Funktionalitäten. Angesichts unserer vielen Standorte war auch die Tatsache, dass Projektron BCS webbasiert arbeitet, ein großes Plus.
Heute nutzen wir die Software für unsere Projekt- und Ressourcenplanung. Wir werten mit dem System die Arbeitszeiten unserer Mitarbeiter aus und verwenden die Reporting-Funktionen. Unsere Arbeit ist dadurch deutlich übersichtlicher geworden.
Bei der Einführung von Projektron BCS haben wir unsere Mitarbeiter von Anfang an eingebunden – und sie haben schnell erkannt, dass ihnen die Software hilft. Zwar erfordert es zunächst einen gewissen Mehraufwand, Projekte strukturiert zu planen und die erforderlichen Daten einzugeben. Doch im laufenden Projekt erspart man sich sehr viel Zeit, die früher für Suchen, Umplanungen und Abstimmungen erforderlich war.
Dokumente verknüpft mit dem Projekt, zu dem sie gehören
Auch das Dokumentenmanagement haben wir schnell schätzen gelernt: Früher lagen wichtige Schriftstücke auf dem Fileserver verstreut. Heute sind sie fest mit dem Projekt verknüpft, zu dem sie gehören. Außerdem ist die komplette Historie eines Schriftstücks stets verfügbar. So lässt sich auch später noch nachvollziehen, wer wann welche Änderungen an Planungen oder Dokumentationen vorgenommen hat. Unsere Mitarbeiter an der Basis haben nun ein Werkzeug in der Hand, mit dem sie den Auslastungsgrad dokumentieren können.
Uns wiederum gefällt, dass z.B. die Urlaubsplanung unserer Mitarbeiter automatisch in die Ressourcenplanung einfließt. Natürlich, ein wenig Selbstdisziplin ist erforderlich, um von Projektron BCS profitieren zu können: Das System steht und fällt mit der Qualität der Planung und der Daten, die eingegeben werden. Deshalb ist eins unserer Ziele für die Zukunft, eine noch genauere Datenbasis zu schaffen und die Ressourcenplanung noch feiner abzustimmen.
Außerdem möchten wir auch andere Abteilungen unseres Hauses motivieren, die Projektplanung mit Projektron BCS zu erledigen. Das System hat uns einfach überzeugt.
