BCS im Einsatz für die Digitalisierung
Anwenderbericht der Hanse- und Universitätsstadt Rostock, Die Oberbürgermeisterin, Amt für Digitalisierung und IT
Projektron BCS überzeugte uns durch seine granulare Rechte- und Rollenvergabe sowie seine Flexibilität. Zudem zeichneten sich auch die Funktionen zur Erstellung von Projektstrukturplänen und die Berichtserstellung positiv aus. Projektron BCS bietet uns die Möglichkeit sowohl unsere kleinen Projekte abzubilden wie auch Großvorhaben im Rahmen von Programmen mit mehreren einzelnen Projekten und Unterprojekten zu steuern.
Projektmanagement in der Rostocker Stadtverwaltung
Das Aufgabenspektrum einer Stadtverwaltung ist zu einem hohen Anteil durch Linientätigkeiten gekennzeichnet. Hierdurch wird beispielsweise die dauerhafte Erbringung bestimmter Leistungen gegenüber den Kund*innen sichergestellt.
Insbesondere in den letzten Jahrzehnten wird von der Verwaltung aber auch eine stetige Weiterentwicklung neben der Erfüllung der Pflichtaufgaben erwartet. Digitalisierung ist hier nur ein Stichwort von vielen. Zur Aufrechterhaltung einer hohen Servicequalität sind beispielsweise die Leistungen auch in digitaler Form anzubieten. Heute wird von einer modernen Stadtverwaltung erwartet, innovativ zu denken und sich dem gesellschaftlichen Wandel anzupassen. Um solch eine Weiterentwicklung gewährleisten zu können, ist die Arbeit in Projekten von besonderer Bedeutung. Projekte ermöglichen es, im Rahmen von eigens geschaffenen „Projektorganisationen“ ausgewählte Schwerpunkte zu thematisieren und die hierfür gesetzten Ziele zu erreichen.
Die Projektarbeit der Stadtverwaltung muss sich hierbei mit zwei besonderen Rahmenbedingungen auseinandersetzen:
Erstens:
Die Stadtverwaltung ist durch eine starke Linienhierarchie gekennzeichnet. In der Hanse- und Universitätsstadt Rostock unterteilt sich diese in mehr als 30 Organisationseinheiten. Für die Durchsetzung von Weiterentwicklungsmaßnahmen bedarf es häufig einer Zusammenarbeit von mehreren Organisationseinheiten. Den Projektteams, die außerhalb dieser Hierarchie agieren, müssen entsprechend handlungsfähig sein.
Zweitens:
Es existiert häufig keine klassische Kunden-Lieferanten-Beziehung wie in anderen Unternehmen. Der Projekt-Output wird meist für die Einwohner*innen oder für die Stadtverwaltung selbst generiert. Anforderungen entstehen hierbei nicht immer im Sinne der Gewinnmaximierung, sondern können durch die Einwohnerschaft oder gesetzliche Rahmen definiert werden. Nichtsdestotrotz sind auch solche Projektvorhaben einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung zu unterziehen.
Bereits jetzt laufen in der Hanse- und Universitätsstadt Rostock viele kleine und große Projekte. Darüber hinaus starten aktuell viele weitere Großprojekte, die die Funktionstüchtigkeit der Stadtverwaltung sicherstellen sowie die Lebensqualität der Menschen der Stadt steigern sollen. Mit Hilfe von Projektron BCS können diese Großvorhaben im Rahmen von Programmen mit mehreren einzelnen Projekten und Unterprojekten gesteuert werden. Nachfolgend sind beispielhaft einige aktuell Großprojekte unserer Stadtverwaltung aufgelistet:
- SmileCity: Smarte und intelligente Stadt
- Verwaltungsstrategie: Zukünftige strategische Ausrichtung der Stadt
- Redesign der IT-Architektur: Erneuerung und Weiterentwicklung der IT-Infrastruktur
- Rostocker Oval: Bauvorhaben entlang des Flusses Warnow
Mit der Einführung von Projektron BCS soll in erster Linie die Projektplanung und -durchführung unterstützt werden. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Unterstützung bei der Abbildung der Projektlandschaft.
Bedarf für Standards im Projektmanagement
Die Projektarbeit der Stadtverwaltung läuft derzeit weitestgehend dezentral und viele Ämter verfolgen unterschiedliche Ansätze bei der Projektdurchführung. Dementsprechend existieren sehr unterschiedliche Projektstrukturen, IT-Tools sowie Kommunikationswege in den einzelnen Projekten. Die Einführung einer Projektmanagement-Software soll die Chance bieten, erste Projektarbeiten zu standardisieren und aufeinander abzustimmen. Hierdurch werden eine Verbesserung der Projektzusammenarbeit sowie die Weiterentwicklung und Professionalisierung des Projektmanagements angestrebt.
Die Einführung der Projektmanagement-Software ist eine von mehreren Maßnahmen, die zur Weiterentwicklung des Projektmanagements beitragen soll. Besonderer Wert wird auf die Integration und Abstimmung des BCS mit den weiteren getroffenen Maßnahmen gelegt, z. B. sollen sich Geschäftsanweisung und BCS zukünftig stark ergänzen.
Projektron BCS – Granular und flexibel
Die Entscheidung für Projektron BCS war das Ergebnis einer Anforderungsbeschreibung und Ausschreibung zur Einführung eines Projektmanagement-Tools.
Projektron BCS überzeugte hierbei u. a. durch seine granulare Rechte- und Rollenvergabe sowie seine Flexibilität bei der Anpassung an die speziellen Bedürfnisse unseres Projektmanagements. Zudem zeichneten sich auch die Funktionen zur Erstellung von Projektstrukturplänen und die Berichtserstellung positiv aus.
Einführung eigener BCS-Instanz
Das BCS wurde zunächst über einen Zeitraum von circa einem Jahr im Rahmen einer Pilotphase auf die generelle Eignung getestet. Als Ergebnis dieser Pilotierung fiel die Entscheidung für die dauerhafte Betriebseinführung der Software. Seit Anfang 2023 wurde eine eigene Instanz installiert. Zur Durchführung von Updates und Anpassungen wurde zudem eine Testinstanz eingerichtet.
Das Projektmanagement der Hanse- und Universitätsstadt Rostock orientiert sich u. a. an den Eckpfeilern der Projektmanagement-Methodik PRINCE2. Die Nutzung des BCS wird dementsprechend auf die Methoden abgestimmt.
Hilfreich sind hierbei Funktionen, die durch den im BCS implementierten Baustein „PRINCE2“ genutzt werden können. Eine Herausforderung bei der Implementierung der BCS besteht darin, die Software auch für Mitarbeiter*innen nahbar zu machen, die keine oder nur wenig Projektmanagementerfahrung besitzen. Aus diesem Grund werden vorwiegend die „klassischen“ Ansichten in der Projektplanung und -durchführung genutzt. Der große Vorteil, den die BCS hier bietet, ist, dass ganze Bausteine oder auch einzelne Ansichten gezielt deaktiviert oder vereinfacht werden können. Trotzdem bleibt für uns die Option erhalten, diese Funktionen mit einer wachsenden Projektkultur und steigenden Projektmanagementkompetenzen zu einem späteren Zeitpunkt mitzunutzen.
BCS-Nutzung im Projektmanagement
Wir nutzen Projektron BCS über den gesamten Projektzyklus. Zu Projektbeginn erstellen wir Strukturpläne und legen hiermit eine klare Roadmap für das Projekt fest. Wir ordnen Mitarbeiter im Teamplan zu den entsprechenden Aufgaben zu und bilden darüber auch die Rollen ab. Zum Tracking des Projektfortschrittes nutzen wir ausgewählte Elemente in BCS. Verlaufsprotokolle, Tickets und die Dateiablagen, ermöglichen uns eine zentrale Dokumentation aller Projekttätigkeiten und helfen uns bei der Kommunikation während des Projektes.
Neben diesen klassischen Funktionalitäten überzeugt uns die, durch verschiedene Anpassungsmöglichkeiten gegebene, Flexibilität der Software. Beispielsweise nutzen wir ausgiebig die Funktion, jede Ansicht manuell anzupassen und haben hier für die meisten Ansichten eine „Rostock-spezifische“ Ansicht erstellt. Außerdem haben wir das Rechte- und Rollensystem umfassend angepasst, damit sich die Projektorganisationen bestens in die Linienorganisation der Stadtverwaltung integrieren lassen.
Weitere Beispiele sind die Individualisierung der Assistenten, die uns wahlweise beim Anlegen neuer Projekte unterstützen. Diese wurden in Abhängigkeit zu vordefinierten Projektklassen klein, mittel und groß gestaltet. Die Integration eines Fortschrittstachos, welcher in Absprache mit dem Projektron-Supportteam entwickelt wurde, hilft uns dabei, alle wichtigen Kennzahlen laufender Projekte auf einen Blick erfassen zu können.
Ausblick
Der Erfolg einer Softwareeinführung lebt maßgeblich von der Akzeptanz der Endnutzer*innen. Um eine hohe Akzeptanz zu erreichen, ist es meist nicht mit der reinen technischen Implementierung der Software getan. Unserer Einführung von Projektron BCS kommt hierbei noch einmal eine ganz besondere Rolle zu, da neben der Akzeptanz der Software gegenüber, gleichzeitig die Etablierung einer Projektkultur gefördert werden soll. Erste Fortschritte konnten hier bereits erzielt werden, nichtsdestotrotz stehen wir hier noch am Anfang eines langen Prozesses. Neben der weiteren Abstimmung von gelebten Projektmanagementmethoden und unserer BCS-Instanz, beginnen wir aktuell - im Rahmen eines Projektes - mit der Etablierung und Weiterentwicklung eines städtischen Projektmanagements. Der weitflächige Rollout der Software unterstützt uns hierbei bei unserem Vorhaben.
