Projekte gezielt und strukturiert steuern
Anwenderbericht von Hörmann KG Antriebstechnik
Wir haben eine Software gesucht, mit der sich die Vorgehensweise unseres Projektmanagement Leitfadens abbilden lässt. Mit BCS haben wir eine gute Lösung gefunden, da sich die Software flexibel anpassen ließ. Heute bietet uns BCS einen sehr guten Überblick über unsere Projektlandschaft. Personelle Engpässe sowie Verzögerungen am Projekt werden sehr schnell erkannt und wir können frühzeitig gegensteuern. Für unsere Projektleiter ist die Software somit ein sehr wichtiges Werkzeug.
Europas führender Anbieter für Tore und Türen
Mehr als 20 Millionen Tore wurden seit der Gründung im Jahr 1935 produziert und weltweit ausgeliefert. In über 40 spezialisierten Werken in Europa, Nordamerika und Asien entwickeln und produzieren mehr als 6.000 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen hochwertige Tore, Türen, Zargen, Antriebe, Zufahrtskontroll- und Stauraumsysteme für den Einsatz in privaten und gewerblich genutzten Immobilien. Hauptsitz der weltweit agierenden Hörmann Gruppe ist die ostwestfälische Gemeinde Steinhagen bei Bielefeld, Deutschland. Das heute in dritter und vierter Generation familiengeführte Unternehmen erreichte zuletzt einen Jahresumsatz von mehr als eine Milliarde Euro.
Übersichtlichkeit, Flexibilität und einfache Handhabung
Die Hörmann KG Antriebstechnik im westfälischen Steinhagen ist ein Werk innerhalb der Hörmann Gruppe und beschäftigt derzeit ca. 350 Mitarbeiter*innen. Wir realisieren vorrangig Produktentwicklungs- und Forschungsprojekte für unsere vier Produktbereiche. Dabei können durchaus ca. 30 bis 40 Projekte parallel laufen. Die Laufzeiten der Projekte sind sehr unterschiedlich: Einige kleinere Projekte benötigen lediglich ein halbes Jahr, große Projekte können sich über drei bis fünf Jahre erstrecken. Unsere Projekte arbeiten wir klassisch, hybrid oder agil ab. Hierbei machen wir uns die GPM Standards zu Nutze.
Vor Einführung der Software, wurden Projekte mehr oder weniger auf Zuruf abgearbeitet. Es gab selbstverständlich bereits vorher viele Projekte, für die auch Lasten-/ Pflichtenhefte und detaillierte Pläne erstellt wurden – verwaltet wurden diese aber dezentral in zahlreichen Excel- und Word-Dokumenten. Es gab eine große Sammlung an Dokumenten für verschiedene Projekte, diese wurde allerdings kaum gepflegt, da es umständlich erschien. Verständlicherweise entstand bald der Bedarf nach einer Projektmanagementsoftware, die die Zettelwirtschaft ablösen und den Aufwand reduzieren sollte.
Bei der Einführung des Projektmanagements und auch bei der Auswahl der Software haben wir uns externe, professionelle Berater ins Haus geholt. Uns wurden mehrere Softwarevorschläge unterbreitet und die Wahl fiel letztendlich auf BCS.
Gute Gründe, die für BCS sprachen
Ausschlaggebend war vor allem die Flexibilität der Software. Unser Projektmanagement-Leitfaden ließ sich mit BCS problemlos abbilden. Beispielsweise wurden die Projektklassifizierungen individuell für unsere Bedürfnisse angepasst, die Standardprioritäten niedrig, normal, hoch, sehr hoch und maximal wurden auf unsere Stufen 1-4 und später 1-6 angepasst.
Ebenfalls haben wir unserer Projektmanagement-Rollen wie z. B. Lenkungsausschuss oder Arbeitspaketverantwortlicher in der Software abbilden lassen. Dadurch fanden sich auch unsere Kollegen*innen in der Software sofort zurecht, da sie unseren Projektmanagementleitfaden kannten und diesen in BCS perfekt abgebildet sahen. Wir wollten beispielsweise eine Earned-Value-Analyse integrieren, was in Absprache mit unserem zuständigen Berater bei der Projektron GmbH wunderbar funktionierte. Längst ist diese Funktion sogar in den BCS-Standard übergegangen. Weitere Beispiele von Features, für deren Entwicklung wir uns mitverantwortlich zeichnen, sind die strategische Bedeutung und das Ideenmanagement in BCS.
Von zentraler Bedeutung für uns war auch, dass wir uns für ein deutsches Unternehmen mit gut erreichbarem und kompetentem Support entscheiden. Und zu guter Letzt war ein ausgewogenes Preis-Leistungs-Verhältnis wichtig. Und auch in dieser Hinsicht tat sich Projektron BCS positiv hervor.
Reibungslose Softwareeinführung
Der Einführungsprozess fand Ende 2012 bis Mitte 2013 statt. Nach Auswahl und Anpassung der Software haben wir mit einigen Testpersonen geprüft, wie verständlich und bedienbar unsere BCS-Konfiguration war. Daraufhin habe ich mich von Projektron ausgiebig in der Nutzung von BCS schulen lassen. Dieses Wissen habe ich nach und nach allen Kollegen*innen vermittelt. Die Projektleiter*innen und Bereichsleiter*innen nehmen von Beginn an den entsprechenden Projektron Spezialschulungen teil.
Priorität bei der Einführung hatte neben den Projektmanagement-Funktionen anfangs die Zeiterfassung, damit wir die Ressourcenauslastung im Blick behalten konnten. Weitere Funktionen, wie beispielsweise das Vertragsmanagement, haben wir erst nach und nach eingeführt.
Inzwischen hat sich das Repertoire an Funktionen bedeutend erweitert. Außerdem haben wir uns Schnittstellen zu anderen Systemen, beispielsweise Jira, konfigurieren lassen.
Durch BCS haben wir die Übersicht deutlich erhöht
All unsere Kollegen*innen arbeiten täglich effektiv mit der Software: alle erfassen Ihre Arbeitszeiten, nutzen die Dateiablage, informieren sich selbstständig über den Projektfortschritt - die Akzeptanz ist insgesamt hoch und es läuft sehr gut. Neue Kollegen schule ich im Rahmen ihrer Einarbeitung direkt in der BCS-Nutzung.
Wir arbeiten stark projektbezogen: Anfangs wird eine Idee eingestellt, diese Idee wird intern geprüft und geht nach der Genehmigung an das Management der Projektlandschaft. Wird die Idee angenommen, erstelle ich einen Antrag, an dem die strategische Bedeutung, Klassifizierungen etc. hinterlegt werden. Daraufhin wird der Antrag mit der Werks- und/oder Unternehmensleitung besprochen.
Wird der Antrag von der Werks- und/oder Unternehmensleitung freigegeben, wird dem nun laufenden Projekt ein Projektleiter oder eine Projektleiterin zugewiesen und alle beteiligten Bereiche schätzen die Aufwände. Der oder die Projektleiter*in erstellt den Strukturplan, wofür wir je nach Projektgröße verschiedene Vorlagen in BCS hinterlegt haben. Die Bereichsleiter*innen stellen daraufhin die entsprechenden Ressourcen zur Verfügung.
Durch die vielen, parallellaufenden Projekte und abteilungsübergreifende Arbeit spielt das Multiprojektcontrolling in BCS eine große Rolle bei der Hörmann KG Antriebstechnik. Hierbei werden die Ressourcen aller Projekte durch BCS überwacht, freie Ressourcen werden bestmöglich auf die verschiedenen Projekte verteilt. Vor jedem Projekt muss überprüft werden, ob die entsprechenden Ressourcen verfügbar sind und die Durchführung möglich ist. Jede*r unserer neun Projektleiter*innen im Produktmanagement steuert jeweils mehrere Projekte gleichzeitig. Zusätzlich gibt es in jedem Bereich eigene Projektleiter*innen für bereichsinterne Projekte.
Durch den Einsatz von BCS wurde die Übersicht während des Projektverlaufs deutlich erhöht. Wir können nun qualifiziertere Aussagen darüber treffen, wann ein Projekt voraussichtlich abgeschlossen werden kann. Zusätzlich wird frühzeitig über Verzögerungen im Projektablauf und ihre Gründe informiert. Wir können genau sehen, wer was macht und wo zusätzliches Personal zur Entlastung benötigt wird.
Inzwischen sind wir auch dazu übergegangen, nicht nur die reine Projektarbeit, sondern auch aufwendigere Linientätigkeiten des Alltagsgeschäfts in Projektron BCS abzubilden, beispielsweise die Produktbetreuung. Nur so gewinnen wir ein realistisches Bild der Grundlasten unserer Kollegen*innen, wovon natürlich auch die Projektarbeit profitiert.
Wir sind mit BCS rundum zufrieden
Unsere Kollegen*innen arbeiten sehr gut mit BCS. Die Projektleiter*innen und Bereichsleiter*innen sind sehr zufrieden über die Möglichkeiten, die Ihnen die Software eröffnet.
Sehr wertvoll sind für uns die jährlichen Workshops, die bei Projektron vor Ort durchgeführt werden: es ist immer besser, sich gegenüberzusitzen und auszutauschen als über Tickets und Mails zu kommunizieren. Aus jedem Workshop haben wir bisher reichlich neue Ideen und Anregungen zur konkreten Umsetzung mitgenommen.
Persönlich schätze ich am meisten die Funktion „Tagesbuchen“ in der Zeiterfassung. Hier sieht man sofort und in übersichtlicher Art und Weise, was man den Tag über gemacht hat und welche Tätigkeiten wie viel Zeit erforderten. Im Zusammenhang damit visualisiert BCS die Ressourcenauslastung transparent, verlässlich und ansprechend. Als Unternehmen können wir jetzt gut darstellen, wie viel wir eigentlich leisten. Wir haben momentan ca. 40 Projekte gleichzeitig laufen, das ist schon sehr beeindruckend. Aufschlussreich ist es außerdem, die genauen Kosten der einzelnen Projekte in Echtzeit einsehen zu können.
Projektron BCS ist im Prinzip mein „Baby“. Ich war seit der Einführung von BCS bei uns im Unternehmen federführend involviert. Was Projektron für uns ausmacht? Es bietet eine transparente Darstellung unserer Ideen, Anträge und Projekte, ist strukturiert und flexibel anpassbar. Auf Knopfdruck lassen sich viele Auswertungsmöglichkeiten und Berichte erstellen.
