Eine ganz neue Transparenz
Anwenderbericht von HYPE Softwaretechnik GmbH
Bei HYPE Softwaretechnik GmbH versteht man sich auf die Entwicklung und Einführung von Softwarelösungen für Mitarbeiterportale, Ideen- und Innovationsmanagement und Business Process Management (BPM). Projektron BCS sorgte für Aha-Effekte im Controlling und bei der Zeiterfassung.
Wir wollten unsere Projekte besser planen, steuern und kontrollieren. Dieser Wunsch stand am Anfang unserer Entscheidung für Projektron BCS.
HYPE - kollaborative Ideen- und Innovationsmanagement-Software
Wir, das ist die HYPE Softwaretechnik GmbH. Wir sind Softwarehersteller und IT-Dienstleister, wir beraten, passen an und entwickeln Software im Dienst unserer Kunden. Ein Geschäftsbereich befasst sich mit der Einführung von unternehmensweiten Mitarbeiterportalen und Intranets: Nicht nur personalisierte Unternehmensinformationen, sondern auch Projekträume, in denen gemeinsam gearbeitet wird und Tools, mit denen sich die unternehmensinternen Prozesse wie das Stammdatenmanagement oder die Personalplanung vereinfachen lassen.
Durch Business Process Management und der Einführung der geeigneten Werkzeuge zur Modellierung, Ausführung und dem Monitoring der Geschäftsprozesse unterstützen wir unsere Kunden bei der Prozessoptimierung.
Im Geschäftsbereich Verbesserungsmanagement verstehen wir uns auf die Einführung unserer integrierten Softwarelösung für Ideen- und Innovationsmanagementprozesse: Viele Kunden optimieren und standardisieren mit unserer Softwarelösung den Prozess des betrieblichen Vorschlagswesens. Mitarbeiter können sicher sein, dass ihre Ideen beachtet werden und nicht in E-Mail-Postfächern vor sich hindämmern. Auch Vorgesetzte sind in der Pflicht, eingereichte Vorschläge zu beachten – und nicht zuletzt werden für hilfreiche Anregungen Prämien verteilt. So profitiert das ganze Unternehmen von der Kreativität seiner Mitarbeiter.
Neben dem betrieblichen Vorschlagswesen unterstützen wir mit der Software noch den Innovationsprozess für neue Produkte und die Prozessoptimierungsmethodik Kaizen / KVP. Zu unseren Kunden gehören Unternehmen wie Endress+Hauser, die Commerzbank AG, der TÜV Rheinland, Viega, Robert Bosch oder ThyssenKrupp.
Warum ein externes Projektmanagement-Tool?
Die Art und Weise, wie Projekte abgerechnet werden, umfasst in unserem Unternehmen alle gängigen Spielarten: Teils arbeiten wir nach Aufwand, teils zum Festpreis, teils zu festen Budgets, bei denen kontrolliert werden muss, welcher Anteil schon verbraucht ist – und natürlich gibt es bei uns auch interne Projekte, die wir nur finanzieren können, wenn sichergestellt ist, dass den kalkulierten Aufwänden auch Lizenz- und Wartungseinnahmen gegenüberstehen.
Um all dies im Auge behalten zu können, mussten wir uns irgendwann für eine Software für das Projektmanagement entscheiden. Sie sollte einfach zu bedienen sein, webbasiert, sie musste mit den Anforderungen des Multi-Projektmanagements zurechtkommen und gleichzeitig einen schnellen Überblick über alle Aktivitäten bieten. Und natürlich sollte der Preis stimmen.
Erprobt, entschieden, Erwartungen erfüllt - BCS
Wir nahmen mehrere Systeme in Augenschein und erprobten Projektron BCS schließlich per Teststellung. Es schien unsere Anforderungen sehr gut zu erfüllen, sodass wir uns für das System entschieden. Wir betreiben die Software in unserem eigenen Rechenzentrum. Die Administration wird von geschulten Mitarbeitern „nebenbei“ durchgeführt
Heute nutzen wir Projektron BCS für unsere Projektplanung, für die Zeiterfassung, das Projektcontrolling und die Urlaubsplanung. Wir erstellen mit ihr die Leistungsnachweise und bereiten die Fakturierung für unsere Buchhaltung vor. Damit nutzen wir wohl immer noch maximal die Hälfte der Funktionen, die Projektron BCS uns bietet.
In 2011 wollen wir noch das Servicemodul für unsere Kunden einführen. Damit lassen sich dann Supportanfragen einfach und effizient bearbeiten. Die Erwartungen, die wir an die Software hatten, sind voll erfüllt worden. Schnell stellte sich heraus, dass die Software nicht nur einen Überblick über alle Projekte schafft, sondern auch in der täglichen Projektarbeit wertvolle Dienste leistet.
BCS macht sich bezahlt
Mit Projektron BCS lassen sich Zeiten schnell und einfach erfassen und geleistete Stunden mit wenigen Mausklicks dem jeweiligen Projekt zuordnen. Die Akzeptanz der Software durch die Mitarbeiter ist dabei ein wichtiges Kriterium. Eine einfach zu benutzende Anwendung ist die Grundlage für gute Daten. Denn ohne eine hohe Datenqualität nutzt die beste Software nichts.
Auch die Leistungsnachweise bei Aufwandsprojekten können wir mit Projektron BCS fein auf die Wünsche der Kunden abstimmen – der eine möchte alle Details, der andere nur einen Überblick. Mit der Software lassen sich beide Optionen schnell verwirklichen.
Auch im Controlling und in der Projektnachbereitung macht sich Projektron BCS bezahlt. Man sieht dank der zahlreichen Auswertungsmöglichkeiten Dinge, die vorher nicht aufgefallen sind. Man kann nachvollziehen, warum Projekte mehr Arbeitszeit benötigten, als kalkuliert war – so kann man für die Zukunft lernen. Gerade, wenn Festpreise vereinbart sind, bewahrt BCS vor teuren Fehlern. Auch für Zielvereinbarungen mit Mitarbeitern lassen sich die Auswertungen gut nutzen. Und nicht zuletzt lassen sich für gleichartige Projekte Vorlagen erstellen. Das erleichtert Kalkulation und Planung beträchtlich.
Fazit: Übersicht und Transparenz dank BCS
Natürlich kann keine Software die Kommunikation zwischen Projektbeteiligten ersetzen. Wie wir unsere Prioritäten setzen und die Aufgaben verteilen, müssen wir immer noch selbst entscheiden. Aber Projektron BCS hat unsere Arbeit in jedem Fall übersichtlicher und transparenter werden lassen.
