Einführung eines PM-Systems in einer Multimedia-Agentur
Anwenderbericht von IBM iX Berlin
Die Firma IBM iX Berlin GmbH hat sich für die Projektmanagement-Software Projektron BCS entschieden und das Produkt nach einem einmonatigen Testlauf 2001 eingeführt.
Anforderungen einer Digitalagentur an ein Projektmanagement-Tool
Die IBM iX Berlin GmbH zählt als Teil des globalen IBM iX Studio Netzwerks zu den weltweit größten Anbietern von Digital Experience Services.
Als hundertprozentige IBM-Tochter begleitet sie Organisationen, Unternehmen und Marken aller Branchen bei der digitalen Transformation und in der Entwicklung neuer digitaler Geschäftsmodelle. Zu den derzeitigen Kunden zählen Baloise, Barmer, Berliner Verkehrsbetriebe, Bundeswehr, Deutsche Rentenversicherung, Siemens sowie TAG Heuer.
Im Jahr 2001 – damals noch mit unter 100 Mitarbeitenden – suchte die IBM iX Berlin GmbH nach einer geeigneten Lösung für das Projektmanagement. Viele der bereits getesteten Lösungen waren zu komplex und pflegeintensiv und entsprachen nicht den Anforderungen der wachsenden Digitalagentur.
Die IBM iX Berlin GmbH hat sich für Projektron BCS entschieden, da es einerseits durch den überschaubaren Funktionsumfang einfach zu bedienen ist, sich aber gleichzeitig flexibel an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens anpassen lässt. Nach einem einmonatigen Testlauf hat die IBM iX Berlin GmbH komplett auf die neue Software umgestellt.
Mehr Transparenz bei Projekten
Projektron BCS bringt für die IBM iX Berlin GmbH drei wesentliche Vorteile: Transparenz, Datenexporte und -importe sowie Prototyp Staffing.
1. Transparenz
Die Projekt- und Budgetplanung mit dem jeweiligen Kunden wird durch Projektron 1:1 in Mitarbeiteraufgaben übertragen. Alle Aufgaben sind mit Aufwand und Zeit eindeutig definiert und jeder Mitarbeitende erhält eine individuelle Aufgabenliste.
Das System meldet automatisch wenn ein Mitarbeitender länger für eine Aufgabe benötigt, als geplant. Dadurch hat der Projektleiter stets eine Übersicht darüber, ob und wie das Projekt läuft und kann bei Bedarf handeln.
2. Datenexporte/-importe
Die Möglichkeit, nach zwei Administrationsschulungen und etwas vorausgesetztem technischen Verständnis, selbstständig Datenexporte und -importe zu konfigurieren, ist für das interne und externe Reporting ein Zugewinn.
Regelmäßige und Ad-hoc-Reportings lassen sich im Zusammenspiel mit unserer Business Intelligence Software ohne externe Beratung schnell umsetzen.
3. Prototyp Staffing
Im zweiten Halbjahr 2022 wurde in der Erweiterung zum Projektmanagement auch die Einsatz- und Kapazitätsplanung der Mitarbeitenden in einer Pilotabteilung implementiert und ausgerollt. Die Integration in die bestehende Projektstruktur direkt in der Software bringt starke Effizienzvorteile. Planmäßig wird das Modul Anfang 2023 auf alle Abteilungen ausgerollt.
