Garantierter Total Return mit Projektron BCS im Portfolio
Anwenderbericht der IDS GmbH – Analysis and Reporting Services
IDS GmbH – Analysis and Reporting Services ist ein international operierender Dienstleister für das operative Kapitalanlagecontrolling von Vermögensverwaltern und institutionellen Anlegern. Projektron BCS bietet IDS eine flexible Lösung zur Unterstützung des Projekt- und Kundenkontakt-Managements sowie der Rechnungsstellung.
Über IDS GmbH - Analysis and Reporting Services (IDS)
IDS GmbH - Analysis and Reporting Services (IDS) erschließt den Wert von Daten für die globale Investmentbranche: Wir validieren, veredeln, strukturieren und verpacken Daten aus unterschiedlichen Quellen und machen sie für geschäftskritische Prozesse entlang aller Anlagestrategien und Produkte schnell, weltweit und jederzeit verfügbar. Fondsgesellschaften, Versicherungen, Banken und Pensionskassen können mit IDS auf eine flexibel skalierbare Datenplattform sowie auf alle notwendigen Analysen und Reports im gewünschten Format zugreifen. Unsere Kunden fokussieren sich auf ihre Anlageziele und wir liefern ihnen die Daten und Informationen, die sie dafür benötigen - für diesen Anspruch engagieren sich täglich mehr als 300 Mitarbeiter aus 30 Nationen mit voller Innovationskraft und Servicequalität. Als 100%ige Tochter der Allianz SE steht IDS seit 2001 für Stabilität, Zuverlässigkeit und zertifizierte Sicherheit im Umgang mit den Daten ihrer Kunden.
Sichere Anlageentscheidungen beruhen auf wertvollen Daten: hoch valide, perfekt aggregiert, aufgeschlüsselt, intelligent verknüpft. – Dafür steht IDS.
Unsere Dienstleistungen umfassen Datenmanagement, Datenanalyse, Datenreporting, Produktregulierung und Anlegerregulierung.
Starkes Wachstums brachte Herausforderungen mit sich
Die steigende Nachfrage nach qualifiziertem Investment-Reporting sorgte bei IDS besonders in den letzten Jahren für starkes Wachstum. So hat sich beispielsweise in den Jahren 2008 bis 2024 die Anzahl der Mitarbeiter fast verdoppelt. Ebenso hat sich die Anzahl der gleichzeitig laufenden Projekte in dieser Zeit nahezu verdoppelt. Neben der weltweiten Kundenbetreuung von den beiden Standorten München und Frankfurt aus hat IDS auch einen Vor-Ort-Service in Minneapolis, San Francisco und Hongkong aufgebaut.
Schon zu Beginn unserer starken Wachstumsphase war klar, dass diese erfreuliche Entwicklung auch mit Herausforderungen im täglichen Projektgeschäft verbunden ist. Deshalb wurde 2008 ein zentrales Project-Management-Office (PMO) gegründet und Projektmanagementstandards (Vorlagen, Prozesse) sowie ein Trainingsprogramm für angehende Projektmanager wurden eingeführt.
Außerdem fungiert das PMO seither als interne Consulting-Einheit, um Projektleiter vor und während der Durchführung ihrer Projekte mit Rat und Tat zur Seite zu stehen. Des Weiteren gibt es ein Projektmanagerforum, das den firmeninternen Wissenstransfer zwischen den Projektleitern unterstützt.
2008 entschieden wir uns ganz bewusst, noch kein Projektmanagement-Tool einzuführen. Zunächst wollten wir mit der Etablierung solider Prozesse und fundiertem Projektmanagementwissen eine stabile Grundlage schaffen und den positiven Veränderungsprozess auch nicht durch zu viel Wandel in zu kurzer Zeit bremsen. Denn unsere Organisation hatte neben dem florierenden Tagesgeschäft und dem neu hinzugewonnenen Wissen auch eine Vielzahl von neuen Mitarbeitern in die täglichen Workflows zu integrieren.
2010 hatten die Komplexität und Größe unserer Projektlandschaft jedoch ein Niveau erreicht, welches die Einführung einer einheitlichen und einfachen Projektmanagement-Software mit Aufwandserfassung notwendig machte.
In verschiedenen Unternehmensbereichen waren Microsoft Excel-Lösungen oder ähnliches entstanden. Diesen abteilungsinternen Lösungen fehlten jedoch die team- und projektübergreifende Integration. Zur damaligen Zeit kam es bisweilen vor, dass zu jedem Projekt, an dem unsere Mitarbeiter teilnahmen, ein eigenes MS Excel-Timesheet auszufüllen war. Die Zeit war reif, dass das PMO eine einheitliche Lösung für das Projektmanagement bei IDS fand.
Die Tool-Suche und Evaluation
In einem strukturierten Prozess begann das PMO die Suche nach einer geeigneten Lösung. Dabei zogen wir neben dem Kauf einer Software auch die Weiterentwicklung einer bereits bestehenden Eigenlösung im Haus in Betracht. Basierend auf den groben Benutzeranforderungen wurde eine Marktanalyse durchgeführt und eine „Long-List“ erstellt.
In mehreren Stufen verkürzten wir diese Liste durch Einbeziehung von immer spezifischeren Anforderungen. Sechs Produkte wurden letztlich genau evaluiert. Die Evaluation stützte sich dabei auf einen Fragen- und Bewertungskatalog mit über 100 Fragen in 10 Kategorien sowie auf Testversionen und Gespräche mit aktiven Nutzern anderer Firmen. Schließlich setzte sich Projektron BCS deutlich gegen seine Konkurrenten durch.
Das Einführungsprojekt und der weitere Roll-Out
Bei der Einführung von Projektron BCS entschieden wir uns für einen stufenweisen Ansatz: Nach der technischen Implementierung und Erstkonfiguration, bei der uns ein Berater von Projektron zur Seite stand, erfassten wir zunächst nur ein Großprojekt in BCS. Im Lauf der folgenden Monate wurden sukzessive alle Projekte in BCS erfasst und nach ca. einem Jahr wechselte bereits ein kompletter Geschäftsbereich von seiner bestehenden Lösung auf Projektron BCS.
Deshalb wurden ein firmenweiter Aktivitätenstrukturbaum entwickelt, individuell gewünschte Konfigurationen und weitere Entwicklungen vorgenommen sowie Exports und Berichte programmiert, die das Projektcontrolling und Berichtswesen für den Kunden dieses Bereichs bestens unterstützen.
Gleichzeitig erleichtern die verschiedenen Auswertungen in Projektron BCS die Arbeit unserer Projekt- und Teamleiter bei ihren Managementaufgaben. Die von Projektron angebotene Administratorenschulung vermittelte uns, wie wir per XML, über den Webconfig-Editor oder die Oberfläche BCS selbst anpassen und erweitern können. So war es verhältnismäßig einfach, eine ganze Reihe von IDS-spezifischen Datenattributen hinzuzukonfigurieren sowie die GUI und das Rechtesystem unseren Bedürfnissen und Nutzerrollen anzupassen.
Unsere Nutzer sehen nun zum einen nur das, was sie sehen sollen und dürfen, zum anderen wird ihre Oberfläche nicht mit Menüs und Objekten überladen, die sie nicht benötigen. Projektron BCS erwies sich im Betrieb bisher als sehr stabil, schnell und wird heute von unseren Mitarbeitern als „intuitiv bedienbar“ wahrgenommen.
Neue Anwendungsfelder: Kontaktmanagement und Rechnungsstellung
Ein weiteres Entscheidungskriterium für Projektron BCS war die vielseitige Anwendbarkeit in den diversen Unternehmensfunktionen. Zwar war unsere primäre Zielvorgabe eine Software mit allen wesentlichen Projektmanagementfunktionalitäten inklusive einer genauen und effizienten Zeiterfassung, doch betrachteten wir schon bei der Evaluierung das breit angelegte Konzept von BCS als großen Vorteil. Denn mit dem integrierten System von BCS ist es möglich, die ganze Prozesskette vom ersten Kundenkontakt über die Akquise, das Projekt sowie dessen Übergang in den laufenden Betrieb abzudecken.
Dieser Vorteil und die Benutzerfreundlichkeit führten dazu, dass Projektron BCS für das Kundenkontaktmanagement evaluiert wurde. Wieder setzte sich Projektron BCS aufgrund von Funktionalität, Flexibilität und eines sehr guten Preis-Leistungsverhältnisses gegen namhafte Hersteller von Customer-Relationship-Management-Produkten durch.
Derzeit führen wir die Kundenkontaktmanagement-Komponente von BCS bei IDS ein. Als sehr hilfreich hat sich wieder die Möglichkeit erwiesen, eigene Datenfelder definieren zu können sowie per CSV-Import unsere Kundendaten nach BCS zu transferieren. Außerdem testeten wir in Form eines Prototyps, ob BCS bei uns auch für die Rechnungsstellung eingesetzt werden könnte.
Erneut hat sich Projektron BCS gegen ein anderes Tool eines renommierten Herstellers durchgesetzt. Für Projektron BCS sprachen die Anpassbarkeit der Oberfläche und Assistenten sowie die Möglichkeit, einzelne Prozessschritte durch gezielte Rechtevergabe auf verschiedene Personen zu verteilen.
Zudem gefiel uns die Flexibilität, neben den in Projektron BCS definierten Funktionen und Prozessen zur Positionsberechnung manuelle Rechnungspositionen definieren zu können. Außerdem sprachen für BCS auch die Integration mit den anderen Modulen und dass die Software im Haus schon im Einsatz war. Letztlich konnten mit BCS auch die Corporate-Design-Vorgaben erfüllt werden: Unsere Rechnungen werden künftig CD-konform als PDF oder auch in anderen Formaten ausgegeben. Das Modul Rechnungsstellung wurde Anfang 2013 eingeführt.
Zusammenfassung und Ausblick
Regelmäßig nehmen wir an den Produktpräsentationen der neuen Projektron-BCS-Versionen teil, um uns auf dem Laufenden zu halten. Dabei entdecken wir immer wieder neue Funktionen und weitere Einsatzmöglichkeiten für BCS im unserem Unternehmen.
Nach den letzten Updates mit zusammengeführten Ansichten konnten wir unsere Arbeit mit BCS weiter optimieren und dadurch unser BCS an die aktuellen internen Anforderungen unserer Kollegen anpassen.
Die Entscheidung für Projektron BCS hat sich für uns als absolut richtig erwiesen. BCS ist sehr flexibel, erweiterbar, für die Nutzer einfach bedienbar, besitzt ein ausgeklügeltes Rechte- und Rollenkonzept und hat einen großen und sehr durchdachten Funktionsumfang. Außerdem sind der Support und die Schulungen durch Projektron ganz hervorragend.
