Verlässlich und unverzichtbar
Anwenderbericht von IQTIG (Institut für Qualitätssicherung und Transparenz im Gesundheitswesen)
Projektron BCS ist für uns ein verlässliches und unverzichtbares Managementtool, um unsere Projekte effizient zu verwalten und unsere Ressourcen sinnvoll und zielgerichtet einzusetzen. Das Lizenzsystem, das BCS zur Verfügung stellt, erlaubt es, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unterschiedliche Rechte zu geben und somit allen einen Zugriff zu gewähren, ohne dass jeder alles verändern oder sehen kann.
IQTIG – Die Institution für Qualität in der Gesundheitsversorgung
Das Institut für Qualitätssicherung und Transparenz im Gesundheitswesen – kurz IQTIG – ist das zentrale Institut für die gesetzlich verankerte Qualitätssicherung im Gesundheitswesen in Deutschland gemäß § 137a Abs. 1 SGB V. Wir sind wissenschaftlich und fachlich unabhängig und arbeiten insbesondere dem Gemeinsamen Bundesausschuss (G-BA), aber auch dem Bundesministerium für Gesundheit (BMG) mit unserer Expertise bei verschiedensten Aufgaben der Qualitätssicherung in der medizinischen Versorgung zu. Als gemeinnützige Stiftung leisten wir einen wichtigen Beitrag zur Verbesserung der Gesundheitsversorgung von Patientinnen und Patienten.
Unsere etwas mehr als 200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter decken ein breites Spektrum von Fachwissen ab, um so den G-BA und das BMG bestmöglich zu beraten und die Verfahren gemäß den Richtlinien sowie die Aufträge des G-BA umzusetzen. Wir entwickeln Qualitätssicherungsverfahren initial und entwickeln sie auch kontinuierlich weiter. Dabei folgen wir den „Methodischen Grundlagen“ des IQTIG und wenden bei der Erstellung von Ergebnisberichten verschiedene biometrische Methoden und Techniken an.
Für die Umsetzung der Qualitätssicherungsverfahren entwickeln wir Spezifikationen für Softwareanbieter und weitere Stellen im Datenfluss. Die Produktionskette von der Spezifikationserstellung über die Datenannahme und Aufbereitung bis hin zur Berechnung und Veröffentlichung der Ergebnisse ist in einem hohen Grad durch im IQTIG entwickelte Software digitalisiert.
Projektron BCS war von Anfang an Begleiter des IQTIG
Das IQTIG wurde 2015 gegründet und musste innerhalb eines Jahres alle gesetzlichen Aufgaben der externen Qualitätssicherung wahrnehmen. Das machte eine intensive Projektplanung von Anfang an notwendig. Wir mussten den technischen Aufbau der Systeme zur Durchführung bestehender Qualitätssicherungsverfahren verschiedener Richtlinien des G-BA planen und gleichzeitig den laufenden Betrieb mit Unterstützung Dritter sicherstellen. Darüber hinaus musste die Neu- und Weiterentwicklung von Qualitätssicherungsverfahren gesteuert werden. Diese vielfältigen Aufgaben wurden und werden in Projekten organisiert. Einige davon erfordern eine abteilungsübergreifende Planung und Zusammenarbeit. Wir führen im Schnitt 130 Projekte parallel durch.
Die Beauftragungen unseres Hauptauftraggebers G-BA und der Start neuer Qualitätssicherungsverfahren, deren Umsetzung in der Regel mehrere Jahre in Anspruch nimmt, hängen von den Beratungen externer Gremien ab und sind deshalb zeitlich und oftmals auch vom Arbeitsaufwand her nicht immer exakt planbar. Zusätzlich müssen interne Projekte eingeplant und berichtet werden, die teilweise von den Beauftragungen abhängen oder ganz losgelöst ausgeführt werden.
Wir suchten deshalb nach einem Multiprojektmanagement-Tool mit Multiuser-Modus. Es sollte sowohl alle Projekte des IQTIG auf einen Blick darstellen als auch nur spezifische Projekte für bestimmte Organisationseinheiten. Für die Projektplanung und das Monitoring sollte eine direkte Anbindung an die Personalplanung möglich sein, um jederzeit sicher Aussagen zu Verfügbarkeiten und Auslastung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern treffen zu können. Beispielsweise sollten Projektverantwortliche, wenn sich Aufträge und Aufgaben ändern oder kommentiert werden müssen, zeitgleich mit unserem zentralen Projektmanagement in einem Projekt Anpassungen vornehmen können.
Einer unserer Mitarbeiter hatte bereits erfolgreich mit Projektron BCS gearbeitet und empfahl das Tool der Institutsleitung und der kaufmännischen Geschäftsführung. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Projektron sind stets sehr zugewandt und hilfsbereit, die Kolleginnen und Kollegen des Supports haben hervorragende Kenntnisse des Programms. Sie sind stets bereit, Termine zu machen, um Fragestellungen zu klären. Projektron bietet Schulungen mit verschiedenen Schwerpunkten an, die all unsere Projektleitungen und BCS-Administratorinnen und -Administratoren besucht haben. Diese Dienstleistungen erleichtern die Individualisierung des Produktes und eine zügige Umsetzung. BCS unterstützt all diese Anforderungen.
Da BCS sehr viele Funktionen hat und Menüpunkte kontextbezogen dargestellt werden, ist es notwendig, das Tool in der Einarbeitungsphase regelmäßig zu nutzen. Wer dies nicht tut, wird sich immer wieder fragen, wo denn die gerade benötigte Funktion aufgerufen werden kann oder wo sich die Ansicht mit der Kombination aus Plan-/Ist- Werten des Projekts in einem bestimmten Zeitraum versteckt. Aber wenn man dranbleibt, ist der hohe Funktionsumfang wirklich sehr wertvoll.
Projektron BCS wird bei uns im IQTIG als On-Premise-Anwendung auf einer Postgres-Datenbank betrieben. Wir nutzen eine Test- und eine Live-Umgebung, sodass wir neue Versionen von BCS intensiv auf dem Testsystem prüfen können, bevor wir sie ausrollen. Dies können wir empfehlen, um sich vor dem Ausrollen im Unternehmen in die Features einzuarbeiten, neue Settings auszuprobieren oder auch einfach das reibungslose Funktionieren der Individuallösungen nach einem Update überprüfen zu können.
Wir im IQTIG haben mit der Nutzung der Projektmanagement Features, der Zeiterfassung und dem Abwesenheitsmanagement (Urlaub, Freizeitausgleich, Krankheit) angefangen. Später haben wir das Vertragsmanagement in Betrieb genommen. Als nächstes planen wir, das Asset-Management im On- und Offboarding von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit BCS abzuwickeln. Wir haben auch kurz mit der Verlinkung des Ticketsystems mit Atlassian Produkten und der Anbindung der Erinnerungsfunktionen an MS Exchange experimentiert, dies aber nicht als hilfreich empfunden.
BCS bringt sehr viele, sehr gute Features mit, berücksichtigt aber auch Sonderwünsche. Für uns war es zum Beispiel wichtig, die Daten aus der BCS-Datenbank auch außerhalb von BCS weiternutzen zu können. Unsere Sonderwünsche wurden von Projektron als Individuallösungen realisiert und helfen erheblich, das Tool optimal für unsere Zielsetzungen zu nutzen. Der Fokus dieses Anwenderberichts liegt auf diesen Spezialfunktionen.
IQTIG Individuallösungen im Projektmanagement
Für uns war es wichtig, in den Stammdaten eines Projektes mehr Informationen hinterlegen zu können, als Projektron BCS im Standard zur Verfügung stellt. Die Projektron GmbH hat die Stammdatenverwaltung deshalb exakt auf die Bedürfnisse des IQTIG angepasst. So können wir dort nun zusätzlich Kostenträgernummern, Auftragstexte und das Datum eines Auftrags sowie Informationen zu Dokumenten außerhalb von BCS hinterlegen und für das Projektcontrolling nutzen.
Für den Export der Informationen aus BCS heraus in andere Systeme oder Dokumente wurde ein weiteres Feld eingefügt, mit dessen Hilfe wir im Strukturplan Knoten in Projekten für einen Export auswählen können. Dies ermöglicht einen zielgerichteten Export einer Projektübersicht für eine Weiterverwendung in MS Excel. In diesem Zusammenhang nutzen wir auch die Zuordnung von Projekten zu Produktgruppen. Dadurch können wir Projekterfolge nach Projektgruppen auswerten. Diese Hinterlegung von Projektgruppen ist eine Individuallösung für das IQTIG.
Wir nutzen die Funktion „Anmerkungen des Projektleiters “ regelmäßig, um über den Status von Projekten zu berichten, den Fortschritt darzustellen sowie Risiken und Gegenmaßnahmen darzustellen. Speziell für das IQTIG haben wir weitere Felder erhalten, um einen IQTIG-spezifischen Ampelstatus und Kategorien für die Ursachen von Verzögerungen zu hinterlegen.
Berichtsrelevante Angaben (Auswahl über ein spezielles Kennzeichen für das IQTIG) werden an die Vorgesetzten, den kaufmännischen Bereich und die Institutsleitung weitergeleitet. Projektron hat das Ausgabeformat der Berichte für unsere Bedürfnisse individualisiert und damit den Umweg über MS Word-Vorlagen abgekürzt.
Arbeitszeiterfassung, Urlaubsplanung und Krankheitstage werden ebenfalls in BCS abgebildet. Dadurch können wir bei der Projektplanung und -durchführung einfach die Ressourcenauslastung abfragen und somit Engpässe früh erkennen und darauf reagieren. Für die Lohnabrechnung wurde eine Erweiterung von Projektron bereitgestellt, mit denen Krankheitstage direkt an die externe Lohnabrechnung übertragen werden können.
Projektron BCS ist ein wichtiges Tool für uns
BCS ist für uns ein verlässliches und unverzichtbares Managementtool, um unsere Projekte effizient zu verwalten und unsere Ressourcen sinnvoll und zielgerichtet einzusetzen. In BCS gelingt es, einfach Planungsschritte zu durchlaufen, indem wir die Assistenten verwenden. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die komplexere Aufgaben in der Projektplanung durchführen wollen, können dies über den direkten Aufruf von Masken erledigen. Das Lizenzsystem, das BCS zur Verfügung stellt, erlaubt es, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unterschiedliche Rechte zu geben und somit allen einen Zugriff zu gewähren, ohne dass jeder alles verändern oder sehen kann.
Wir nutzen BCS, um unser internes Reporting zu standardisieren und auch, um Daten für Externe zu extrahieren und sie dann außerhalb von BCS aufzubereiten. Dadurch können wir schnell und unkompliziert auf aktuelle Daten zugreifen und so unseren Auftraggebern Übersichten in der Form zur Verfügung stellen, wie sie sie brauchen.
Das Vertragsmanagement-Modul mit seiner Erinnerungsfunktion hilft uns dabei, unsere Verträge und unsere Lizenzen zu verwalten. Es kann individuell eingestellt werden, ob und wie lange vor Ablauf einer Laufzeit eine Erinnerung erfolgen soll. Dadurch können wir abhängig von der notwendigen Vorlaufzeit für eine Beschaffung unterschiedliche Erinnerungsintervalle nutzen.
BCS bietet über die oben beschriebenen Funktionen hinaus noch viele weitere Einsatzmöglichkeiten. Nicht alle davon sind für uns derzeit von Nutzen. Allerdings entstehen immer wieder neue Anwendungsfälle, in denen uns BCS entweder mit den Standardlösungen oder mit individuellen Anpassungen unterstützen kann.
