Überblick im Multiprojektmanagement

Intelligent Solution Services AG (nachfolgend kurz iS2 genannt) wurde 1990 als EDV- und Hardwarespezialist mit anfangs fünf Mitarbeitern gegründet. Mit ihrem Kernprodukt, dem Finanzrechner TI-74S, wurde iS2 bald zum Marktführer und stattete einen Großteil der Vertriebsorganisationen deutscher Finanzdienstleister mit „elektronischen Tarifbüchern“ und der zugehörigen Software aus.

Inzwischen ist iS2 gewachsen und hat sich weiterentwickelt. Mit über 80 Mitarbeitern sind wir Partner der Finanzdienstleistungsbranche und liefern innovative Produkte und Dienstleistungen zur Unterstützung des Vertriebs. Unsere Kernkompetenz liegt in der vertriebsorientierten Abbildung fachlich komplexer Inhalte in moderner und zukunftsorientierter Softwaretechnik.

Unsere Kunden schätzen neben unserer technischen Kompetenz unser schnittstellenübergreifendes Know-how im Bereich von Fachabteilung, IT und Vertrieb.

Wir bieten Standardsysteme, die durch eingespielte und schlanke Customizingverfahren an die konkreten Bedürfnisse unserer Kunden angepasst werden. Im Rahmen von Projekten realisieren wir auch individuelle Anforderungen.

Unser neuestes Kernprodukt ist „inSign“, mit dem rechtssichere elektronische Unterschriften auf handelsüblichen mobilen Endgeräten (Smartphones, Tablets, …) möglich sind.

Beweggründe für die Suche nach einem PM-Tool

Bevor wir Anfang 2015 BCS produktiv eingeführt haben, bedienten wir uns unterschiedlichster Software-Tools um die Vielzahl der bei uns laufenden Projekten zu managen. Neben den klassischen Aufgaben des Projektmanagements (planen, strukturieren, dokumentieren, überwachen, Risiken abwägen, etc.) sind für uns auch noch weitere HR-Verwaltungsaufgaben, die unmittelbar mit unserer Projektmanagement in Verbindung stehen, von großer Bedeutung. Dazu gehören:

• Zeiterfassung unserer Mitarbeiter
• Spesen- und Reiseabrechnungen (inkl. der Abrechenbarkeit auf Projekte)
• Kilometer-Erfassung unserer Dienstwägen
• Genehmigungsverfahren von Dienstreiseanträgen

Damit all diese Aufgaben miteinander verknüpft werden konnten, waren viele manuelle Schritte erforderlich, die teilweise arbeitsintensiv und fehleranfällig waren und auch nicht für die erforderliche Transparenz sorgten.

Somit haben wir Anfang 2014 begonnen ein PM-Tool zu suchen, mit dem wir die Vielzahl an Software-Tools verringern und unsere Arbeitsprozesse schlanker und effektiver gestalten können.

Gründe für BCS

Als wir auf Projektron BCS aufmerksam geworden sind, stellte sich uns die spannende Frage, ob alle unsere Anforderungen durch BCS effektiv abgebildet werden könnten und wie hoch der zeitliche Einführungsaufwand sein würde. Nachdem unsere Frage bei einer zweimonatigen Testphase mit „ja“ beantwortet werden konnte und wir uns von den Stärken und der Funktionenvielfalt von BCS überzeugen konnten, begannen wir mit einer halbjährigen Vorbereitungs- und Pilotphase, in der wir hauptsächlich alle erforderlichen Konfigurationen und Anpassungen vornahmen und anfingen unsere Arbeitsprozesse zu optimieren.

Genutzte Funktionen von BCS

Bis auf das Ticketsystem, Scrum und die Rechnungsstellung (Faktura) benutzen wir fast die gesamte Funktionenvielfalt von BCS. Insbesondere sind dies:

• Projektverwaltung (aktuell über 200 Projekte)
• Interne Firmenstruktur, synchronisiert mit LDAP
• Verwaltung unserer externen Kundenkontakte
• Eine Vielzahl von Auswertungen und Berichten (generiert auch über Berichtsaufträge)
• Zeiterfassung (auch mit der BCS-App) für alle Mitarbeiter
• Synchronisation der Projekt-, Team- und Terminkalender mit Outlook (über Exchange)
• Spesenerfassung (von Reisekosten und Auslagen)

Speziell für unsere Bedürfnisse haben wir zusätzlich gemeinsam mit dem Projektron-Support-Team folgende funktionale Erweiterungen implementieren und konfigurieren lassen:

• Einen Dialog zur Kilometer-Erfassung unserer Dienstwägen, inkl. Berichtserstellung
• Einen Workflow zum elektronischen Genehmigungsverfahren von Dienstreiseanträgen, inkl. automatischer Übernahme der Attribute in die Reisekostenabrechnung

Diese beiden Zusatzfunktionalitäten helfen uns effektiv und effizient unsere Arbeitsprozesse zu optimieren und schlank zu gestalten. Zudem spart es Papier, da alles elektronisch verwaltet werden kann.

BCS im Einsatz

Nach dem wir einige Software-Tools zum Jahresende 2014 abgeschaltet und durch BCS ersetzt haben (als „Big Bang“), ging es in der ersten Einführungsphase (erstes Halbjahr 2015) darum einen reibungslosen Firmenbetrieb zu gewährleisten. Die größte Herausforderung war das Abschalten des alten zentralen Zeiterfassungssystems für alle Mitarbeiter inkl. aller darauf aufbauenden Auswertungen und Statistiken für unsere Finanz- und Controlling-Abteilung. Durch Anpassungen und Erstellung aller erforderlichen Statistiken und Auswertungen ist diese erste Einführungsphase erfolgreich verlaufen.

In der zweiten Einführungsphase ging es hauptsächlich darum den Projektbaum mehr und mehr zu optimieren und detaillierter zu gestalten. Diese zweite Einführungsphase dauerte bis Ende 2015. Das Optimieren des Projektbaums ist für uns ein stetiger Prozess, der wohl nie abgeschlossen sein wird. Inzwischen verwalten wir im BCS-Projektbaum über 200 aktuelle Projekte, gegliedert über fünf Projektebenen und strukturiert über Gruppen, Projekte und Unterprojekte sowie über Betriebstätigkeiten.

Bedingt durch eine interne Reorganisierung wurde im Frühjahr 2016 der BCS-Projektbaum noch einmal komplett umgebaut. Bei diesen Umbaumaßnahmen profitierten wir sehr von der Vererbungsfunktionalität und Flexibilität von BCS. Auch diese Aktivitäten konnten erfolgreich abgeschlossen werden.

In allen Einführungsphasen bildete der Projektron-Support einen sehr zuverlässigen und wichtigen Rückhalt für uns.

Ausblick

Inzwischen haben wir BCS seit genau anderthalb Jahren im Einsatz und die Erfahrungen sind durchwegs sehr positiv.

BCS wird intensiv genutzt und aktuell sind alle unsere Projektmanager angewiesen in BCS die einzelnen Projekte noch genauer und detaillierter zu planen und zu strukturieren, damit unsere Multiprojekt-Ressourcenplanung und –auslastung durch BCS verbessert werden kann. Diese Bestrebungen haben jedoch weniger mit BCS zu tun als das Optimieren unserer internen Arbeitsweise.

Neben BCS haben wir mit Jira ein weiteres sehr wichtiges Software-Tool im Einsatz, mit dem wir alle Neuanforderungen, Fehler und Änderungen in unseren Softwareprojekten managen. Für das zweite Halbjahr ist bei uns eine Pilotphase für die Synchronisation zwischen BCS und Jira angedacht. Außerdem planen wir den Einsatz des BCS-Rechnungsstellungmoduls (Faktura) für automatisierte Rechnungsstellung unserer in BCS verwalteten Projekte.

Fazit

Dank BCS ist es uns gelungen unsere diversen Software-Tools durch BCS zu ersetzen und unsere Arbeitsprozesse zu verschlanken und zu optimieren sowie einige Verwaltungsaufgaben zu digitalisieren. Dank guter Auswertungsmöglichkeiten in BCS sind wir in der Lage frühzeitig Risiken und Schieflagen zu erkennen und daraufhin Maßnahmen zu ergreifen, ebenso Transparenz der aktuellen Status der einzelnen Projekte zu erhalten. Somit ist BCS eines der wichtigsten Tools in unserem täglichen Projektgeschäft geworden.