Projektron BCS ist zentrale Datenplattform und Auskunftsquelle

Wegen unseres breiten Leistungsspektrums benötigten wir nie nur eine Projektmanagementsoftware, sondern eine Lösung, die daneben mindestens auch für unsere anderen Tätigkeitsbereiche die Planung, strukturierte Aufwandserfassung und Abrechnung integriert unterstützt. Dafür hatten wir seit Firmengründung eine Eigenentwicklung auf Access-Basis (als Client) in Verbindung mit einem MS SQL Server (als Datenbank) im Einsatz. Diese Anwendung war allerdings in ihrem Funktionsumfang sehr limitiert und fehleranfällig. So hatte sie z. B. für die Projektplanung und -auswertung nur sehr rudimentäre Möglichkeiten, die zudem kaum für Projektleiter und -mitarbeiter nutzbar waren, sondern eher auf Admin-Ebene.

Mit einer wachsenden Anzahl von Projekten und Projektbeteiligten – und mit einem gestiegenen methodischen Know-how aller Beteiligten – stiegen unsere Anforderungen im (Multi-)Projektmanagement und Projektcontrolling sowie bei der Abrechnung unserer Leistungen gegenüber unseren Kunden. Nicht zuletzt wurde es bei einer weiterwachsenden Anzahl von Mitarbeitern und Kundenaufträgen notwendig, ein Instrument für Ressourcenmonitoring und -planung zur Verfügung zu haben.

Parallel dazu wurde deutlich: Unser Altsystem war nicht revisionssicher, und störungsfreier Betrieb sowie notwendige Weiterentwicklungen konnten nicht gewährleistet werden, denn all diese Aufgaben lagen bei nur einem Mitarbeiter. Kurzum: Ende 2009 war die Schmerzgrenze erreicht – ein neues System musste her!

Wir führten eine Marktrecherche durch, bei der wir auf Projektron BCS aufmerksam wurden. 

Im Zuge der Systemauswahl wurden uns von Projektron rollenbezogene Schulungen sowie eine kostenfreie Testinstallation zur Verfügung gestellt, auf der wir mit Unterstützung die Umsetzbarkeit der Anforderungen aus dem von uns erstellten Anforderungskatalog überprüfen konnten.

Entscheidend im Auswahlprozess waren für uns Kriterien wie:

(5) Um auf das schon seinerzeit geplante Unternehmenswachstum mit einer Zunahme der User, der abzuwickelnden Projekte und Serviceleistungen und ihrer Abrechnung vorbereitet zu sein, war uns die Skalierbarkeit des neuen Systems sehr wichtig, eine Bedingung, die BCS sehr gut erfüllt.

(6) Last but not least war es aus Datenschutzsicht zwingend notwendig, dass die Ansichten unterschiedlicher Nutzergruppen auf Daten bedarfsgerecht eingerichtet und abgegrenzt werden konnten. Auch hierbei konnte das BCS mit seiner granularen, aber dennoch übersichtlichen Berechtigungsvergabe punkten.

Wir starteten nach einer mehrmonatigen Phase der Systemeinrichtung, Mitarbeiter-Vorbereitung und am Schluss einer Datenübernahme aus dem Altsystem Mitte 2011 den BCS-Einsatz. Wegen für uns absehbarer Probleme bei einem schrittweisen Umstieg auf das Neusystem innerhalb laufender Prozesse hatten wir uns für einen „Big Bang“ entschieden: Sofort ab Beginn stellten wir die Aufwandserfassung für alle Mitarbeiter auf das BCS um, alle Projekte, Abrechnungen, Urlaubsbeantragung/-genehmigung liefen ab diesem Zeitpunkt nur noch im neuen System.

Trotz einiger (erwarteter) Schwierigkeiten in der Anlaufphase mit z. B. der Notwendigkeit technischer Nachjustierungen oder Nachschulung einzelner Nutzergruppen hat sich diese Entscheidung letztlich als richtig erwiesen.

(A) Projektplanung und -durchführung mit BCS

In Begleitung zur Nutzung der o. g. Basisfunktionen des BCS wurde für die Personalverantwortlichen nach und nach eine mehrstufige Ressourcenplanung aufgebaut:

Daneben spielt die grobe (auch personelle) „Vorplanung“ mittelfristig wahrscheinlicher Projekte eine wichtige Rolle. Sie erfolgt im Zusammenspiel unserer Vertriebsmitarbeiter mit den vorgesehenen Projektleitern. Diese „Forecast-Projekte“ werden im Lauf der Zeit immer weiter verfeinert, bis sie ggf. in Angebote münden und im guten Fall zur Beauftragung und Durchführung kommen. Die Mitarbeiter dieser möglichen Projekte werden (ggf. als Platzhalter) mitgeplant. Dieses Verfahren dient der proaktiven Vermeidung von personellen Engpässen und einer permanenten Aktualisierung der Grundlagen für die rechtzeitige Personaldisposition bzw. -beschaffung. 

Im Zuge der Einrichtung des BCS für die neue Aufgabe der Angebotsstellung haben wir die Prozesse von der Projektplanung bis zur Beauftragung neu definiert und sind seit Dezember 2020 damit „produktiv“.

Dieser Schritt war ein wirklicher Durchbruch, weil wir dadurch gleich mehrere Schiefstände beheben konnten: 

(1) Wir verfahren jetzt strikt nach dem Prinzip „kein Angebot ohne Vorplanung“ im BCS. Dies Prinzip muss eingehalten werden, da Angebote nur aus vorgeplanten Projekten erstellt werden dürfen und können. Daher gibt es heute keine manuelle Nacherfassung von Projekten nach Auftragseingang mehr, die zusätzlichen Aufwände dafür und die Fehler dabei werden vermieden.

(2) Die Vertriebsmitarbeiter können die ihnen immer schon zugedachte kaufmännische Angebotsverantwortung nun endlich wahrnehmen, denn sie sind es, die die „Preise machen“, die Angebote versenden, Bestellungen annehmen, prüfen und im BCS beauftragt setzen. So sind sie immer informiert über Angebote an Kunden und deren Status, nichts läuft an ihnen vorbei.

(3) Alle Angebote an Kunden entsprechen nun unseren vorgegebenen Firmenstandards, aufgrund von automatischer Formatierung und Zusteuerung von (auch kundenspezifischen) Standardtexten im verwendeten BCS-Angebotsbericht.

(4) Bei Beauftragung werden die von den Vertriebsverantwortlichen geprüften Positionen vom System (und nicht wie zuvor manuell) mit einem Bestellwert versehen, so dass eine sehr verlässliche Grundlage für die spätere Abrechnung geschaffen wird. Ebenso herrscht dadurch im Vertriebsteam eine zuvor nie dagewesene Transparenz über Bestellstände, -historie, Angebotsversionen etc. 

(5) Last but not least: Die vorher bestehende Planungslücke für den Personalressourcen-Einsatz bei in Kürze anstehenden (da schon angebotenen) Projekten wird geschlossen, denn bei der Vorplanung für die Angebotserstellung werden auch bereits die Umsetzungszeiträume sowie die eingesetzten Mitarbeiter (mindestens deren Platzhalter) mitgeplant. 

Zwar bedarf es immer noch und immer wieder der Einübung der Prozessschritte, ständiger Nachschulung der natürlicherweise immer einmal wieder wechselnden Beteiligten - und eines ständigen Monitorings insbesondere der Terminpflege in geplanten und laufenden Projekten, aber wir sind damit auf einem sehr guten und definitiv richtigen Weg.

Für die Rechnungsstellung mit BCS haben wir aufgrund individueller Anforderungen seit Beginn viele Anpassungen und Erweiterungen im System mit Unterstützung von Projektron umgesetzt, die z. T. auch in den BCS-Standard aufgenommen wurden.

Da wir für unsere Supportleistungen außerhalb von Projekten ein strikt nach ITIL organisiertes IT-Servicemanagement betreiben, nutzen wir seit vielen Jahren ein externes Ticket-System, in dem die kundenindividuellen, auf Verträgen basierenden Servicelevel-Vereinbarungen abgebildet und die vorgeschriebenen Prozesse nach ITIL-Regeln geroutet werden. Die über das externe Ticketsystem beauftragten Leistungen werden ebenfalls mit Projektron BCS abgerechnet.

Dieses Ticket-System wurde von der Projektron GmbH so an Projektron BCS angebunden, dass die notwendigen Informationen aus der Ticketbestellung in engem zeitlichen Takt importiert werden und dort für die Aufwandserfassung zur Verfügung stehen. 
Damit unsere Mitarbeiter ihre ticketbezogene Aufwandserfassung besonders einfach erledigen können, wurde im BCS eine spezielle neue Buchungsmaske erstellt, in der aufgrund einer hinterlegten Logik anhand der eingegebenen Ticketnummer selbstständig die zu buchende Aufgabe ermittelt wird. Ein aufwändiges Suchen der Buchungsaufgaben durch den Mitarbeiter entfällt dadurch.

Ergänzend zu den von Mitarbeitern erfassten Aufwandsstunden und Sachleistungen wie Lizenzen, Softwareprodukten, Hardware müssen auch die in Rechenzentren der items von Kunden genutzten Ressourcen (z. B. Speicherplatz, Datenbanken, User-Accounts, etc.) mit BCS fakturiert werden. Die Informationen über solche gemessenen Werte werden über eine Schnittstelle automatisch ins BCS geladen und dort bei der Rechnungsstellung berücksichtigt.

Die Abrechnung dieser Projekte lässt sich über BCS zentral und übersichtlich mit geringem Aufwand umsetzen. Zudem bietet BCS eine Vielzahl an Möglichkeiten zur Abrechnung weiterer Leistungen aus Serviceverträgen (einmalig, zyklisch wiederkehrend, generell terminiert), die außerhalb von Projekten für Kunden erbracht werden.

Die im BCS fakturierten Leistungen werden im Anschluss über eine Schnittstelle ins SAP übergeben und finden dort als wesentlicher Bestandteil der Umsatzseite Eingang in eine organisationsbasierte Profitcenterrechnung sowie eine Kostenträgerrechnung.

Die vielfältigen weiteren Funktionen des Systems schöpfen wir auch nach den vielen Jahren noch nicht aus und entdecken, auch initiiert durch die Teilnahme an Projektron-Schulungen, Release-Vorstellungen, Anwenderkonferenzen, laufend potenzielle Optimierungen oder neue Einsatzfelder. Die im BCS angebotenen Hilfsmittel bei der Projektdurchführung beispielsweise nutzen wir bislang wenig und werden dies künftig ausbauen. Auch hinsichtlich der Personal- und Einsatzplanung geht noch mehr. Wir bleiben am Ball!

Ein bei uns noch weitgehend ungehobener Schatz an Möglichkeiten liegt in der Nutzung des BCS BPMN-Moduls für die Automatisierung von Workflows, einem Thema, mit dem wir uns zukünftig stärker befassen werden.