Das Ding kann alles
Anwenderbericht von it.x Informationssysteme
it.x entwickelt und realisiert Internetlösungen und Software. Als IT-Full-Service-Provider sind die Schwerpunkte des Portfolios webbasierte Projekte im Bereich Marketing Management Lösungen, individuelle Applikationsentwicklung, Apps und Prozessberatung. Für unsere Kunden realisieren wir Projekte in allen Branchen und unterschiedlichsten Projektsegmenten von Content-Management, Media-Asset-Management, Produktinformationsmanagement und Apps. Projektron BCS hilft it.x seit 2008, Ressourcen optimal in Projekten einzusetzen, Aufträge zu managen und abzurechnen.
it.x: Dienstleister & Berater
Seit 1995 sind wir ein inhabergeführtes IT-Unternehmen. Waren am Anfang Software Produkte im Bereich Dokumenten Management und Customer Care im Fokus, sind es seit 2003 Internettechnologien. So waren wir eines der ersten Unternehmen in Deutschland mit PIM-Applikationen für Konfiguratorsysteme und vielschichtige Internetportale.
Heute arbeiten wir am Standort Konstanz für Unternehmen und Organisationen auf der gesamten Welt. Wir verstehen uns als IT Full- Service Provider. Denn neben der Beratung und Implementierung sind auch ein kontinuierlicher Anwendersupport und der Betrieb von Systemen ein wichtiger Teil unserer Dienstleistungen.
Mit unserem Claim Smart Digital Solutions, stehen wir für Services die den dynamischen Anforderungen unserer Kunden gerecht werden: Jeden Tag beschäftigen wir uns damit mehr Technologievielfalt zu ermöglichen, dabei die Komplexität zu reduzieren und für IT und Marketing bei strategischen Entscheidungen und operativen Umsetzungen verlässlicher Partner zu sein. Dies können wir nur, weil wir offen sind für Neuerungen und alle Mitarbeiter mit ihren ganz persönlichen Fähigkeiten digital leben und arbeiten.
Warum ein externes Projektmanagement-Tool?
Im Jahr 2007 war it.x auf 19 Mitarbeiter angewachsen. Von Konstanz aus bearbeiten wir jährlich eine Vielzahl von Neuprojekten und Wartungsprojekten, mit Laufzeiten von drei Monaten bis zwei oder mehr Jahren. Ursprünglich gab es bei it.x einmal pro Woche eine Sitzung, in der wir uns gegenseitig auf der Basis von Excel über den Stand der Projekte und Ressourcen informierten.
Doch je komplexer und zahlreicher unsere Projekte wurden, desto mehr stieß unser Verfahren an seine Grenzen. Zum Schluss spürten wir einen regelrechten Leidensdruck. Also machten wir uns auf die Suche nach einer externen Projektmanagement-Software.
Unsere Vorstellungen, was die Software können sollte, waren klar: Sie sollte den gesamten Projektverlauf abbilden, vom Auftrag bis zur Abrechnung. Sie sollte die Ressourcen abbilden und sich selbst administrieren. Außerdem war uns wichtig, dass alle am Projekt Beteiligten jederzeit verstehen sollten, was gerade passiert.
Warum it.x sich für Projektron BCS entschied
Zunächst suchten wir einfach im Internet des Jahres 2007. Unser erster Favorit war nicht BCS, sondern der Team Foundation Server von Microsoft. Doch bei näherem Hinsehen wurde uns schnell klar: Der ist zwar gut, aber für unsere Ansprüche viel zu groß und aufwendig. Auf Projektron BCS wurden wir auf der Münchner Messe Systems aufmerksam. Wir sahen den Projektron-Stand. Als uns dann BCS vorgestellt wurde, dachten wir spontan: „Das Ding kann einfach alles!“
Mindestens 80 Prozent unserer Bedürfnisse konnten wir abdecken, ohne dass irgendwelche Funktionserweiterungen notwendig waren. Von da an war es nur noch ein kurzer Weg, bis wir BCS bei it.x zum Januar 2008 installieren ließen. Auch heute verfolgen wir bei der Nutzung von BCS den Best-Practice-Ansatz und verzichten weitgehend auf Sonderprogrammierungen.
Projektron BCS im täglichen Einsatz für it.x
Täglich setzen Projektron BCS vor allem unsere Entwickler ein, die direkt auf Tickets buchen. Unser Support arbeitet die Tickets mit Hilfe von Ticketstatus und je nach Aufwand ab. Ticketbenachrichtigungen helfen oft, selbst Kleinstanforderungen effizient abzuarbeiten. Hier unterscheiden wir Festpreistickets und Erweiterungstickets, die über konfigurierte Ticketeigenschaften detailliert beschrieben werden.
Die Features, die wir am meisten nutzen, sind die Ticketverwaltung, die Ressourcenauslastung und die Auswertung von Kosten und Zeitverbrauch. Besonders zufrieden sind wir bei it.x mit den Auswirkungen auf den Workflow – die Arbeitsabläufe sind einfach geregelter geworden.
Das konnten wir auch durch die CRM-Funktionen in BCS optimieren. Hier hat Projektron BCS eine .NET basierte Client-Server Lösung ersetzt. Mit dem integrierten Akquise- und Angebotsmanagement verwalten wir unsere Akquisekontakte, koordinieren alle unsere Auftragsanfragen und Beauftragungen mit den für uns wichtigen Kennzahlen und können so effizient und flott in die Umsetzung gehen.
Bis hin zur Abrechnung unterstützt uns Projektron BCS. Der Abrechnungsplan ist nach unseren Vorgaben konfiguriert und für uns mit Anzeige von Zahlungsdatum, Rechnungsbeträgen, verknüpften Verträgen und Tickets sowie dem Status der jeweiligen Rechnungsstellung eine unserer wichtigsten Ansichten im Controlling.
Die komfortablen Funktionen zur Rechnungsstellung haben sich bewährt. Hier erleichtern uns Artikel, Rechnungsvorlagen und für wiederkehrende Leistungen die mit Wiederholung angelegten Hosting- und Wartungsverträge die Arbeit. Unser Geheimtipp: Der Rechnungsgenerator und die Projektrechnungsvorlage. Vorgänge bleiben nachvollziehbar und alle fakturierbaren Leistungen werden berücksichtigt.
Eine Besonderheit bei it.x ist: es gibt viele teilagile Projekte, bei denen insbesondere Nachträge und Sachkosten für die vollständige Abrechnung berücksichtigt werden müssen. Hier unterstützt Projektron BCS finanzielle Abläufe und hilft besonders in unserem Nachtragsmanagement. Das alles führt zusätzlich zu strukturierter Arbeitsverteilung. Durch zugewiesene Rollen ist jedem die eigene Zuständigkeit bewusst. Es waren keine Anpassungen nötig, um uns hier optimal abzuholen. Alles ließ sich durch Konfigurationen für uns passend einstellen.
Auch beim Support durch Projektron läuft alles wie gewünscht. Wenn wir Projektron um Unterstützung bitten, kommt die sehr schnell. Einige Anregungen für Funktionserweiterungen wurden ebenfalls realisiert, so dass sich unsere positive Einschätzung von BCS durch den Alltagsbetrieb sogar noch weiter verstärkt hat. Mit Spannung erwarten wir immer neue, tolle Funktionen bei den jeweils vier BCS-Releases pro Jahr.
