System passt sich dem Unternehmen an
Anwenderbericht von KCW
KCW ist spezialisiert auf Beratungsleistungen in Sachen öffentlicher Verkehr. Beim Einstieg in Projektron BCS legte KCW großen Wert darauf, dass sich das System den Abläufen im Unternehmen anpasste – und nicht umgekehrt.
KCW ist eine der führenden Strategie- und Managementberatungen im Bereich des straßen- und schienengebundenen öffentlichen Verkehrs in Deutschland.
Wir sind unabhängig und beraten ausschließlich die öffentliche Hand. Zu unseren Kunden zählen insbesondere Kommunen, Verkehrsverbünde und Ministerien in Deutschland und Europa. Diese unterstützen wir dabei, den Umweltverbund zu stärken und die Verkehrswende voranzutreiben. Dabei ist unser Ansatz interdisziplinär und umfasst alle organisatorischen, planerischen, finanziellen und rechtlichen Aspekte.
Wir arbeiten in Deutschland, aber auch in vielen anderen europäischen Ländern. Wir unterstützen unsere Kunden strategisch und operativ. Beispielsweise sind wir aktiv bei Vergabeverfahren, entwickeln zukunftsfähige Modelle für die Steuerung des öffentlichen Verkehrs oder erstellen Tarif- und Finanzierungskonzepte für Fahrzeuge und öffentliche Infrastruktur.
Komplexe Anforderungen an Projektron BCS
KCW ist seit 2003, dem offiziellen Gründungsjahr, stark gewachsen. Derzeit sind 74 Mitarbeitende für uns tätig. Darüber hinaus haben wir ein aktives Netzwerk, mit dem wir die Komplexität und Vielfalt der Projekte in der ganzen Beratungsbandbreite abdecken können. Unsere Beratungsaufträge unterscheiden sich stark: Neben kurzfristig anfallenden Aufträgen haben wir Projektlaufzeiten von einem Jahr und mehr. Die Teams werden je nach Auftrag gebildet, Vor-Ort-Termine und Bürozeiten wechseln sich ab.
Das bedeutet besondere Herausforderungen für unsere Projektplanung sowie das Erfassen von Arbeitszeiten und Aufwänden. Eine Projektmanagement-Software muss in der Lage sein, dem Rechnung zu tragen, um uns bei unserer Arbeit helfen zu können. Projektron BCS schien das leisten zu können.
Deshalb haben wir uns 2007 für den Einsatz entschieden. Angesichts der Fülle der Möglichkeiten, die BCS bietet, haben wir das System schrittweise in unsere Abläufe integriert. Dabei haben wir mit der Zeiterfassung und der grundlegenden Abbildung der Projekte im System angefangen, um das Arbeiten übersichtlicher zu gestalten.
Außerdem haben wir BCS an unsere bestehenden Abläufe anpassen lassen, um unseren Mitarbeitenden den Einstieg zu erleichtern. Ein weiterer wichtiger Aspekt für uns war die Einarbeitung: Ein halber Tag Erklärung in Kleingruppen plus späterer Hilfe bei Problemen hat sich dabei in der Regel als ausreichend erwiesen.
Projektron BCS macht Arbeit effizienter
Inzwischen arbeiten wir seit fünfzehn Jahren mit Projektron BCS und haben unsere Entscheidung nicht bereut. Das System nutzen wir mittlerweile für viele weitere Arbeitsabläufe, unter anderem für unser Projektcontrolling, für die Dokumentation unserer Aufwände gegenüber den Kunden, unsere Zeiterfassung und die monatlichen Buchungsabschlüsse, für die Verwaltung von Urlaubstagen und Überstunden unserer Mitarbeitenden sowie für unser Kontaktmanagement. Auch das Ticketsystem wollen wir 2023 in Angriff nehmen.
An Projektron BCS schätzen wir sehr, dass die Software unsere Arbeit in vielen Bereichen effizienter gemacht hat. Zum Beispiel dadurch, dass die Projektdaten in BCS zentral verwaltet und nicht mehr parallel an mehreren Orten gesammelt werden. Dadurch sind alle Projektbeteiligten automatisch auf dem gleichen Informationsstand, Projekte lassen sich nach Abschluss mit geringerem Aufwand auswerten.
Das flexible Rechte-Management sorgt dabei dafür, dass Änderungen nur von denjenigen vorgenommen werden können, die für den entsprechenden Bereich verantwortlich sind.
Die Kommunikation mit dem Support der Projektron GmbH verläuft dank des Ticket-Systems des Unternehmens sehr effizient und unkompliziert. Außerdem hat uns gefallen, dass Projektron flexibel agiert: Anpassungen, die wir angeregt haben, steht Projektron offen gegenüber und setzt sie meist schnell um.
Fazit
KCW wächst und unsere Beratungsgebiete verändern und erweitern sich ständig. Wir sind überzeugt, dass Projektron BCS auch in Zukunft in der Lage sein wird, sich kommenden Herausforderungen anzupassen. Genau wie KCW.
