BCS – Gute Usability und Anpassbarkeit
Anwenderbericht von Kendrion Automotive
Projektron BCS ist bei Kendrion Automotive an fast allen Standorten im täglichen Einsatz. Kendrion Automotive macht ca. 50% des Umsatzes und der Mitarbeiter von Kendrion N.V. aus. Wir entwickeln und produzieren Software, Hardware und Mechanik nach Automotive Standards und Normen wie IATF oder Automotive SPICE. Neben den Standardansichten in Projektron BCS wurden einige Ansichten auf unseren Wunsch hin erstellt. Gut gefällt uns, dass Konfigurationen bis zu einem gewissen Grad von uns selbst vorgenommen werden können. Wurden die Projekte anfangs ausschließlich vom Projektleiter verwaltet, sind heute mehrere Personen an der Planung und Anpassung der Teilprojekte beteiligt.
Kendrion – Pionier und Innovator
Kendrion entwickelt, fertigt und liefert intelligente Aktuatoren, die dazu beitragen, den globalen Vorstoß in Richtung Elektrifizierung und nachhaltige Energie voranzutreiben. Heute sind unsere kompakten und vernetzten Aktuatoren in der Windkraft, in Robotern, in der Fabrikautomation, in Elektrofahrzeugen, in der Energieverteilung und in industriellen Heizprozessen zu finden, wo sie unsere OEM-Kunden auf der ganzen Welt beim Übergang zu sicheren und sauberen Energieformen unterstützen.
Als Technologiepionier und Innovator, der auf über 100-jähriger Erfahrung aufbaut, treibt uns der Wunsch an, kreative Lösungen für die technischen Herausforderungen von morgen zu finden. Wir übernehmen umfassende Verantwortung für die Art und Weise, wie wir Beschaffung, Herstellung und Geschäftsabwicklung durchführen. Nachhaltiges Wirtschaften ist in unseren Prozessen integriert und in unserer Kultur verankert. Mit Wurzeln in Deutschland, Hauptsitz in den Niederlanden und Notierung an der Amsterdamer Börse erstreckt sich unsere Präsenz über Europa bis nach Amerika und Asien.
Engere Zusammenarbeit durch einheitliche Projektmanagement-Software
Im Zuge der Produktentwicklung mit unseren OEM und Tier-1-Kunden in der Automobilindustrie, ist eine Projektmanagementsoftware zur Steuerung der Projekte, auch im Hinblick auf die Einhaltung von Normen und Standards wie IATF oder Automotive SPICE, unumgänglich. Speziell die gewachsenen Anforderungen in der Softwareentwicklung und die damit verbundenen Reifegradabsicherungen machen ein anforderungsgerechtes Tool für das Projektmanagement unerlässlich.
Kendrion Automotive hatte vor der Nutzung von Projektron BCS unterschiedliche Projektmanagementsoftwarelösungen im Einsatz, was insbesondere auch durch den Zukauf mehrerer Standorte bedingt wurde. Diese wurden passend für den jeweiligen Produktbereich ausgewählt (Software/Hardware und mechanische Produkte).
Im Zuge einer engeren Zusammenarbeit der zuvor eigenständig arbeitenden Entwicklungsstandorte, entstand die Notwendigkeit eine einheitliche Projektmanagementsoftware einzusetzen. Diese Projektmanagementsoftware sollte die unterschiedlichen Anforderungen der verschiedenen Kendrion Automotive-Produkte abbilden.
Implementierung von Projektron BCS
Im Zuge des Auswahlprozesse bei Kendrion wurden acht Projektmanagementsoftware-Anbieter in einem Auswahlprozess verglichen. Basierend auf den Anforderungen aus den unterschiedlichen Produktbereichen Software, Hardware und der Mechanik wurde im ersten Schritt eine Short-List erstellt, in welcher sich Projektron BCS gegen die Wettbewerber durchgesetzt hat und bei Kendrion Automotive implementiert wurde.
Projektron BCS hat uns dabei vor allem durch die gute Usability und die einfache Anpassbarkeit überzeugt. Auch die Möglichkeiten der einfachen Stundenbuchung der Mitarbeiter auf die einzelnen Projekte und Aufgaben waren eine wichtige Anforderung für uns, um eine verlässliche Basis für ein gutes Projektcontrolling zu schaffen. Die aussagekräftigen Übersichten für Mitarbeiter, Projekte und auch das Muti-Project-Cockpit waren für uns ein weiteres Argument für den Einsatz von Projektron BCS.
Größere Lücken haben wir in der Erfüllung der Anforderungen für die Softwareentwicklung in der Automobilbranche vorgefunden. Das Dokumentenmanagement sowie die Möglichkeiten zum „Baselinen“ von Projektinhalten konnten im Projektron BCS-Standard nicht abgebildet werden. Gemeinsam mit Projektron konnten diese Themen in Workshops zur Vorbereitung der Einführung von Projektron BCS bei Kendrion Automotive diskutiert und Lösungswege erarbeitet werden.
Für die Einführung wurden mehrere Workshops mit den Verantwortlichen aus den unterschiedlichen Produktbereichen und den Ansprechpartnern von Projektron durchgeführt. In den Workshops wurde die Umsetzung unserer Anforderungen diskutiert und notwendige Anpassungen im Tool realisiert. Bei der Einführung stand der Bereich „Projekte“ mit der Projektplanung und Erfassung benötigter Stunden im Fokus.
Ziel war es, das Tool zunächst weltweit im Projektmanagement zu etablieren, eine verlässliche Rückmeldung der Stunden zu erreichen, um im zweiten Schritt die im Projektmanagement oft als Königsdisziplin bezeichnete Ressourcenplanung toolbasiert umzusetzen.
Täglich und überall im Einsatz – Projektron BCS
Mittlerweile hat sich Projektron BCS bei Kendrion Automotive gut etabliert und ist an nahezu allen Standorten täglich im Einsatz. Neben den bereits genannten Themen Projektplanung und Ressourcenmanagement wird das Tool für regelmäßiges Projekt-Reporting (Einzel- und Multiprojekt-Reporting), Überwachung von Projektbudgets und für das Änderungsmanagement genutzt. Die Rückmeldung von Stunden im Tages- oder Wochenbuchen gehören für unsere Kollegen inzwischen zur Routine.
Neben den standardmäßig verfügbaren Ansichten wurden einige Ansichten auf unseren Wunsch hin erstellt. Gut gefällt uns dabei, dass Konfigurationen bis zu einem gewissen Grad selbständig von uns durchgeführt werden können.
Um kommerziell den Gesamtüberblick behalten zu können, wurde eine Schnittstelle zu unserem ERP-System geschaffen. Darüber werden einerseits neu generierte Projektnummern automatisch von BCS an das ERP-System übermittelt und andererseits erstellte Bestellungen und gebuchte Rechnungen in BCS importiert. Das ermöglicht uns neben der Auswertung und Überwachung von Stunden auch das Tracking von Investitionen und sonstigen Projektkosten.
Für das Änderungsmanagement haben wir mit Hilfe des Ticketsystems einen Workflow definiert, der verschiedene Prozessschritte von der Änderungsanalyse über die Entscheidung bis hin zur Umsetzung der Änderung abdeckt. Die Funktionalitäten des Ticketsystems sind sehr hilfreich, um einen reibungslosen und vollständigen Prozessablauf zu gewährleisten.
Gerne nutzen wir auch die Funktionalitäten der Offenen Punkte für das Erfassen und Nachhalten wichtiger kleinerer Themen im Projekt. Die erstellten Offenen Punkte werden gerne per Mail versendet, so dass die verantwortlichen Personen einen Reminder in ihr E-Mail-Postfach bekommen. Ganz neu konfiguriert haben wir uns dafür einen neuen „Senden-Button“ mit der Funktion, neben der Bezeichnung des Offenen Punkts auch den letzten Kommentar per E-Mail zu versenden.
Dokumentationen von Meetings oder Absprachen werden in der Regel im Verlaufsprotokoll festgehalten.
Aktuell arbeiten wir an einer stärkeren Nutzung des Chancen- und Risikomanagements, um projektrelevante Daten noch stärker gebündelt an einem Ort verfügbar zu haben. Die Risikocharts sind bereits fester Bestandteil unserer Gate-Präsentationen.
Darüber hinaus beschäftigen wir uns gerade sehr intensiv mit der Einführung des Arbeitsbereichs „Produkte“, um den agilen Ansatz in unseren Entwicklungsprojekten bestmöglich zu unterstützen. In diesem Zusammenhang wird auch die Einführung neuer Ticketarten im Tool diskutiert. Wie oben erwähnt, ist das Ticketsystem aktuell für das Änderungsmanagement im Einsatz und wurde in diesem Zusammenhang für unsere Bedürfnisse angepasst.
Fazit und Ausblick
Obwohl sich das Tool inzwischen über einige Jahren im Unternehmen etabliert hat, haben wir aktuell durch die Veränderungen in der Automobilbranche und den damit verbundenen Umgestaltungen in der eigenen Prozesswelt auch einen erhöhten Bedarf an Anpassungen in Projektron BCS, was auch einen erhöhten Schulungsbedarf mit sich bringt.
Während Projekte anfangs ausschließlich durch den Projektmanager verwaltet wurden, sind heute mehrere Personen daran beteiligt, Teilprojekte selbständig zu planen und anzupassen. Dies erfordert eine Überarbeitung des Rechtekonzepts sowie Trainingsangebote für involvierte Personen. Auch eine umfassende Dokumentation ist wichtiger denn je, um eine bestmögliche Abstimmung zwischen den Teams zu gewährleisten.
In diesem Zusammenhang wünschen wir uns, dass gerade im Bereich „Produkte“ weiter an einer intuitiven und übersichtlichen Oberfläche gearbeitet wird, um die Zusammenarbeit agiler Teams bestmöglich gestalten zu können.
