Übersicht schafft Planungssicherheit
Anwenderbericht des Klinikums Nürnberg
Das Klinikum Nürnberg versorgt mit rund 7.000 Mitarbeitern und ca. 2.200 Betten an zwei Standorten im Norden und im Süden Nürnbergs ca. 100.000 stationäre und 170.000 ambulante Patienten pro Jahr. Seit 2006 gehören auch die drei Krankenhäuser Nürnberger Land zum Klinikum Nürnberg. Weitere Töchter sind in der Zwischenzeit hinzugekommen. Ein großes Haus wie das Klinikum Nürnberg geht viele Vertragsbeziehungen — auch zwischen den Töchtern — ein. Um hier den Überblick zu behalten, nutzen wir das Vertragsmanagementmodul von Projektron BCS.
Bei dieser Größe liegt es auf der Hand, dass sehr viele, auch komplexe Vertragsbeziehungen bestehen und verwaltet werden müssen. Zum Beispiel mit Lieferanten und Tochterunternehmen, aber auch Kooperationsverträge mit Praxen, anderen Kliniken und Forschungseinrichtungen. Um hier den Überblick zu behalten, machte sich die Rechtsabteilung auf die Suche nach einer Software zur Verwaltung von Verträgen.
Auswahl der Software Projektron BCS
Eine Empfehlung der Städt. Klinikum München GmbH, die das Vertragsmanagement von Projektron BCS schon seit dem Jahr 2006 einsetzt, sowie eine anschließende Präsentation bei uns im Haus durch Projektron überzeugte sowohl die Rechtsabteilung als auch die Abteilung für Informationsverarbeitung von den Vertragsmanagementfunktionen von Projektron BCS. Insbesondere die Flexibilität und leichte Anpassbarkeit beeindruckte uns. Das Einholen von Alternativangeboten machte schnell klar, dass es auch wirtschaftlich keine bessere Wahl gab.
Einsatz der Software Projektron BCS
Im Jahr 2009 begann die Abteilung für Informationsverarbeitung dann mit der (Nach-)Erfassung der von ihr verwalteten Wartungs- und Pflegeverträge. Von der Verwaltung der Verträge in Projektron BCS versprachen wir uns nicht nur eine bessere Übersicht und damit verbunden eine leichtere Bearbeitung der eingehenden Rechnungen, sondern auch das Planungsbudget für das Folgejahr auf Knopfdruck zu erhalten.
Ende 2009 waren alle Verträge mit laufenden Kosten in Projektron BCS abgelegt und auf dem aktuellen Stand, seit 2014 gilt dies für alle IT-Verträge (Hardware, Software, Dienstleistungen). Der komplexe Bericht, der das Planungsbudget auf Basis der hinterlegten Vertragsmodalitäten ermittelt, steht seitdem ausführlich getestet zur Verfügung und wurde für die Budget-Ermittlung 2011 erstmalig eingesetzt. Weiterhin gibt es einen Bericht zur Ermittlung der finanziellen Verpflichtungen, die aus den Verträgen entstehen.
Inzwischen verwalten mehrere Abteilungen sowie die Krankenhäuser Nürnberger Land ihre Verträge mit Projektron BCS. Dabei kommt es vor, dass mehrere Abteilungen und Töchter an einem Vertrag beteiligt sind. Um den Überblick zu behalten, wer die Kosten trägt, wer den Vertrag verhandelt und verwaltet — die IT-Abteilung verwaltet die IT-Verträge für alle Töchter — und wer ihn nur nutzt, wurden neue Typen für interne Abteilungen angelegt.
Die automatischen Hinweise auf nötige Verlängerungen oder Kündigungstermine sowie die schnelle Verfügbarkeit der Vertragsmodalitäten, des eingescannten Vertragstexts, aber auch der Kontaktdaten der internen und externen Ansprechpartner hat zu einer wesentlichen Vereinfachung der Arbeit rund um die Verträge und der damit betreuten DV-Hardware und Software geführt. Die Budget-Planung für die aus Verträgen entstehenden Kosten ist innerhalb von zwei Tagen nachvollziehbar fertiggestellt.
Ausblick
Inzwischen wird auch das Projektmanagement von Projektron BCS genutzt. Die IT-Abteilung nutzt z.B. Tickets zur Abwicklung der abteilungsinternen Beauftragungen von der Budget-Bereitstellung bis zur vollständigen Rechnungs- Begleichung. In einem Piloten wird ein Verfahren entwickelt, geförderte Projekte gemäß den Richtlinien der Förderbehörde komplett digital zu verwalten und zu dokumentieren. Dabei gibt es zwei Herausforderungen zu meistern: Die Kopplung mit der SAP-Finanzbuchhaltung und ein einheitliche Verzeichnis-Struktur in den Dateiablagen von Tickets, Aufgaben und Verträgen.
