BCS ist unser ERP-System
Anwenderbericht der Mercoline GmbH
Längst ist Projektron BCS für uns DAS zentrale Tool, über das wir fast alle Prozesse unseres Unternehmens abbilden. Wir profitierten schnell von der Entscheidung, die Menge unterschiedlicher Tools und damit auch diverser Schnittstellen zu reduzieren und haben schließlich beschlossen, dass BCS unser ERP-System sein sollte.
SAP- und EDI-Experten – Seit über 25 Jahren
Mercoline ist führender Anbieter von passgenauen IT-Lösungen und Services für SAP und EDI. Zugleich gehören wir zur DATAGROUP und arbeiten daher gemeinsam mit rund 3.500 Kolleg:innen mit unterschiedlichsten Skills vernetzt in verschiedensten Projekten. Mercoline bietet voll integrierbare Add-ons für die SAP-Business-Suite und SAP S/4HANA in den Bereichen Außenhandel und Transportlogistik, so z. B. Anbindung von Transportdienstleistern, Frachtkostenmanagement, ATLAS-Zollabwicklung, Exportkontrolle, Sanktionslistenprüfung oder Präferenzabwicklung. Derzeit über 200 Unternehmen aller Branchen - vom Mittelstand bis zum Großunternehmen, ob in Deutschland, Europa oder den USA - vertrauen seit über 25 Jahren auf Mercolines Software und Services und schätzen deren überzeugendes Kosten-Nutzen-Verhältnis. Zu diesen Kunden zählen unter anderem die Pelikan AG, Griesson - de Beukelaer GmbH & Co. KG, die Berentzen-Gruppe AG, Melitta Haushaltsprodukte GmbH & Co KG, SKF Lubrication Systems Germany GmbH und Carl Kühne KG (GmbH & Co.).
Pro Jahr führen wir etwa 30 bis 40 Projekte durch. Das Projektvolumen variiert je nach Projekt zwischen wenigen tausend Euro und sechsstelligen Beträgen, die Laufzeit zwischen wenigen Wochen und mehreren Jahren.
BCS und Mercoline – eine gemeinsame Entwicklungsgeschichte
Bereits seit 2007 haben wir Projektron BCS an Bord. Wir waren zu diesem Zeitpunkt auf der Suche nach einer Software, um unser Projektmanagement zu professionalisieren. Wir entschieden uns aus einer anfangs großen Auswahl verschiedener Softwareprodukte für Projektron BCS. Ausschlaggebend war neben dem überzeugenden Preis-Leistungs-Modell die unmittelbare Nähe des Firmensitzes zu unserem in Berlin und der damit verbundene „direkte Draht“. Über die vielen Jahre haben wir auch dank dieser geografischen Nähe sukzessive einen engen Bezug zu Projektron aufbauen können, von dem beide Unternehmen bis heute profitieren.
Wir begannen unsere Nutzung mit einfacher Projektsteuerung. Der Nutzerkreis war zunächst auf wenige Personen mit Projektverantwortung beschränkt. Ein Meilenstein unserer Nutzungshistorie war die Einführung des Ticketsystems: Ab diesem Zeitpunkt arbeiteten fast alle Mitarbeitenden mit BCS und es gingen fast alle Prozesse ins System über. Zeiten konnten auf Tickets gebucht werden. Schnell haben wir auch begonnen, unsere Rechnungen inklusive gebuchter Stunden und weiterer abrechnungsrelevanter Informationen in BCS zu generieren und aus BCS heraus zu versenden.
So haben wir im Laufe der Jahre sukzessive sämtliche Module hinzugefügt, die BCS zu bieten hat, inklusive CRM, externem Supportportal für unsere Kunden und jüngst auch Spesenabrechnung und Bewerbermanagement. Bei der Entwicklung und weiteren funktionalen Ausgestaltung vieler Features, die BCS heute zu bieten hat, haben wir aktiv mitgewirkt oder unsere Anregungen einfließen lassen.
BCS als ERP-System im SAP-Beratungshaus
Längst ist BCS für uns das zentrale Tool, über das wir fast alle Prozesse unseres Unternehmens abbilden – ausgenommen der Personalabrechnung, die wir noch über ein externes System bewältigen. BCS hat bei uns unter anderem SAP Business One als Unternehmensverwaltungssoftware und OTRS als Ticketing-System abgelöst. Eine CRM-Software mussten wir dank BCS überhaupt gar nicht erst anschaffen. Wir profitierten schnell von der Entscheidung, die Menge unterschiedlicher Tools und damit auch diverser Schnittstellen zu reduzieren und haben schließlich beschlossen, dass BCS unser ERP-System sein sollte.
Wir wussten, dass wir all unsere Unternehmensprozesse in BCS abbilden können. Jeder unserer Mitarbeitenden nutzt ab dem ersten Arbeitstag täglich BCS, unser gesamter Kundensupport beruht auf dem Ticketsystem in BCS. Für die interne Arbeitsorganisation ist neben dem Ticketsystem die Einsatz- und Ressourcenplanung unverzichtbar geworden.
Treiber der Automatisierung: unsere BPMN-Nutzung
Seit 2020 war es uns ein Anliegen, die Entwicklung des BPMN-Moduls eng zu verfolgen und die Integration in BCS zu fördern. Wir wollten unsere selbst geschriebene Workflow-Engine für Anträge, Formularwesen, Berechtigungsanträge und andere Anwendungsfälle in BCS überführen. Sobald in BCS die grafische Oberfläche zur Verfügung stand, begannen wir, die BPMN-Funktionen aktiv zu nutzen. Angesichts der beginnenden Corona-Pandemie, als mobiles Arbeiten für unser Team zur Notwendigkeit wurde, haben uns diese Funktionalitäten sehr geholfen, unsere Abläufe und Prozesse zu digitalisieren. Sehr schnell gelang es uns so, unseren Rechnungsworkflow und Freigabeprozesse in BCS digital abzubilden. Papierrechnungen, die im Büro ankamen, konnten so digitalisiert und verschiedenen Kostenstellenverantwortlichen zur Prüfung und Freigabe vorgelegt werden, ohne dass sie vor Ort sein mussten.
Legen wir einen neuen Geschäftspartner, einen neuen Kundenkontakt oder einen Kundenauftrag in BCS an, werden durch BPMN-Prozesse sämtliche erforderlichen Folgeaktivitäten und Logiken initiiert, die Tickets, Workflows, Checklisten und Benachrichtigungen erstellen.
Da wir vor allem im Bereich der Produktentwicklung sehr intensiv mit Klassifikatoren arbeiten, war es uns sehr wichtig, Klassifikatoren auch im Rahmen eines Prozesses nutzen zu können. Sofort wurde unsere Anregung von Projektron aufgegriffen und die Auswahlmöglichkeit von Klassifikatoren in BPMN-Prozessen implementiert: Man kann nun an einem Objekt eine Dropdown-Auswahlliste hinterlegen und diese automatisch mit einer vorgefertigten Liste, einem Datenbankfeld oder mit Klassifikatoren befüllen – je nach Prozess.
Aktuell arbeiten wir eng mit der Entwicklungsabteilung von Projektron zusammen, um die Möglichkeiten des Asset-Management-Moduls auszuweiten und dieses ebenfalls mit BPMN zu verknüpfen. Angedacht ist es, aus einem Beschaffungsprozess heraus eine automatisierte Anlage eines Assets zu ermöglichen.
Viele Pläne mit BPMN
Wir haben noch viele Ideen, die wir gern im BPMN-Prozessmanager in Projektron BCS umsetzen möchten. Da wir gerade im Begriff sind, unser ISMS weiterzuentwickeln und zu verbessern, möchten wir möglichst viele unserer Prozesse in BCS integrieren, die wir bisher mit Tickets, Vorlagen, Checklisten und Workflows abbilden. Hier einige Use Cases, die wir als nächstes umsetzen werden:
- Zugriffskonzept/Berechtigungsantrag mit mehrstufigem Freigabeworkflow: Wir möchten verschiedene Systemlandschaften und Systemowner hinterlegen, die dann automatisiert informiert werden, sobald sie eine Genehmigung im System freigeben müssen. Der ganze Prozess wird automatisiert in einem Ticket dokumentiert und gegebenenfalls einen oder mehrere weitere Workflows auslösen - mit konkreten Arbeitsanweisungen an durchführende Personen.
- Sichere Entwicklung in SAP: Neben Spezifikationen haben wir weitere Felder für technische Dokumentationen an Tickets erstellt, in denen wir weitere Informationen hinterlegen, beispielsweise eine Liste angefasster Entwicklungsobjekte und mögliche Auswirkungen auf Sicherheit. Nun wollen wir diese Felder automatisiert aus SAP heraus über eine Schnittstelle befüllen. Immer, wenn ein neuer Commit aus SAP heraus entsteht, werden Änderungen an Entwicklungsobjekten in den dafür vorgesehenen Feldern im jeweiligen BCS-Ticket automatisch vermerkt und dokumentiert. Fachlich zuständige Personen erhalten daraufhin automatisiert eine Benachrichtigung und eine entsprechende Vorlage zur Prüfung und Abnahme.
- Neuanlage eines Benutzers (z. B. im Onboarding-Prozess): Der Antrag auf Einrichtung eines Benutzers ist momentan in unserem Workflowsystem hinterlegt. Nachdem alle genehmigt haben, wird aus dem Antrag ein Ticket. Dieses Ticket wird wiederum bisher manuell mit einer Vorlage mit entsprechenden Workflows und Checklisten für die Abteilungen versehen, die für die Einrichtung zuständig sind. Wir werden unseren gesamten Onboarding-Prozess überarbeiten und mit dem BPMN-Modul von BCS ausbauen. Dazu gehört die Dokumentation über vergebene Rechte, Zugriffsrechte auf Dateisysteme, eingerichtete Systemnamen bis hin zur automatischen Anlage von Benutzern.
Bewährte und empfehlenswerte Gesamtlösung
Die Projektmanagement-Funktionen von BCS vermögen wir auch nach 15 Jahren noch nicht vollends auszuschöpfen – allerdings erschließen wir uns stetig neue Bereiche und Möglichkeiten der Software. Gern nutzen wir auch immer wieder das Schulungsangebot der Projektron GmbH, um unser Wissen um neue Funktionen und deren Anwendungsmöglichkeiten auf den neuesten Stand zu bringen.
Projektron BCS hat sich über die Jahre hinweg als gute Gesamtlösung zur Abbildung all unserer Unternehmensprozesse bewährt. Gern präsentieren wir die Möglichkeiten der Software und unsere Arbeitsweise mit BCS bei Interessenten, Geschäftspartnern oder anderen Unternehmen innerhalb des DATAGROUP-Konzerns.
