BCS – vom Angebot bis zur Rechnungsstellung
Anwenderbericht von MicroNova AG
MicroNova benötigt mehr als eine Projektmanagement-Software; vielmehr ist eine umfassende „Business-Coordination-Software“ erforderlich, mit der wichtige Unternehmensprozesse im Zusammenhang mit dem Projektmanagement abgebildet werden können. Wer nicht nur ein leistungsstarkes Projektmanagementtool sucht, sondern eine integrierte Lösung für die verschiedensten Unternehmensabteilungen und Anwendungsfälle, ist bei Projektron BCS wirklich sehr gut aufgehoben. Die ganzheitliche Betrachtung in Unternehmensprozessen und Lösungen ist löblich, so werden Insellösungen vermieden. Dieser positive Aspekt wird durch ein hohes Maß an Customizing ergänzt.
Tech-Kompetenz seit 1987: MicroNova
MicroNova ist seit 1987 als Software- und Systemhaus aktiv und bietet Produkte, Lösungen und Dienstleistungen in drei Geschäftsfeldern: Testing von elektronischen Systemen, Management von Mobilfunk- & Kommunikationsnetzen sowie die Distribution von IT- und Projektmanagement-Lösungen.
400 Expertinnen und Experten arbeiten mit Technologiekompetenz und Leidenschaft am Hauptsitz in Vierkirchen bei München sowie an acht weiteren Standorten in Deutschland und Tschechien. Zahlreiche Kunden wie Audi, BMW, Continental, Telefónica Germany, Vodafone Deutschland oder Volkswagen vertrauen auf das Know-how von MicroNova.
Komplexität einfach abbilden
Die Projektlandschaft bei MicroNova umfasst sowohl interne als auch Kundenprojekte. Intern werden Entwicklungsprojekte für unsere Software, die eigene Digitalisierung sowie IT-Abläufe erfasst und gesteuert. Im Kundenbereich setzt MicroNova für Service- und Beratungsprojekte, Softwareprojekte, Digitalisierungsprojekte, Schulungsprojekte und Hardwareprojekte auf Projektron BCS.
Die genannten Projekte werden über die gesamte Unternehmensgruppe – bestehend aus der MicroNova AG, der ks.MicroNova GmbH und der cz.MicroNova s.r.o. – an bis zu neun Standorten durchgeführt und gesteuert, überschreiten dabei Landes- und Bundesgrenzen und erfolgen in unterschiedlichen Währungen.
Wir benötigen eine Projektmanagement-Software, mit der wir die hohe Komplexität unserer Projekte einfach abbilden können. Der Mix aus verteilten, teils internationalen Strukturen und hochgradig heterogenen Anwendungsfällen sowie höchst individuellen Kundenanforderungen ist durchaus anspruchsvoll. Mit Projektron BCS erfüllt unser Team diese Aufgabe Tag für Tag aufs Neue sehr erfolgreich. Qualität, Kosten und Termintreue entsprechen unseren Erwartungen und denen unserer Kunden.
MicroNova benötigt jedoch mehr als eine Projektmanagement-Software; vielmehr ist eine umfassende „Business-Coordination-Software“ erforderlich, mit der wichtige Unternehmensprozesse im Zusammenhang mit dem Projektmanagement abgebildet werden können. Dazu gehören bei MicroNova:
- Angebotserstellung
- Kontaktmanagement
- Personalmanagement
- Controlling & Projektcontrolling
- Rechnungsstellung
- Spesenmanagement
- Urlaubsmanagement
- Zeiterfassung
- Intercompany-Abrechnung
- Dokumentenverwaltung
- Qualitätssicherung
Mit Projektron BCS haben wir diese Lösung gefunden.
Können alles in BCS abbilden
MicroNova setzt bereits seit 2010 auf Projektron BCS. Somit hat das Tool das Unternehmen während eines Wachstums von knapp 100 Mitarbeitern auf inzwischen 400 Mitarbeiter begleitet und unterstützt. Dies ging einher mit einer Zunahme an innovativen Projekten.
Im Jahr 2018 entschied sich MicroNova, die Digitalisierung seiner internen Prozesse stark voranzutreiben. Im Rahmen dieses Vorhabens wurde auch Projektron BCS einer Neubewertung unterzogen. Bis zu diesem Zeitpunkt hatte MicroNova Projektron BCS für das Projektmanagement, teilweise für das Projekt-Controlling sowie für das Urlaubsmanagement und die Rechnungsstellung genutzt.
In einem sehr gut organisierten Workshop, in dem Produktvorstellungen stattfanden, haben wir gemeinsam mit Projektron und den internen Stakeholdern aus den Bereichen Vertrieb, Auftragsabwicklung, Buchhaltung, Controlling sowie den operativen Fachabteilungen die weitere Nutzung von BCS analysiert. Anschließend haben wir das Projekt vom Angebot bis zur Rechnungsstellung mit Projektron BCS umgesetzt.
Das Ergebnis: Wir mussten kein neues Tool für Angebotserstellung, Kontaktmanagement, Controlling, Projektcontrolling und Spesenmanagement anschaffen, sondern konnten all das mit Projektron BCS abbilden.
BCS von Angebot bis Rechnung im Einsatz
Seit 2018 hat MicroNova den Einsatz von BCS stetig vorangetrieben. Anhand des internen Projektnamens „BCS – vom Angebot bis zur Rechnungsstellung“ zeigt sich der Fokus von BCS in unserem Unternehmen. Zentral ist nach wie vor: die Funktionen des klassischen Projektmanagements zu nutzen – sowie die tägliche Arbeit im Projektgeschäft zu vereinfachen. Hinzu kommen die bereits erwähnten Funktionen.
Alle Kunden von MicroNova sind in BCS eingepflegt, was es zum führenden CRM-Tool des Unternehmens macht und eine direkte Verknüpfung zu allen verbundenen Vorgängen ermöglicht. Folglich kommt das Angebotsmodul bereichsübergreifend zum Einsatz, um das Erstellen von Angeboten zu vereinheitlichen – einschließlich eines zentralen Zugriffspunkts, was auch deren Überwachung und Steuerung vereinfacht. Für die Planungs- und Ausführungsphase der Projekte werden viele der angebotenen Planungssichten verwendet.
BCS unterstützt MicroNova auch bei den Prozessen rund um das Qualitäts- und Informationssicherheitsmanagement. Im erstgenannten Bereich nutzt das Unternehmen BCS zur Ermittlung von Qualitätskennzahlen durch die Verwendung von Rohdaten. Dazu gehören unter anderem die Einhaltung prozessualer Vorgaben, Budgets und Termine sowie die Messung der Kundenzufriedenheit, ebenso wie die Erlangung definierter Quality Gates.
Bei der Informationssicherheit unterstützt BCS durch die Möglichkeit, Projekte mit zusätzlichen Attributen zu versehen. So können wir zum Beispiel Projekte hinsichtlich ihres Schutzbedarfs klassifizieren oder markieren, ob es sich um ein Projekt mit Prototypenschutz handelt. Anhand dieser Markierungen können wir weitere Prozessschritte ableiten und initiieren.
Die Flexibilität und umfassende Nutzungsmöglichkeit von BCS zeigt sich für MicroNova insbesondere in zwei für das Unternehmen essenziellen Funktionen:
Durch ein entsprechendes zentrales Dashboard hat Projektron ein Werkzeug geschaffen, mit dem sich die hohe Komplexität von Rahmenverträgen erfolgreich bewältigen lässt. In diesem Dashboard finden sich projektübergreifend Informationen zu allen relevanten Auftragsunterlagen – Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Rechnungen – die mit dem jeweiligen Rahmenvertrag verknüpft sind.
Durch die Darstellung und Aufsummierung der relevanten Kennzahlen, wie verbleibendes Budget oder offene Angebote, ergibt sich ein Rahmenvertrags-Controlling mit nur einem Klick. Das hilft auch bei der Vorbereitung von Kundenverhandlungen. Vor allem werden so die stets fehleranfälligen Excel-Arbeitsmappen obsolet.
Des Weiteren ermöglicht es MicroNova durch den Einsatz von Projektron BCS, direkt innerhalb der Rechnungsstellung Lieferscheine zu generieren. Dies vermeidet eine weitere Excel-Liste, nämlich die zur Vergabe der Lieferscheinnummer, sowie eine Word-Vorlage für die Lieferscheine.
MicroNova nutzt BCS zudem für die eigentliche Rechnungsstellung, da sich in Verbindung mit dem DATEV-Export enorme zeitliche Einsparungen erzielen lassen. Es werden nicht nur Ausgangsrechnungen an Kunden abgewickelt, sondern auch „Intercompany-Rechnungen“ innerhalb der Gruppe.
Zudem wickelt MicroNova erfolgreich die komplette Anwesenheitserfassung – An- und Abwesenheiten, Krankheit, Urlaub – mit BCS ab. Dabei kommt auch die Funktion des Arbeitszeitkontos zum Einsatz, etwa wenn Arbeitszeitbuchungen von Mitarbeiter:innen zu verwalten sind. BCS erfüllt diese Anforderungen trotz unterschiedlicher gesetzlicher Regelungen, wie sie beispielsweise durch das tschechische Tochterunternehmen anfallen. Hierbei haben sich die weitgehend freien Konfigurationsmöglichkeiten als sehr hilfreich erwiesen.
Fazit: Verlässlicher Partner
Wer nicht nur ein leistungsstarkes Projektmanagement-Tool sucht, sondern eine integrierte Lösung für die verschiedensten Unternehmensabteilungen und Anwendungsfälle, ist bei Projektron BCS wirklich sehr gut aufgehoben. Die ganzheitliche Betrachtung in Unternehmensprozessen und Lösungen ist lobenswert, da dadurch Insellösungen vermieden werden. Dieser positive Aspekt wird durch ein hohes Maß an Anpassungsmöglichkeiten ergänzt.
Die Lösung hat uns stets dabei geholfen, unser Unternehmenswachstum erfolgreich abzubilden und zu unterstützen, weshalb wir den eingeschlagenen Weg weiterverfolgen werden. Projektron BCS hat sich als verlässlicher Partner erwiesen.
