Zeitersparnis dank Schnittstelle
Anwenderbericht von molpe Softwareentwicklungs GmbH
Die Software Projektron BCS deckte alle von uns gewünschten Punkte ab. Auch wenn wir bisher nur einen kleinen Teil des Funktionsumfangs nutzen, sind wir sehr froh, auf Projektron BCS gestoßen zu sein und möchten es in unserer täglichen Arbeit nicht mehr missen.
molpe – Software made im Ländle!
Die molpe Softwareentwicklungs GmbH ist seit Gründung im Jahr 1995 auf die Entwicklung von Softwarelösungen im Gesundheitswesen spezialisiert. Unternehmensgründer und Geschäftsführer ist Ulf Ehninger.
Die Schwerpunkte unseres ersten großen Projektes „Software für die Qualitätssicherung im Bereich der Knochenmarktransplantation“ lagen auf der Therapiedokumentation, Therapiekontrolle und der Qualitätssicherung der durchgeführten Therapien.
Bereits kurz nach der Gründung startete unsere Zusammenarbeit mit der weltweit größten Stammzellspenderdatei, mit der wir auch bis heute Hand-in-Hand zusammenarbeiten. Und auch unser Laborinformationssystem (LIMS) ist bis heute bei einem der weltweit größten HLA-Typisierungslaboren im Einsatz. Es folgten Softwarelösungen für die komplette Dokumentation der Gewinnung von Stammzellpräparaten von allogenen und autologen Spendern sowie für den validierten Herstellbereich. Mit unserem Knowhow und unseren Produkten können wir somit den gesamten Prozess in der Knochenmark- und Stammzelltransplantation abdecken.
Mit molpe.DONOR bieten wir seit 2023 auch eine Softwarelösung für kleinere Stammzell- und Knochenmarkspenderdateien an, um die Spenderverwaltung zu erleichtern und die Möglichkeit zu geben wichtige Prozesse (z. B. Fundraising, Apherese) in einem System abbilden zu können.
Das Besondere an unseren Softwarelösungen ist der modulare Aufbau. Daher können wir diese der Arbeitsweise und den Workflows unserer Kunden anpassen und auf Wunsch auch mit weiteren Modulen und Add-Ons von molpe kombinieren, z. B. Etikettierung, Gerätemanagement, Materialwirtschaft.
Unsere Produkte werden heute in Laboren, Universitätskliniken, Krankenhäusern und gemeinnützigen Organisationen eingesetzt. Wir sind stolz darauf, dass wir mit unseren 20 Mitarbeitenden dazu beitragen, über 80.000 Menschen eine Chance auf ein „zweites Leben“ zu geben!
Aussagekräftige Übersicht zu jeder Zeit
Aufgrund unserer vielen Teilprojekte bei unseren Kunden ist es uns wichtig, einen genauen Überblick darüber zu haben, welche Projekte wie viel Zeit beanspruchen. Zum einen, um unsere internen Ressourcen besser zu planen und zum anderen, um unseren Kunden bei Bedarf zeitnah eine Rückmeldung zum Stand der Projekte zu geben. Da sich Projekte teilweise sehr ähneln, haben wir eine gute Möglichkeit zur Grobeinschätzung neuer und vergleichbarer Projekte gesucht.
In der Vergangenheit haben wir ein provisorisches und teils unübersichtliches Tool zur Zeiterfassung genutzt, in dem es nur mit erheblichem Aufwand möglich, war diese Daten einzusehen. Die Genauigkeit und auch die Informationsmöglichkeiten ließen dennoch zu wünschen übrig. Da der Großteil unserer Aufgaben über unser Ticket-System Jira läuft, das alte Tool aber keine Schnittstelle hatte, mussten die Mitarbeitenden die Buchungen in zwei Tools erfassen. Dieses Doppelbuchen war nicht nur lästig und kostete alle wesentlich mehr Zeit, sondern war teilweise fehlerbehaftet oder wurde vergessen. Das führte im Umkehrschluss dazu, dass die Buchungen miteinander abgeglichen werden mussten – was ebenfalls Zeit kostete.
Auch die Rechnungsstellung mit MS Excel und MS Word war nicht mehr zeitgemäß und nicht unbedingt zuverlässig.
Es war für uns daher unabdingbar, ein professionelles und übersichtliches Tool einzuführen, bei dem wir die Möglichkeit für individuelle Einstellungen hatten.
Trotz Komplexität individualisierbar
Wir hatten eine Liste von Punkten, die uns bei der Auswahl des passenden Tools wichtig waren.
Zum einen sollte das neue Tool benutzerfreundlich sein. Zum anderen wollten wir eine Möglichkeit haben, unsere komplexen und auf Dauer angelegten Projekte gut strukturiert abzubilden und jederzeit abzurechnen, nicht erst nach Projektabschluss.
Da unsere Kunden unterschiedliche Projektgliederungen und Abrechnungseinstellungen sowie -darstellungen haben, musste das neue Tool trotz der Komplexität flexibel und jederzeit durch uns individualisier- und administrierbar sein.
Natürlich war auch die Schnittstelle zu unserem Ticket-System Jira unverzichtbar, um endlich auf die lästige doppelte Buchung verzichten und Zeit für Wichtigeres aufwenden zu können.
Als Softwareentwicklungsunternehmen wissen wir, dass nicht nur guter Support Gold wert ist, sondern auch ein gutes Testsystem. Für uns war daher ein Support notwendig, der sich zeitnah um unsere Anliegen kümmert und ein Testsystem, in dem wir bei Bedarf jederzeit neue Updates testen und „rumprobieren“ können, ohne dass uns gegebenenfalls etwas um die Ohren fliegt.
Ausschlaggebend für unsere Entscheidung war auch, dass der Dienstleister des Tools aus Deutschland ist. So wollten wir sichergestellten, dass gesetzliche Vorgaben und Datenschutz-Bestimmungen eingehalten werden und wir uns um diese Themen keinen Kopf machen müssen.
Wichtig für uns war ein webbasiertes System, da dies nicht nur den Zugriff für Mitarbeitende, sondern auch die Wartung und Backups erleichtert.
Auf unserer Suche nach einem geeigneten Tool, um unsere Prozesse zu professionalisieren, sind wir bei unseren Recherchen Anfang 2017 auf die Projektron GmbH aufmerksam geworden. Die Software Projektron BCS deckte alle von uns gewünschten Punkte ab.
Nach einer informativen Präsentation und Besprechung Projektron und der Testnutzung des Systems, hat uns BCS am meisten überzeugt, so dass wir uns schlussendlich für das Unternehmen und das Tool entschieden.
Die Implementierung begann zeitnah nach Vertragsunterzeichnung, so dass wir keine drei Monate später direkt mit BCS durchstarten konnten.
Zunächst haben wir die reine Zeiterfassung in Verbindung mit der Jira-Schnittstelle genutzt. Seit 2020 erfolgt auch die Rechnungsstellung sowie unser Bewerbermanagement über Projektron BCS.
Zeitersparnis dank Jira-Schnittstelle
Unsere Mitarbeitenden nutzen BCS ausschließlich zur Zeiterfassung, zur Übersicht der geleisteten Arbeitsstunden und der Urlaubstage. Der Großteil unserer BCS-Lizenzen sind deshalb Zeiterfasser I in Verbindung mit einer Jira-Schnittstelle. Ebenso erfolgt der überwiegende Teil der Buchungen auf Tickets in Jira. Der komplette Funktionsumfang von BCS ist unseren Mitarbeitenden dadurch nicht gewahr.
Da unsere Ongoing-Projekte zumeist nicht im klassischen Sinne planbar sind, ist eine typische Projektplanung bei uns nicht unbedingt möglich.
Unsere Kunden haben mehrere Kostenstellen, die zu den verschiedenen Projekten gehören. Dank der Schnittstelle können wir diese ganz einfach in den Jira-Einstellungen mit Projektron BCS verknüpfen. Sollte die Synchronisierung einmal nicht funktionieren z. B., weil bei einem bereits abgerechneten Ticket die Kostenstelle geändert wurde, ist in der Fehlermeldung der Grund der Synchronisationsmeldung ersichtlich. Somit muss für Fehlersuche nicht viel Zeit investiert werden.
Geschäftsführung, Vertrieb und die Projektassistenz nutzen die Lizenzen Vertrieb, Projektleitung sowie Personaladministrator.
Mithilfe der monatlichen Arbeitszeitauswertung ist für uns schnell ersichtlich, ob alle Mitarbeitenden ihre Arbeitsstunden eingetragen haben oder möglicherweise etwas vergessen wurde. Dies ist wichtig für die korrekte Rechnungsstellung an unsere Kunden.
Die Rechnungsstellung funktioniert über BCS mit nur wenigen Klicks. Durch die Möglichkeit der Individualisierung ist die Rechnungsdarstellung an unser Corporate Design angepasst. Alle unsere Kunden haben eine eigene Rechnungsvorlage, in der die von ihnen gewünschten Angaben (z. B. Bestell- oder Vertragsnummern) und die Darstellung der Rechnungspositionen (je Aufgabe, je Projekt etc.) hinterlegt sind. Sollte mal eine Rechnungskorrektur benötigt werden, ist auch dies ohne großen Aufwand möglich.
Im Bereich Vertrieb sehen wir unsere Kunden und Interessenten mit der dazugehörigen Kontakthistorie auf den ersten Blick. Das ist vor allem wichtig, wenn mehrere Mitarbeitende mit den entsprechenden Personen in Kontakt sind.
Das Bewerbermanagement wird von uns nicht häufig genutzt und ist für unsere Zwecke absolut ausreichend.
Kleines Stück vom „BCS-Kuchen“ – mal schauen was die Zukunft bringt
Seit Beginn unserer Zusammenarbeit mit Projektron sind wir bei molpe sehr zufrieden.
Neben den ersten Schulungen zur Implementierung von BCS haben wir auch die Schulungen zur Rechnungsstellung und Projektleitung in Anspruch genommen. Die Schulungen sind informativ und qualitativ sehr gut, so dass wir sie auf jeden Fall weiterempfehlen können.
Momentan nutzen wir sicherlich nur einen kleinen Teil vom sehr komplexen „BCS-Kuchen.“ Wir schauen, was die Zukunft bringt. Sicherlich werden wir uns in nächster Zeit mit der Angebotserstellung befassen und eventuell werden in naher Zukunft die Themen Ticket-System und Asset-Management interessant.
