Projekte mit System
Anwenderbericht von Neofonie
Viele Jahre hat der IT-Fullservice-Dienstleister Neofonie auf eine eigene webbasierte Zeiterfassung gesetzt, die jedoch unseren zukünftigen Anforderungen nicht mehr gerecht werden konnte. Nach einer Evaluierungsphase fiel Projektron BCS in die engere Auswahl. Die Software von Projektron punktete durch ihre Funktionsvielfalt und Flexibilität.
Die Neofonie GmbH zählt zu den führenden Anbietern innovativer Technologien und konvergenter Anwendungen. Sie ist spezialisiert auf die Entwicklung von Marktplätzen, Portalen, Suche, Content-Management-Systemen, mobilen Lösungen, Communities und E-Commerce. Die Leistungen des IT-Fullservice-Dienstleisters reichen von strategischer Beratung und Konzeption über Web- und Oberflächen-Design, Softwareentwicklung und Blackbox-Testing bis hin zum hoch verfügbaren und skalierbaren Betrieb mit 24/7-Support.
Das 1998 gegründete Unternehmen beschäftigt 180 Mitarbeiter an den Standorten Berlin und Hamburg. Zu den Kunden zählen beispielsweise Wort & Bild Verlag, Gruner & Jahr, stern.de, Kalaydo, Axel Springer Verlag, Deutsche Post, Volkswagen, Audi und mobile.de.
Unser Fokus ist die Wertschöpfung für unsere Kunden, dabei unterstützt uns Projektron BCS in allen Workflows.
Unsere Arbeitsweise
Time-to-Market ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor unserer Kunden. Wir bilden dabei mit unseren motivierten und kreativen Teams den gesamten Workflow ab, der dabei berücksichtigt werden muss: Nach einer fundierten Beratung und kundenspezifischen Konzeption folgt die Umsetzung von maßgeschneiderten und sinnvoll bedienbaren Anwendungen. Dabei gewährleisten wir auch den anschließenden Betrieb der Lösung, unterstützt durch einen verlässlichen 24/7-Support.
Unsere Kunden schätzen unsere langjährig aufgebaute Kompetenz und unsere hohe Zuverlässigkeit im gesamten Prozesszyklus. Die Innovationen unseres F&E-Bereichs stellen einen wesentlichen Baustein unserer Lösungen dar und gewährleisten unseren Kunden nicht nur „State of the art“, sondern auch darüber hinaus zu sein.
Auch wenn es in verschiedenen Phasen eines Projektes heiß her geht, bewahren wir einen kühlen Kopf, behalten die notwendige Ruhe und den Überblick, sowohl inhaltlich als auch bei den Projektkennzahlen – ein Thema, bei dem uns Projektron BCS bereits unterstützt und in Zukunft noch zusätzlich gute Dienste leisten wird.
Beweggründe für die Suche nach einem Projektmanagement-Tool
Viele Jahre haben wir auf eine eigene webbasierte Zeiterfassung gesetzt, die unser tägliches Geschäft entsprechend unterstützte, jedoch unseren zukünftigen Anforderungen nicht mehr gerecht werden konnte.
Wir entschieden uns gegen die Weiterentwicklung unseres Tools und wollten auf eine professionelle Standardlösung setzen, die der zunehmenden Komplexität und Zahl unserer Projekte gerecht wird – auch mit der veränderten Ablauf-organisation. Kernanforderungen an ein neues System waren unter anderem Aspekte wie Zeiterfassung, (Multi-)Projektmanagement und Controlling, Kapazitätsplanung, Abrechnung von Kunden- und Förderprojekten.
Nach einer Evaluierung von Open-Source-Lösungen und kommerziellen Systemen fiel Projektron BCS in die engere Auswahl, worauf ein Präsentationstermin bei uns im Haus vereinbart wurde. Dabei konnte Projektron BCS durch seine Funktionsvielfalt und Flexibilität punkten, nicht zuletzt weil es im Browser läuft und die mobile Zeiterfassung unterstützt.
In einer Teststellung konnten wir vertiefend funktionale Themengebiete durcharbeiten, die parallel durch Schulungen und einem von Projektron bereitgestelltem Vorgehensmodell begleitet wurden.
Zusammen mit unseren Fachabteilungen wurden in einem weiteren Schritt Anforderungen definiert und Funktionsblöcke priorisiert. Die gesammelten Anforderungen wurden als Änderungswünsche formuliert – wie zum Beispiel die Rufbereitschaft – über das Support-Ticketsystem von Projektron beauftragt und zu unserer Zufriedenheit umgesetzt.
Als sehr vorteilhaft erwiesen hat sich Einrichtung eines Testsystems, die erfreulicherweise vom Lizenzmodell unterstützt wird und uns somit ermöglicht, neue oder angepasste Funktionen vor dem Einsatz im Produktivsystem zu testen.
Dank der sehr feingranularen Rechtevergabe konnten wir die Aktionen und Ansichten für die Rollen in unserem Unternehmen gut modellieren.
Aktuell nutzen wir unternehmensweit die Funktionsblöcke Zeiterfassung, Stammdatenverwaltung und Reporting. Außerdem konnten wir unser papiergestütztes Urlaubsverfahren durch die elektronische Urlaubs- und Überstundenverwaltung ablösen.
Ausblick und Fazit
In Zukunft werden wir uns verstärkt den Themen Kapazitätsplanung, Projektmanagement und Projektcontrolling widmen. Mit Projektron BCS sind wir den Schritt in die richtige Richtung gegangen: Die Flexibilität und Funktionsvielfalt der Software machen sich bezahlt.
