Basis des Projektcontrollings
Anwenderbericht von Newsfactory
Die Newsfactory GmbH ist ein auf die Verlagsbranche spezialisierter Internet-Dienstleister sowie Hersteller des Web CMS redFACT, der AboShop-Lösung aboFACT sowie des Single Sign On Systems sso-FACT. Die Vorteile durch den Einsatz von Projektron BCS sind unübersehbar: Die Zeiterfassung ist zentraler Bestandteil unserer Rechnungsstellung, Deckungsbeitragsrechnung sowie der Vor- und Nachkalkulation. Wir können somit sehr schnell auf Abweichungen reagieren und Workflows optimieren.
Der Fokus der Newsfactory liegt neben unseren eigenen starken Medienmarken seit über 20 Jahren auf der Verwirklichung zugriffsstarker Internetplattformen für namhafte Zeitungsverlage im In- und Ausland. Mit unserem Web CMS redFACT können Verlage schnell und einfach Inhalte auf deren Onlineportale und allen weiteren Veröffentlichungskanälen publizieren.
Bei der Umsetzung von komplexen maßgeschneiderten Lösungen spielen das Projektcontrolling und die detaillierte Zeiterfassung eine wesentliche Rolle. Wir sind sehr glücklich, die Software von Projektron einsetzen zu können. Vom Beginn eines Projekts bis zu dessen Abschluss erfassen die Mitarbeiter die Zeitaufwände nach bestimmten Kriterien. Die Projektleitung und der Verkauf können somit jederzeit per Knopfdruck Soll- und Ist-Stände vergleichen und mit dem Kunden sowie intern die richtigen Weichen stellen.
Die einfache browserbasierte Nutzung von Projektron BCS ermöglicht der Newsfactory den Einsatz von Heimarbeitsplätzen sowie freier Mitarbeiter zur Spitzen- und Urlaubsabdeckung. Dank der Flexibilität des Systems können wir diese Kapazitäten koordinieren und je nach Aufgabenstellung die entsprechend benötigten Eingabefelder erweitern. Erweiterungen sind generell sehr einfach zu bewerkstelligen. Die Verknüpfung zwischen Outlook und BCS ist ein weiterer sehr hilfreicher Baustein.
Die Kollegen sind jederzeit über die wesentlichen Termine informiert. Vertriebsaktionen und Projektkoordination lassen sich wunderbar abstimmen. Alle Beteiligten sind in die Kommunikation eingebunden und die Kunden optimal informiert.
Projektron BCS hilft weiterhin, interne Kapazitäten auf ein Minimum zu reduzieren. Hierzu wurde ein Abgleich der Kundendaten aus unserem kaufmännischen System mit den Daten in Projektron BCS geschaffen. Gleichzeitig gewährleistet diese Herangehensweise, dass keinerlei Daten- und Informationsverluste auftauchen. Über diesen Weg konnten wir die Rechnungserstellung wesentlich vereinfachen.
Der Urlaubserfassungs- und Freigabe-Workflow wurde ebenfalls mit Hilfe von Projektron BCS komplett digital in die Arbeitsprozesse der Newsfactory integriert. Von der Beantragung des Urlaubs über die Befürwortung durch die betroffenen Kollegen bis zur Freigabe durch den Vorgesetzten wird alles über Projektron BCS gesteuert. Die jeweils beteiligten Personen werden je Prozessschritt informiert, so dass der Prozess schnell und kapazitätsschonend abläuft.
Ausblick und Fazit
In Zukunft werden wir uns verstärkt der vollautomatischen Rechnungslegung widmen. Mit Projektron BCS sind wir den Schritt in die richtige Richtung gegangen. Dessen Funktionsvielfalt, Flexibilität und Auswertungen per Knopfdruck machen sich tagtäglich bezahlt.
