BCS ist single source of truth
Anwenderbericht von ONTEC AG
Mit Projektron BCS wurde uns von einem Kooperationspartner eine Lösung empfohlen, die fast alle unsere Anforderungen bereits out-of-the-box erfüllt und vieles darüber hinaus geboten hat. Wir können das Werkzeug allen Unternehmen bedingungslos empfehlen, die projektorientiert arbeiten.
Agil und selbstlernend – ONTEC AG
ONTEC AG ist ein ISO 27001-zertifiziertes IT-Unternehmen mit über 20 Jahren Erfahrung in der Digitalisierung businesskritischer Prozesse. 2001 in Wien gegründet, zählt ONTEC AG seit Jahren zu den führenden Spezialisten rund um die Entwicklung von individuellen Softwaresystemen, Managed IT-Services und KI-Lösungen für businesskritische Prozesse.
Organisatorisch vertrauen unsere rund 100 Mitarbeiter:innen seit Jahren auf das Konzept Holacracy, das für Agilität und selbstlernende Organisation steht. Durch die verteilte Autorität auf Rolleninhaber:innen mit dem entsprechenden Fachwissen, schaffen wir mit der Holacracy-Philosophie einen Raum für die persönliche und fachliche Entfaltung, der insbesondere für engagierte Spezialist:innen, zunehmend an Bedeutung gewinnt.
Zu unseren langjährigen Kunden zählen namenhafte Unternehmen wie OMV, ÖBB Rail Cargo Austria, VNG Gasspeicher GmbH, Gasconnect Austria GmbH oder die X-Rail AG, die ihre businesskritischen Prozesse in die Hände der ONTEC AG Spezialist:innen legen.
Im Bereich der Entwicklung individueller Softwaresysteme hat sich die ONTEC AG auf die Digitalisierung komplexer und kritischer Geschäftsprozesse spezialisiert. Unsere Lösungen sind hoch performant, skalierungsfähig und lassen sich nahtlos in bestehende Infrastrukturen integrieren.
Projektmanagementsoftware für ein wachsendes Unternehmen
Bis 2015 haben wir unsere Projekte mit einer selbst entwickelten Datenbankanwendung abgewickelt. Durch unser Unternehmenswachstum und die steigende Komplexität unserer Projekte entstanden immer mehr Anforderungen an diese Applikation. Unsere Projekte sind in Größe, Gestalt und Durchlaufzeit recht vielfältig. Sie reichen von 10 Personentagen, durchgeführt von einer Person bis hin zu 3.000 Personentagen und einer Teamgröße von 15 Personen. Die Abrechnung erfolgt pauschal zum Festpreis (zu fixen oder erfolgsabhängigen Meilensteinen) oder periodisch (monatlich bzw. quartalsweise) nach Aufwand.
Da unser Softwareentwicklungsteam mit Kundenprojekten stets gut ausgelastet war, haben wir beschlossen, uns voll auf unser Kerngeschäft zu konzentrieren, und uns auf die Suche nach einer Standardsoftware zur Projektabwicklung gemacht. Mit Projektron BCS wurde uns von einem Kooperationspartner eine Lösung empfohlen, die fast alle unsere Anforderungen bereits out-of-the-box erfüllt und vieles darüber hinaus geboten hat.
Im Echtbetrieb überzeugte Projektron BCS
Für uns war wichtig, dass es sich um eine browserbasierte Anwendung handelt, die an unsere Bedürfnisse anpassbar und flexibel einzurichten ist. Eine Cloudanwendung kam für uns nicht in Frage, da wir jederzeit die Hoheit über unsere Projektdaten haben und diese keinesfalls aus der Hand geben wollten.
So starteten wir 2015 mit der Installation und der Abbildung der ersten Projekte für ein Team. Die anderen Bereiche arbeiteten weiter mit dem Tool, das es später abzulösen galt. So konnten wir Projektron BCS im Echtbetrieb erleben, und es war schnell klar, dass wir damit tatsächlich beinahe alle unsere Anforderungen in hervorragender Weise erfüllt fanden. Da wir uns nicht in einen langwierigen Such- und Vergleichsprozess verschiedener Werkzeuge begeben wollten, war im Management schnell die Entscheidung gefallen, Projektron BCS einzusetzen und damit unser selbst geschriebenes Tool abzulösen.
Einige wenige Adaptierungen haben wir in Auftrag gegeben und prompt erhalten. Dazu zählte unter anderem die Abbildung unseres verschobenen Geschäftsjahres (01.07. - 30.06.).
Nach und nach begannen alle Teams, ihre Projekte in Projektron BCS abzuwickeln. Dabei haben wir die Daten der laufenden Projekte aus dem Legacy-System in Projektron BCS übernommen. Als Datenbankexperten fiel uns dies mit dem zur Verfügung gestellten Interface nicht schwer, und ab 2016 waren alle aktiven Projekte in Projektron BCS abgebildet. Die zu diesem Zeitpunkt bereits abgeschlossenen Projekte wurden nicht importiert.
Einsatz von Projektron BCS
Aktuell arbeiten alle unsere Mitarbeiter:innen und die meisten unserer externen Entwicklungspartner mit unser Projektron BCS. Dabei sind die externen Partner auf die Zeiterfassung ihrer Leistungen beschränkt. Insgesamt handelt es sich um rund 100 Mitarbeiter:innen an verschiedenen Standorten, die ihre Zeit und die Art der Leistung lückenlos in Projektron BCS erfassen. Daher entsteht ein Projekt bei uns im System typischerweise lange vor Beauftragung oder sogar Angebotslegung, nämlich spätestens sobald die ersten Pre-Sales-Leistungen anfallen. Alle unsere Projekte, Dienstleistungs- und Wartungsverträge sind in Projektron BCS abgebildet, gemeinsam mit den zugehörigen Angeboten, den angefallenen Aufwänden und den Rechnungen. Interne und nicht kommerzielle Projekte werden genauso erfasst wie Kundenprojekte. Die Sonderfunktion, dass Projekte inklusive der zugehörigen Artikel kopiert werden können, wurde von uns als Zusatzfunktion in Auftrag gegeben. Dies ist sehr hilfreich, da wir unsere Wartungsverträge und Service-Level-Agreements als jährlich wiederkehrende Projekte abbilden können.
Das System dient als „single source of truth“ für unser Controlling und Forecasting. Dabei werden die aktuellen und zu erwartenden Umsätze und Kosten auf den Ebenen Projekt, Kunde, Organisationseinheit und Gesamtunternehmen aus Projektron BCS ermittelt. Die Qualität und Aussagekraft unserer Zwischenstände und Prognosen hat sich durch die Einführung von Projektron signifikant verbessert. Darüber hinaus war es ein großer Schritt in Richtung Transparenz unserer Erfolgskennzahlen.
Projektron BCS ist auch die Quelle für alle Anwesenheiten, Abwesenheiten, Urlaube und Sonderurlaube sämtlicher Mitarbeiter:innen. Als spezielle Zusatzfunktion wurde von Projektron für uns implementiert, dass bei der Erfassung der Arbeitszeit die Einhaltung der gesetzlichen Pausenzeiten automatisch überprüft und vorgeschlagen wird, was jedem unserer Mitarbeiter:innen täglich ein wenig Zeit spart.
An- und Abwesenheitsinformationen werden direkt aus Projektron an die Personalverrechnung übergeben. Der Prozess der Urlaubsfreigabe wurde durch Projektron extrem vereinfacht und nachvollziehbar. Die Übergabe der für die Personalverrechnung relevanten Daten erfolgt bewusst manuell und nicht automatisiert, um einerseits eine Kontrollinstanz zu haben und andererseits externen Dienstleistern keinen Zugriff auf das System zu gewähren, der nicht unbedingt notwendig ist. Da die Daten in Projektron BCS für uns von essenzieller Bedeutung sind, betreiben wir das System on-premise auf unserer Datenbank in unserem eigenen Datacenter.
Fazit und Ausblick
Insgesamt sind wir auf allen Ebenen sehr zufrieden mit Projektron BCS, sowohl die Projekt-Mitarbeiter:innen mit der einfachen und unkomplizierten Zeiterfassung als auch die Projekt- und Kundenverantwortlichen mit der übersichtlichen Planung und den Auswertungen sowie die Unternehmensführung mit der lückenlosen und nachvollziehbaren Sicht auf das gesamte Unternehmen.
Der Support war anfangs sehr hilfreich, inzwischen benötigen wir ihn kaum mehr, da das System unsere Anforderungen erfüllt und sich stets so verhält, wie wir es erwarten. Wir haben die Souveränität über unsere Daten und daher vollen Zugriff darauf, so dass wir Schnittstellen selbst bauen und umfassende Auswertungen vornehmen können.
Obwohl sich unser Geschäft und unsere Tätigkeitsfelder verändern und weiterentwickeln, sehen wir keinen Bedarf an größeren Anpassungen in der Zukunft. Wir können das Werkzeug allen Unternehmen bedingungslos empfehlen, die projektorientiert arbeiten.
