Flexibilität, Schnelligkeit und zuverlässige Daten
Anwenderbericht der Panasonic Business Support Europe GmbH
Die europäische IT-Division des Elektronikkonzerns nutzt Projektron BCS von der Projektplanung bis zur vorbereitenden Rechnungsstellung. Mit der Anbindung an das SAP-System sind die Daten zur Projektabrechnung zuverlässig und der Rechnungsstellungsprozess konnte beschleunigt werden. Die Schnittstelle zwischen BCS und SAP ist ein Best Practice.
Panasonic Information Systems Company Europe (PISCEU) – IT-Support in Europa
Wir als Panasonic Information Systems Company Europe (PISCEU) sind die europäische IT-Division der Panasonic Business Support Europe GmbH. An unserem Hauptsitz in Hamburg und den weiteren Standorten in Deutschland, England, Italien, Spanien, Österreich, Polen, Ungarn und Tschechien arbeiten rund 170 Mitarbeitende. Wir bedienen alle europäischen Business Units des Elektronikkonzerns und bieten über 90 verschiedene IT- Services an.
Die Projektlandschaft bei PISCEU
Wir sind zertifiziert nach ISO 27001 (Informationssicherheit), ISO 27017 (Cloud-Sicherheit) und führen Projekte nach dem PMI-Framework durch bzw. erbringen die Serviceleistungen nach ITIL. Unsere IT-Projekte reichen von Applikationsentwicklung und Infrastrukturprojekten über Softwareeinführungen bis zum Aufbau von Webseiten.
Jährlich führen wir für ca. 30 Business Units ungefähr 200 Projekte durch. Hier reicht das Spektrum von kleinen Projekten, die nach wenigen Wochen abgeschlossen sind, bis hin zu komplexen Projekten mit Laufzeiten von über einem Jahr.
In großen Projekten wie der Einführung von SAP HANA oder der Einführung einer neuen zentralen Workflow-Plattform wird iterativ und nach agilen Methoden vorgegangen. An unseren Projekten arbeiten wir als Expert*innen für Projektmanagement und IT, werden aber auch von externen Mitarbeitenden unterstützt.
Suche nach flexibler Projektmanagement-Software
Auf der CeBIT 2014 lernte einer unserer Kollegen die Software Projektron BCS kennen. Zu diesem Zeitpunkt stießen wir mit der bisherigen Projektmanagement-Lösung an Grenzen – wir hatten ein SAP-Modul im Einsatz, welches für unsere Zwecke zu unflexibel war.
Projektron BCS wirkte auf den ersten Blick sehr flexibel und anpassbar. Außerdem überzeugten uns die Kosten: der Betrieb von BCS ist sehr viel günstiger, als der Betrieb der vorherigen Lösung. Die Entscheidung für BCS war dementsprechend schnell gefallen und der Umstieg auf Projektron BCS bedeutete für uns vor allem Flexibilisierung und einen erweiterten Funktionsumfang.
BCS-Einsatz bei PISCEU
Das Einführungsprojekt umfasste zwei Phasen:
Zuerst wurde BCS eingerichtet und an die Bedürfnisse von PISCEU angepasst. Dafür wurden Projektgruppen und bestimmte Projektkriterien definiert sowie eigene Rollen und Platzhalter für Ressourcen angelegt. Der Fokus lag auf Projektplanung, Zeiterfassung und Datenexporten mit Hilfe von .csv-Dateien für die Rechnungserstellung. Vor dem Go-Live fand noch die manuelle Migration einiger ausgewählter Projekte statt. In der zweiten Phase wurde die SAP-Anbindung für Rechnungsstellung via WebServices realisiert.
Wir haben schon früh in Projekt-Team-Meetings die späteren Anwender*innen in die Prozessabstimmungen einbezogen. Alle Projektmanager*innen haben intern durchgeführte Trainings erhalten, die wir auch weiterhin regelmäßig anbieten. Mit eigenen Schulungsunterlagen, die auf unser Vorgehen zugeschnitten sind, arbeiten wir neue Mitarbeitende ein und bieten die Möglichkeit von Auffrischungstrainings für diejenigen, die nur ab und zu mit Projektron BCS in Berührung kommen. Bei der Einarbeitung oder akuten Fragen helfen außerdem sogenannte Key-User, die sich intensiv mit der Software auskennen.
Wir nutzen Projektron BCS seit 2015. Wir konnten unseren Unser Projektmanagementprozess inzwischen optimieren und viele User benutzten BCS bereits, um ein Projektangebot zu erstellen. Da alle notwendigen Ressourcen im System vorhanden und korrekt gepflegt sind, können die Angebote sehr genau ausfallen. Hat die kaufende Organisation das Projektbudget genehmigt, wird ein Projekt in BCS und ein referierender Innenauftrag in SAP angelegt. Dabei werden die notwendigen SAP-Daten (z. B. die Kundenauftrags-ID) in BCS gepflegt, um die Rahmenbedingugen für die SAP-Integration zu schaffen. Danach übernimmt der Projektleiter die Bearbeitung. Als Hilfestellung werden zwei verschiedene Assistenten für interne oder Kundenprojekte genutzt, um keinen Planungsschritt zu übergehen. Wir greifen auf Vorlagen zurück, um die Projektstruktur-, Team- und Aufwandsplanung zu vereinfachen. Die Mitarbeitenden schätzen besonders die Flexibilität und Schnelligkeit der Planung in BCS.
Neben der Projektplanung und der Zeiterfassung ist für uns die provisorische Rechnungsstellung und die Anbindung an SAP ganz besonders relevant. Zur Vorbereitung der Rechnungsstellung werden die Projektdaten und Buchungen in BCS aufbereitet, dann erfolgt die Erstellung einer provisorischen Rechnung, welche geprüft und gegebenenfalls korrigiert wird. BCS ist das führende System für den Inhalt der Projektrechnungen oder Gutschriften – die „single source of truth“. Anschließend werden die Daten über eine Middleware nach SAP übertragen und die Rechnungen werden im SAP bis zur Bezahlung durch die Kunden verarbeitet.
Ursprünglich hatten wir den Datenaustausch über .csv-Eporte gelöst. Bei diesem Austausch wurden Fehler allerdings nicht deutlich und es fand keine automatisierte Prüfung statt. Mit der Einführung der provisorischen Rechnungsstellung in BCS und dem Wechsel auf eine WebServices-Schnittstelle haben wir nun zuverlässige Daten. Bestimmte automatisierte und manuelle Prüfungen in BCS stellen dies sicher – es gibt beispielsweise einen Freigabeprozess für Stundenbuchungen durch die Projektmanager*innen. Am Ende jeden Monats werden vom System nur die genehmigten, verrechenbaren Einträge in Betracht gezogen, SAP-seitig finden weitere Prüfungen (z. B. zur Datenkonsistenz) statt und auch der Datentransfer wird kontrolliert, sodass manuelle Korrekturen in beiden Systemen nur noch im Ausnahmefall notwendig werden.
Fazit: Mehr Flexibilität und Transparenz
Insgesamt sind wir mit der Einführung von BCS flexibler geworden und haben mehr Transparenz in unseren Projekten erhalten. Zur Rechnungsstellung und der SAP-Anbindung via WebServices ist zu sagen, dass der Datentransfer heute deutlich verlässlicher ist und die beiden Systeme (BCS und SAP) den gleichen Stand ausweisen. Die Fehleranfälligkeit der .csv-Anbindung ist Vergangenheit und unser Rechnungsstellungsprozess ist schneller.
