Noch mehr Transparenz für unsere Kunden
Anwenderbericht von SkyGate
SkyGate entwickelt seit 1995 Internet-Applikationen – gerade für Kunden aus dem mittelständischen Bereich. Zum Service gehört für uns eines selbstverständlich dazu: Transparenz. Heute realisieren wir für unsere Kunden vor allem Anwendungen aus den Bereichen Content Management und E-Business. Seit 15 Jahren können wir uns dabei auf Projektron BCS verlassen.
Wie SkyGate zu Projektron BCS kam
Bevor wir im Juni 2007 auf Projektron BCS umstiegen, bereitete uns die Zeiterfassung Ärger: Hier taten sich Lücken auf, und die damals genutzte Software erlaubte keine eindeutige Buchung auf einzelne Aufgaben. Die Zeitplanung war ebenfalls nicht optimal.
Weiterhin fehlte uns ein System zur zentralen Dokumentation von Absprachen mit den Kunden. Und wir brauchten ein gutes Tool, um Kunden über den Verlauf der Projekte zu informieren und ihnen über Tickets Möglichkeiten zum Eingreifen zu geben. Auch die bessere Auswertung von Projekten war uns wichtig, ebenso die verlässliche Anzeige der Ressourcen- Auslastung. Zusätzlich sollten die Anforderungen unserer drei hauptsächlichen Projektarten berücksichtigt werden: Entwicklungsprojekte, Langzeit-Supportprojekte und interne IT-Projekte.
Bei der Suche nach einer geeigneten Projektmanagement-Software überzeugten uns die Funktionen von Projektron BCS. Bei der Einführung mussten wir nur sehr wenige Anpassungen vornehmen. Dabei unterstützte uns der Support von Projektron mit Beratungsleistungen und per Fernwartung. Gut gefallen uns die kurzen Reaktionszeiten des Supportteams bei Projektron sowie der kompetente Umgang mit unseren Anfragen.
Unsere Erwartungen haben sich voll erfüllt
Projektron BCS erfüllte alle unsere Erwartungen. Wir beziehen unsere Kunden mit einem Kundenlogin in die Projekte ein – das erleichtert die Betreuung und die Kunden nehmen das gern an.
Ebenfalls im Sinne unserer Kunden ist das Ticket- System. Die direkte Kommunikation mit den Kunden über Tickets, erleichtert dem Support die Arbeit erheblich. Auch unsere internen Prozesse wurden durch das Ticketsystem optimiert. IT-relevante Punkte - vom Change-Request bis zum ISO27001 relevanten Security-Incident - werden von allen Mitarbeitern im Ticketsystem erfasst. Bearbeiter ergänzen dort Workflows und Checklisten, zur Compliance- Vorgaben entsprechenden Abarbeitung.
Dieses Vorgehen haben wir auch bei Prozessen im HR-Bereich beispielsweise im Onboarding und bei IT-Projekten wie zum Beispiel zur Bereitstellung neuer Server etabliert. Individuell eingerichtete Projekt- und Ticketvorlagen helfen beim Erstellen standardisierter Aufgaben. Individuelle Anforderungen werden je nach Ausgangssituation des Projektes ergänzt. Ein Kanban-Board in BCS sorgt für die Übersicht in den laufenden JourFixes der Abteilung.
Für die interne Planung ist die Übersicht zu Projekten im Akquiseprozess sehr hilfreich – zumal sie von einer detaillierten Anzeige zur aktuellen bzw. zur erwartenden Ressourcenauslastung begleitet wird. Mit dem integrierten Angebotsmanagement behalten wir alle wichtigen Details auf einmal im Blick. Die Möglichkeit, Projektabläufe präzise zu dokumentieren und Projekte auszuwerten, machte Projektron BCS schnell für uns zu einem unverzichtbaren Hilfsmittel.
Im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung eines großen Kunden führten wir 2013 die Zertifizierung ISO27001 ein. Das betraf die Projektumsetzung und den Support und damit faktisch das gesamte Unternehmen sowie alle Projekte. Neue Projekte mussten etabliert und nachvollziehbar dokumentiert werden. Projektron BCS war für diesen Prozess ein wesentlicher Baustein und sichert ab, dass die Regelungen auch in der Praxis eingehalten werden.
Mit Hilfe der guten Auswertung abgeschlossener Projekte kalkulieren wir neue Projekte zuverlässig. Die Gründe für geleistete Mehrarbeit können im Projektverlaufsprotokoll nachvollzogen werden. Jeder kann aktuelle und zukünftige Aufgaben viel besser im Blick behalten. Und last not least ist auch eine koordinierte Urlaubsplanung mit Projektron BCS kein Kunststück mehr!
