Schnell wertgeschätzt und in Strukturen integriert
Anwenderbericht von SoftconCIS
Die Nutzung der Software Projektron BCS hat sich zu einem Selbstläufer entwickelt, für den seit der Einführung 2014 nur sehr selten Support in Anspruch genommen werden musste – das spricht für sich.
Wir, SoftconCIS, sind seit 1997 mit der cloudbasierten Best-of-Breed-Lösung, WebCIS 4.0, Anbieter intelligenter Informationssysteme für den Einkauf. SoftconCIS ist dabei der einzige Marktteilnehmer, der intelligente und ausgereifte Software mit mehr als 400 Kennzahlen und Dashboards, fertigen Schnittstellen, Fachwissen/Consulting und Hosting im eigenen zertifizierten deutschen Rechenzentrum mit Weiterbildung vereint.
Unser Team aus 40 Mitarbeiter:innen an zwei Standorten betreut über 400 Kunden unterschiedlicher Größen und Branchen sowie mehr als 10.000 Anwender:innen weltweit, die uns als führenden Anbieter von Informationssystemen für das Einkaufscontrolling und den effizienzoptimierten strategischen Einkauf schätzen.
Wir verstehen uns als Partner unserer Kunden und unterstützen die Einführung sowie Nutzung unserer Softwarelösung durch unsere eigene Abteilung für Projektmanagement.
Bedarf für eine Projektmanagement-Software
Mit zunehmendem Unternehmenswachstum stieg gleichermaßen der Bedarf nach einer Projektmanagement-Software, die die Prozesse einheitlich strukturiert, Zuständigkeiten definiert und den Projektverlauf visualisiert.
Gemäß den unterschiedlichen Anforderungen unserer Kunden, den zur Verfügung stehenden Ressourcen auf beiden Seiten und der Komplexität der Softwareanbindung schwanken die Projektlaufzeiten zwischen drei und zwölf Monaten. Dies betrifft sowohl die Implementierung unserer Softwarelösung bei Neukunden als auch die umfangreiche Betreuung unserer Bestandskunden, da diese durch die stetige Weiterentwicklung unserer Software und neudefinierten Kundenanforderungen nicht abflacht und das Projektmanagement somit zu einem wichtigen Bindeglied zum Kunden heranwuchs.
Umso wichtiger war es für uns, eine zuverlässige Projektmanagement-Software einzuführen, die uns sowohl im operativen als auch strategischen Geschäftsfeld abteilungsübergreifend optimal unterstützt und durch weitere Module an unsere Anforderungen angepasst werden kann.
Perspektivwechsel vom Software-Anbieter zur Software-Suche
Wir wechselten in diesem Zusammenhang also die Seiten, vom Software-Anbieter zum Software-Suchenden – eine ganz neue Perspektive. Wir definierten unsere Anforderungen basierend auf einer Geschäftsprozessanalyse:
Über die letzten Jahre ist das Unternehmen sowohl bei der Anzahl der Mitarbeiter:innen, Standorte und betreuten Kunden als auch beim Leistungsangebot sehr stark gewachsen. Die interne Ablauforganisation hat jedoch nicht mit dem rasanten Wachstum des Unternehmens Schritt halten können, was sich vor allem in Einbußen der Prozesseffizienz und ineffektiven Kommunikationswegen niederschlug. Das Tagesgeschäft verlief oftmals recht unstrukturiert. E-Mails behandelten so viele unterschiedliche Themen, dass man die Korrespondenz, Ergebnisse und Zuständigkeiten nur schwer den expliziten Projekten zuordnen konnte.
Eine Vertretung bei Fehlzeiten von Kollegen und Kolleginnen war nahezu unmöglich ohne langwierige Einarbeitung. Die Abteilungen im Unternehmen verfolgten eigene Prozess- und Organisationsstrukturen, was die teamübergreifende Zusammenarbeit erheblich erschwerte. Ein wichtiger Punkt, die Kommunikation und Dokumentation des Projektfortschritts, erfolgte auf unterschiedlichen Kanälen und war keinesfalls lückenlos nachvollziehbar.
Für ein zuverlässiges Projektmanagement sowie die Steuerung und Nachverfolgung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten sollte also eine Lösung gefunden werden. Um das eigene Kerngeschäft nicht zu gefährden, entschieden wir uns gegen eine Eigenprogrammierung und starteten die Suche nach einem Anbieter im Bereich des Projektmanagements.
Anforderungen an Projektron BCS
Wir haben nach einer Lösung gesucht, die sich unseren Anforderungen anpasst und uns vor allem viele Freiheiten bei der Gestaltung unserer Workflows lässt, um auch zukünftig noch unsere Prozesse pragmatisch zu unterstützen.
Besonders relevant war die Anforderung, über die Software im direkten Kundenkontakt zu stehen und sie aktiv in die Prozesse des Projektverlaufs einbinden zu können. So konnte eine Optimierung der Produktivität und Effizienz erreicht werden. Nun müssen wir nicht mehr auf die alten Kommunikationswege E-Mail und Telefon ohne Dokumentation zurückgreifen.
So liegt es auf der Hand, dass Projektron BCS mit einem umfassenden modulbasierten Leistungsspektrum in die engere Auswahl gelangte und nach einer überzeugenden Testphase und professionellen Beratungsgesprächen im Jahr 2014 unser Partner in Sachen Projektmanagement wurde.
Projektron BCS wurde schnell wertgeschätzt und in Strukturen integriert
Diese Projektmanagement-Software gibt uns die Möglichkeit, viele Prozesse zu erleichtern, auch weit abseits des eigentlichen Projektmanagements, wie wir es praktizieren. Doch betrachten wir diesen Part als erstes.
Nach einer umfangreichen Einarbeitungsphase und die gezielte Schulung der Kern-User wurde die Software schnell wertgeschätzt und fortlaufend in die bestehenden Strukturen im Projektmanagement integriert und mittels des umfangreichen Funktionsangebots neue Wege gefunden, effizienter und zeitsparender zu arbeiten. Die Hinterlegung von Projektplänen, die Verwaltung von Tickets, das Anlegen von Aufgaben und das Buchen von Aufwänden zum Abgleich von Soll- und Ist-Projektzeiten sind nur eine kleine Auswahl der Vorteile, die sich im Umgang mit Projektron BCS bereits nach kurzer Zeit herauskristallisierten.
Die Software wurde folglich schnell abteilungsübergreifend eingesetzt und alle Mitarbeiter:innen erhielten einen Zugang, der sich durch unterschiedliche Nutzerrollen und -rechte individuell an die Stelle und die verbundenen Aufgaben anpassen ließ. Projektron BCS ergab sich binnen weniger Monate als täglicher Begleiter in allen Abteilungen und wurde zum zentralen Strukturelement im Unternehmen.
Die Verwaltung des Neu- und Bestandskundenstamms wurde in die Software integriert, die Angebotserstellung und der Bestelleingang werden über die Software abgewickelt sowie dokumentiert und auch als Controlling-Instrument erwies sich die Software als nützliches Tool.
Ebenso erleichtert die Software den Prozess der Urlaubsantragstellung und bietet ein Spesenmanagement an. Damit ist nur eine Handvoll des umfangreichen Leistungsspektrums aufgezeigt, welches wir an Projektron BCS schätzen und nicht mehr missen möchten.
Projektron BCS ist eine wertvolle Unterstützung
Der Einsatz der Projektmanagement-Software leistet einen wesentlichen Beitrag zur Optimierung unserer Prozesse, bietet die gewünschte Kommunikationsmöglichkeit mit dem Kunden, erfasst Abläufe nachvollziehbar und bietet damit eine optimale Grundlage zur Dokumentation des Projektverlaufs.
Über die Einstellungsmöglichkeiten der Ansicht „Persönlicher Überblick“ lassen sich die tagesaktuellen Aufgaben, Termine, Tickets usw. übersichtlich darstellen, um effizienter zu arbeiten und um Dringlichkeiten auf kurzem Wege der zuständigen Person zuzuordnen. So lässt sich sowohl das Tempo steigern, besonders im Bereich der Ticket-Bearbeitung, als auch die Transparenz im Workflow erhöhen.
Der Einsatz von Projektron BCS hat sich als wertvolle Unterstützung abteilungsübergreifend erwiesen. Neue Mitarbeiter:innen können aufgrund der intuitiven Bedienbarkeit nach einer kurzen Einarbeitungsphase selbstständig mit dem Tool agieren. Zusätzlich helfen Erfahrungswerte der Kollegen und Kolleginnen und deren Tipps. So hat sich die Nutzung der Software zu einem Selbstläufer entwickelt, für den wir in den acht Jahren unserer Zusammenarbeit mit Projektron BCS nur sehr selten Support in Anspruch nahmen – das spricht für sich.
