Dank BCS Ressourcen im Griff
Anwenderbericht der Stämpfli AG
Dank Projektron BCS haben wir die Kontrolle über unsere Ressourcen und die anstehenden Arbeiten. Wir sind sehr zufrieden mit der Leistung von BCS und sehen es als unverzichtbares Werkzeug für die Durchführung unserer Projekte.
Tradition und Moderne – Stämpfli Kommunikation
Als langjähriges Familienunternehmen vereint Stämpfli Kommunikation, Tradition und Moderne. Bereits sechs Generationen haben die Firma erfolgreich geführt und im Sinne der Mitarbeitenden sowie der Aktionärinnen und Aktionäre weiterentwickelt. Stämpfli Kommunikation, mit über 300 Spezialisten aus allen Bereichen der Kommunikation, steht für ausgezeichnete Beratung in der Markengestaltung, der Kommunikation und der Gestaltung von Prozessen: für ganzheitliches, fokussiertes und umsetzungsstarkes Handeln, für führende Lösungen in der vernetzten Kommunikation, für die Herstellung und Vermittlung gedruckter und interaktiver Medien – und für höchste Dienstleistungsqualität.
Die Stämpfli Kommunikation erbringt folgende Leistungen in unterschiedlichen Leistungsgebieten:
Kommunikationsagentur: Beratung, Design und Realisierung von Kommunikationsvorhaben, unter anderem Marketingkommunikation, Kommunikationsdesign, integrierte Kommunikation, Brand Management und -Design, Mediaplanung und -Vermarktung sowie Planung und Umsetzung von Kommunikationskampagnen.
Digitale Medien: Konzeption und Umsetzung von digitaler Kommunikation sowie Aufbereitung und Erstellung von Medieninhalten. Dies umfasst Sprachdienstleistungen (Korrektorat, Lektorat und Übersetzungen), Bildbearbeitung, Layouterstellung, Webdesign, Webmagazine, Datenmanagement sowie Fotografie.
Printmedien: Abwickeln des gesamten Druckprozesses (Digital- und Offsetdruck) inklusive Beratung, Datenverarbeitung, Druckvorstufe, Druckproduktion, Buchbinderei (Schneiden, Falzen, Heften, Kleben und Binden), Folierung und Verpackung sowie Versandaufbereitung.
Fachmedien: Dienstleistungen für Medienvermarktungen und für die Verbandskommunikation, unter anderem Eventmanagement, Mediaplanung und -vermarktung (unter anderem Anzeigeverkauf für Fachzeitschriften).
Durch Software eigene Arbeitsabläufe verbessern
Wir, die Firma Stämpfli AG in Bern, haben uns 2016 entschieden, eine Projektmanagement-Software einzusetzen, um unsere Arbeitsabläufe in der Projektabwicklung zu verbessern und effizienter zu gestalten. Als Full-Service-Agentur im Bereich Kommunikation betreuen wir eine Vielzahl von Kundenprojekten, die eine hohe Komplexität aufweisen und eine enge Abstimmung zwischen verschiedenen Abteilungen erfordern.
Eine Projektmanagement-Software sollte es uns ermöglichen, die verschiedenen Phasen eines Projekts zu planen, zu koordinieren und zu überwachen. Aufgaben sollten delegiert und Prioritäten gesetzt werden können, um sicherzustellen, dass alle Projektbeteiligten auf dem gleichen Stand sind und termingerecht arbeiten. Auch die Ressourcenplanung sollte durch die Software unterstützt werden, indem Arbeitszeiten erfasst und Aufwände kontrolliert werden.
Darüber hinaus sollte die Projektmanagement-Software eine zentrale Datenbank bieten, in der alle relevanten Informationen zu einem Projekt – vom Angebot bis zur Rechnung – gespeichert werden können. Das erleichtert die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen und sorgt dafür, dass wichtige Informationen immer zur Verfügung stehen. Die Software sollte uns dabei helfen, Engpässe und Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen.
Zusammengefasst sollte der Bedarf nach einer effektiven und effizienten Planung und Steuerung von Projekten sowie einer verbesserten Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Abteilungen abgedeckt werden. Damit sollten das Ziel erreicht werden, Projekte schneller und kosteneffektiver abzuschließen.
BCS überzeugt durch breite Funktionalität
Unser erster Kontakt mit der Projektron GmbH entstand im Zuge einer umfassenden Recherche nach einem passenden Tool zur Verbesserung unserer Arbeitsabläufe. Wir haben uns dabei intensiv mit verschiedenen Anbietern und ihren Angeboten auseinandergesetzt und nach ausführlichen Workshops und Produktdemos letztlich Projektron BCS als die beste Lösung für unsere Bedürfnisse identifiziert.
Was uns letztlich überzeugt hat, war vor allem die breite Funktionalität und Flexibilität von BCS sowie die Möglichkeit, die Software individuell an unsere Anforderungen anzupassen. Dies war für uns insbesondere von Bedeutung, weil wir in unserem Haus ein breites Spektrum an sehr unterschiedlichen Leistungen abdecken und entsprechend vielfältige Prozesse und Organisationen haben, welche wir systemtechnisch abbilden müssen. Ein weiterer wichtiger Punkt war die Konnektivität zu unseren anderen Geschäftsapplikationen, unter anderem unserem CRM (MS Dynamics) sowie unserem ERP-System. Diese Systeme konnten durch massgeschneiderte Schnittstellen angebunden werden.
Etappenweise Einführung von BCS
Die Einführung von BCS startete 2017 und gestaltete sich insgesamt positiv. Für gewisse Leistungsgebiete der Stämpfli AG war es eine Neueinführung, für andere war es die Ablösung einer anderen, bestehenden Projektmanagement-Lösung.
Die Einführung vollzog sich über einen Zeitraum von etwa einem Jahr. Die Software wurde etappenweise bei den einzelnen Leistungsgebieten eingeführt. Wir wurden von Projektron intensiv bei der Implementierung unterstützt und erhielten fortlaufend Support, um das Potenzial der Software bestmöglich auszuschöpfen. Dabei haben wir uns auf die Kernfunktionen konzentriert, die uns am wichtigsten erschienen, wie beispielsweise die Projektplanung, -steuerung und -überwachung sowie die Erstellung von Rechnungen.
Mit BCS Projekte planen, steuern und abwickeln
Wir setzen Projektron BCS derzeit ein, um unsere Projekte im Dienstleistungsbereich zu planen, steuern und abzuwickeln. Die Software wird von allen Leistungsgebieten genutzt, welche Dienstleistungen am Markt erbringen.
Zu den wichtigsten Funktionen, die wir derzeit nutzen, gehört die Projektplanung und -abwicklung. Mit BCS können wir Projekte von Anfang bis Ende durchführen, Aufgaben delegieren und Personen und Teams einplanen. Dies hilft uns sicherzustellen, dass wir immer genügend Personal für unsere Projekte zur Verfügung haben. Wir können auch die Auslastung unserer Mitarbeiter kontrollieren und Engpässe und Überlastungen vermeiden. Unsere Mitarbeitende erfassen ihre Aufwände auf die entsprechenden Projekte/Aufgaben. Diese Leistungserfassung ermöglicht uns die Verrechnung unserer Leistungen in Projektron. Die Rechnungen werden direkt in Projektron BCS erstellt und via Schnittstelle an unser ERP-System und unsere Finanzbuchhaltungssoftware übertragen.
Eine weitere wichtige Funktion ist das Arbeitszeit- und Abwesenheitsmanagement. Mit Projektron BCS können wir die Arbeitszeiten und die Abwesenheiten (Urlaub und Krankheiten, etc.) unserer Mitarbeiter erfassen und verwalten. Diese Daten fliessen ausserdem in unser ERP-System und werden dort von unserer Lohnbuchhaltung und unserem Personalwesen weiterverwendet.
Ein essentielles Feature von BCS ist für uns das Reporting. Mit der Software können wir verschiedene Berichte erstellen und analysieren, um die Leistung unserer Projekte zu überwachen und zu bewerten. Wir können beispielsweise die Fortschritte der Projekte nachverfolgen, den Ressourcenverbrauch kontrollieren und den Status der einzelnen Aufgaben überprüfen. Die Daten aus BCS ermöglichen uns eine Auslastungsprognose, mit der wir die geplante Auslastung von Ressourcen basierend auf den Aufwandsplanungen der Projekte erkennen können.
Allgemein ermöglicht uns die Nutzung von Projektron BCS eine effektive und effiziente Planung und Steuerung unserer Projekte. Die Software vereinfacht die Zusammenarbeit zwischen den unterschiedlichen Leistungsgebieten und bietet dem Projektleiter jeweils den vollen Überblick über aufgelaufene Kosten und Aufwände sowie bereits erzielte Erträge.
Fazit und Ausblick
Wir sind auch nach über fünf Jahren nach der Einführung zufrieden mit Projektron BCS. Die Software hat es uns ermöglicht, unsere Projekte bereichsübergreifend zu planen und durchzuführen, Engpässe und Probleme zu erkennen und zu lösen und die Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Leistungsgebieten zu gewährleisten.
Dank BCS haben wir die Kontrolle über unsere Ressourcen und die anstehenden Arbeiten. Ausserdem haben wir unsere Ressourcen im Griff und können die Produktivität unserer Mitarbeiter messen, indem wir ihre Arbeitszeiten und Leistungsrapportierungen erfassen und auswerten können.
In Zukunft planen wir weiterhin neue Funktionen und Features der Software zu erkunden und implementieren, wie wir dies in der Vergangenheit bereits fortlaufend gemacht haben. Projektron unterstützt uns dabei jeweils bestens, wie beispielsweise bei der anspruchsvollen Einführung der Schweizer QR-Rechnung 2022.
