BCS ist unser zentrales Informationssystem
Anwenderbericht der Stiftung Warentest
Projektron BCS konnte funktional, z.B. durch die vielen Anpassungsmöglichkeiten und das Handling der Projektvorlagen, punkten. Einen wesentlichen Ausschlag für BCS gab die Möglichkeit, die monatlichen Themenpläne in das System einzubinden und damit nahezu alles in einem Tool aufzeigen zu können.
Testen für Verbraucherschutz
1964 wurde die Stiftung Warentest von der Bundesrepublik, vertreten durch den Bundesminister für Wirtschaft Bundestag gegründet, zur Förderung von Verbraucherschutz. Laut Satzung soll sie „die Öffentlichkeit über objektivierbare Merkmale des Nutz- und Gebrauchswertes sowie der Umweltverträglichkeit von Waren und privaten sowie individuell nutzbaren öffentlichen Leistungen“ unterrichten.
Die Stiftung Warentest untersucht Produkte, sowohl Waren als auch Dienstleistungen und veröffentlicht die Ergebnisse in den Heften (Finanztest, test) und auf ihrer Website. Darüber hinaus werden Sonderpublikationen und Bücher produziert. Wir testen und bewerten jährlich mehr als 30.000 Produkte in ca. 300 Projekten. Für die Testarbeiten muss man mindestens 3 Monate kalkulieren, es können aber auch 18 Monate Vorlauf erforderlich sein. In verschiedenen Phasen müssen Bearbeitungsschritte verschiedener Bearbeiter sowohl intern als auch extern in der Planung berücksichtigt werden.
Suche nach zentralem Informationssystem
Für einen Teil des Hauses gab es schon länger ein Planungstool, was jedoch in die Jahre gekommen war und abgelöst werden musste. Bevor einzelne Projekte organisiert werden können, wird jeweils ein Plan für die Print-Publikationen sowie für Online erstellt. In dem sogenannten Themenplan wird festgelegt, welches Thema in welchem Heft veröffentlicht werden soll.
Dabei sind verschiedene Aspekte zu berücksichtigen z.B.:
- Ist das Thema saisonabhängig (z.B. suchen Verbraucher zum Thema „Rasenpflege“ eher im Frühjahr Hilfe und Informationen zu den neuesten Produkten als im Winter)?
- Gibt es neue Entwicklungen und wie schnell können diese getestet werden?
In der Vergangenheit wurden für diese Zusammenstellungen der Heftplanung sehr viele Pläne in Excel aufgestellt. Deshalb sollten insbesondere die Veröffentlichungspläne für die Print-Publikationen integriert im Planungssystem abgebildet und hierbei auch digitale und Online-Publikationen berücksichtigt werden.
Einige wichtige Ziele waren:
- Ein zentrales Informationssystem im Haus schaffen und den Prozess weitgehend unterstützen, von der Klärung der Themen, über das Projektmanagement bei Untersuchungen bis hin zur Veröffentlichung der Artikel in unseren Publikationen.
- Die Selbststeuerung der Akteure unterstützen, d.h. alle Projektbeteiligten möglichst gut befähigen, selbstständig im Planungssystem mitwirken zu können.
Von einer Vielzahl von Anbietern wurden drei in die engere Wahl einbezogen. Nach einem Briefing unsererseits haben die ausgewählten Anbieter ihre Produkte vorgestellt und Lösungsvorschläge für unsere Anforderungen gezeigt.
Das System von Projektron konnte funktional, z.B. durch die vielen Anpassungsmöglichkeiten und das Handling der Projektvorlagen, punkten. Gleichzeitig offenbarte es keine essenziellen Schwächen oder Risiken. Das System wurde im Rahmen eines Proof-of-Concepts (PoC) vorkonfiguriert und im Hause vorgestellt. Einen wesentlichen Ausschlag für BCS von Projektron gaben die aufgezeigten Möglichkeiten, die monatlichen Themenpläne in das System einzubinden und damit nahezu alles in einem Tool aufzeigen zu können.
Der PoC war erfolgreich, so dass das System weiter konfiguriert und angepasst und schließlich Anfang 2020 in allen Untersuchungs-Teams eingeführt wurde. Ausgehend von diesen vielfältigen Anforderungen fiel die Wahl auf die Business Coordination Software von Projektron. Die Hauptgründe dafür waren die gute Bedienbarkeit der Nutzeroberfläche und die zahlreichen Features, die alle der geforderten Kriterien abdeckten.
BCS im Einsatz
Die Stiftung Warentest nutzt BCS Projektron insbesondere bei der Sammlung und Bewertung von Untersuchungsideen und dem Projektmanagement bei Untersuchungsprojekten sowie redaktionellen Projekten. Das Ideenmanagement wurde an die Erfordernisse der Stiftung Warentest angepasst und um Möglichkeiten zur Beschreibung von Themen ergänzt. In Vorgesprächen in den Teams können dann ausgewählte Ideen in Projektvorschläge überführt werden. Die gemeinsame Themenplanung wird am Ende von der jeweiligen Chefredaktion abgenommen. Dazu nutzt sie die Möglichkeit im Themenplan die Projekte „Freizugeben“ und damit aus den Projektvorschlägen in die aktuellen Projekte zu übernehmen.
Um die Planung der Projekte zu vereinfachen, werden die Projektvorlagen genutzt. Für verschiedene Arten von Untersuchungen gibt es vorgegeben Prozesse, die bereits generische Größen mit groben Aufwänden enthalten, die dann gegen handelnde Personen getauscht werden. Der Aufwand wird nur zum Teil angepasst. Wichtig für die Mitarbeiter und Vorgesetzten ist, dass Engpässe und Überlasten schnell erkannt und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden können. Daher hat die genaue Ressourcenverwaltung von BCS hat in unserem Haus keinen besonderen Stellenwert.
Die erarbeiteten Projektvorlagen wurden inzwischen schon mehrfach angepasst. Wurde im früheren Planungstool von einer Person zentral geplant und nur von einigen wenigen Projektbeteiligten direkt im System der Bearbeitungsstatus angepasst, so arbeiten jetzt neben den Projektleitungen auch andere Projektbeteiligte mit dem System.
Für die meisten Projekte gibt es eine Projektbesprechung. In dieser Sitzung wird die Projektbeschreibung (die in BCS integriert ist) besprochen und im Anschluss mit einem Workflow in BCS genehmigt. Hier wird auch der finanzielle Rahmen definiert. Über eine Schnittstelle werden die wichtigsten Informationen an SAP übergeben (die Projektnummer wird damit zum PSP-Element in SAP).
Für die verschiedenen Projektbeteiligten wurden sehr unterschiedliche Meilensteinübersichten angelegt. So können die Kolleginnen und Kollegen aus dem Einkauf sehen, in welchem Zeitraum für welche Projekte die Produkte eingekauft werden sollen oder für die Pressestelle kann angezeigt werden, wann und in welchem Prüfinstitut die Untersuchungen durchgeführt werden, um ggf. Fotos machen zu können.
Ausblick und Fazit
Die Stiftung Warentest wird weiterhin BCS an ihre Erfordernisse anpassen. Hierbei sind grundsätzlich neue Entwicklungen im Planungsmodul interessant, obschon vor allem die Umsetzung individueller Anforderungen per Konfiguration viele Verbesserungen gebracht haben.
Unsere Ziele haben wir weitgehend erfüllt:
- Alle Informationen zu einem Projekt sind in BCS hinterlegt.
- Der Link zum Microsoft SharePoint hilft schnell auf die Dateien zum Projekt zugreifen zu können.
- Alle sehen den gleichen Stand der Ideen, Themen, Projekte und Pläne.
- Einzelne Word- und Excel-Dokumente wurden abgelöst.
- Prozesse und Workflows wurden abgelöst und vereinfacht (dazu gehören z.B. Genehmigungsworkflows).
In diesem Zusammenhang wächst auch stetig die Integration mit angrenzenden Systemen, z.B. zu unserer Adress-Datenbank CRM auf der Basis von Microsoft Dynamics.
