Projektron BCS hilft beim Delegieren

Die Firma Stolz IT Consulting ist seit über 20 Jahren erfolgreich in der Entwicklung und Beratung rund um diese Themen tätig. Sie hat einen sehr engen Bezug zur SAP AG und ist dort auch in der Entwicklung vertreten.

Der gesamte Software-Lifecycle – von der Analyse der Anforderungen mit dem Kunden über Konzeption sowie Umsetzung bis hin zum Qualitätsmanagement – und die Systempflege gehören zu den Kernkompetenzen des Unternehmens.

Schwerpunkte

Einen der Tätigkeitsschwerpunkte des Unternehmens bildet das Knowledge Warehouse der SAP AG. Mit diesem integralen Bestandteil jedes SAP Systems ist es auf einfache Art und Weise möglich, Handbücher und Schulungsunterlagen zu erstellen, zu verwalten und zu verteilen. Diese elektronische Prozessgestaltung findet sich auch im Bereich SAP Interactive Forms by Adobe wieder. Wie der Name schon sagt, handelt es sich hierbei um interaktive PDF-Formulare, die über eine Vorlage erstellt und anschließend per PDF-Datei dem Anwender zur Verfügung gestellt werden. Nach dem Ausfüllen der Formulare können diese zur automatischen Weiterverarbeitung oder Wiedervorlage per E-Mail an das SAP System gesendet werden. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn Daten von Personen gepflegt werden sollen, die selbst keinen Zugriff auf das SAP-System haben.

So können zum Beispiel bei Lieferanten Daten zu Materialien angefordert werden. Die Daten aus dem Formular werden nach einer Prüfung direkt in das SAP-System übernommen. Die Aufwände für die Übernahme der Daten aus einem Papierformular und die zwangsläufig auftretenden Tippfehler entfallen. Die Formulare sind somit in nahezu allen Bereichen der On- und Offlinekommunikation einsetzbar.

Referenzen von Stolz IT Consulting sind unter anderem: SAP AG, DAIMLER AG, MAHLE BEHR GmbH & Co. KG, Schindler Aufzüge AG, SIEMENS AG, MediaSaturn Deutschland GmbH, KAESER KOMPRESSOREN AG.

Historie

Bevor die Firma Stolz IT Consulting gegründet wurde, war Jürgen Stolz einige Jahre als Freiberufler und Berater in den genannten Bereichen tätig. In dieser Zeit konnte er tiefe Kenntnisse in den Systemen von SAP und Adobe gewinnen. Aufgrund des großen Bedarfs an den Produkten lag die Entscheidung nahe, auf dieser Basis ein Unternehmen zu gründen. Inzwischen beschäftigt die Firma Stolz IT Consulting über 20 festangestellte Mitarbeiter.

Projektron BCS macht Schluss mit der Datensuche

Die Entscheidung, Projektron BCS einzusetzen, entstand aus der Situation, der sich viele junge Unternehmen ausgesetzt sehen. Zu Beginn mögen Zeiterfassung und Leistungsnachweise auf Basis von Excel noch ausreichend sein, ab einer bestimmten Unternehmensgröße wird der Pflege- und Administrationsaufwand schnell zu hoch. Allein die Rechnungserstellung erforderte ein großes Maß an Nacharbeit und eine Kontrolle von Zeit- und Budgetüberschreitungen war nur mit erheblichem Aufwand möglich.

Aus diesen Gründen wurden mehrere unterschiedliche Tools für das Projektmanagement evaluiert. Auf einer Messe wurde dann der Umfang und die Funktionsweise der Projektmanagement-Software Projektron BCS vorgeführt. Im direkten Vergleich hat BCS vor allem durch seine umfassenden Funktionen und sein schlüssiges Bedienkonzept überzeugt. Ein weiterer wichtiger Faktor war die webbasierte Oberfläche, die eine mühelose Bedienung auch außerhalb des Büros ermöglicht.

Mittlerweile ist die Software seit über fünf Jahren erfolgreich im Einsatz und der anfänglich gute Eindruck hat sich voll und ganz bestätigt. Die Arbeitsprozesse wurden massiv vereinfacht und das Management hat stets den Überblick über relevante Projektdaten. Auch die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter konnte durch die intuitive Nutzeroberfläche reduziert werden.

Delegieren leicht gemacht

Projektron BCS macht es nicht nur leicht, Aufgaben abzugeben, sondern hat auch zu einer Standardisierung und Vereinfachung von Unternehmensprozessen geführt. Auch Controlling- und Projektsteuerungsaufgaben wurden durch Projektron BCS vereinfacht. Mit Hilfe der Software ist es deutlich einfacher für die Verantwortlichen, relevante Kennzahlen im Auge zu behalten und kritische Abschätzungen in der Zukunft zu vermeiden.

Projektron BCS wächst mit neuen Anforderungen

Durch die modulare Struktur von Projektron BCS ist es möglich, weitere Bereiche des Tools „on demand“ in die Unternehmensprozesse zu integrieren. Aus der Anforderung unserer Kunden ist der Einsatz des Ticketsystems entsprungen. Als nächste Anpassung bei der Firma Stolz IT Consulting steht der intensivere Einsatz der Projektmanagementfunktionen an. Auch bei der Umstellung auf agile Entwicklungsprozesse wie z.B. Scrum bietet Projektron BCS eine hervorragende Toolunterstützung. Auch die Wiki-Integration zum Wissensmanagement gewinnt zunehmend an Bedeutung.

Die kontinuierliche Weiterentwicklung von Projektron BCS passt sehr gut zum Wachstum der Firma Stolz IT Consulting. Auch ein Blick auf die kommenden Verbesserungen zeigt, dass sich die Aufgaben nochmals vereinfachen und standardisieren lassen. Wir können nur sagen: „Wir sind sehr zufrieden mit Projektron BCS – und gespannt auf die Zukunft“.