Anpassbare, effiziente, ganzheitliche Lösung
Anwenderbericht von team Technology Management GmbH
Wir haben uns 2018 für die Einführung von Projektron BCS entschieden und sind bis heute sehr zufrieden mit der Software. BCS überzeugt mit einer Breite an Einsatzmöglichkeiten, um unsere verschiedenen Anforderungen abzudecken, einer benutzerfreundlichen Oberfläche und den individuellen Anpassungen. Projektron BCS ist ein praktisches Tool, dessen Verwendung wir auch anderen Unternehmen empfehlen.
Über die team Technology Management
team Technology Management ist ein herstellerunabhängiges Beratungsunternehmen mit Sitz in Wien und München. Seit mehr als 20 Jahren liegt unser Fokus auf dem Management komplexer IT- und Telekommunikationsprojekte im Bereich kritischer Infrastrukturen wie Rail, Road, Aviation, Public Safety, Utilities und Government
team – Projekte mit dem Kunden im Team
Wir leben und lieben Projektgeschäft, ein klares Ziel und dessen Rahmenbedingungen. Dabei unterstützen wir unsere Kunden sich im immer schneller wandelnden Informationszeitalter zurechtzufinden, sich zu behaupten und die richtigen Strategien nutzbringend und nachhaltig im Unternehmen anzuwenden. Unser Ansatz „mit dem Kunden im Team“ ermöglicht uns den Transfer von Know-how und hat uns nachhaltig erfolgreich gemacht. Die „richtige“ Lösung für den jeweiligen Anwendungsfall benötigt ein hohes Maß an Fachkompetenz und professioneller Methodik.
Von der Anforderungsanalyse bis zur Überführung in den Betrieb können unsere Kunden ein ganzes Projektleben mit der team verbringen. Unsere Berater kombinieren technische Expertise und langjährige Projektmanagementerfahrung auf der Basis internationaler Standards. Dadurch erfassen wir komplexe technische Systeme und behalten, trotz Spezialisierung auf einzelne Teilbereiche, immer das gesamte Projekt im Auge. Flexibel passen wir die Vorgehensweise an die Bedürfnisse unserer Kunden an. „Projekt für Projekt“ wachsen wir mit dem Vertrauen unserer Kunden. Der Erfolg unserer Kunden steht für uns an erster Stelle.
Die Anzahl der Projekte, die wir pro Jahr durchführen, variiert je nach Größe und Auftragsvolumen der Kunden. Die Projektlaufzeit kann von vier Monaten bis zu zehn Jahren dauern. Unsere Kunden profitieren von einem branchenübergreifenden Wissens- und Erfahrungsaustausch. Jedes Projekt wird von einem erfahrenen und spezialisierten Projektteam begleitet und durchgeführt. Durch unsere standardisierten und zertifizierten Geschäftsprozesse optimieren wir das Zusammenspiel zwischen Menschen, Abläufen und Werkzeugen.
Projektron BCS im Einsatz
Mit der Projektmanagement-Software Projektron BCS der Projektron GmbH können wir die multidisziplinären Aufgabenstellungen dieser komplexen Projekte darstellen und umsetzen. Die Software ermöglicht uns eine ganzheitliche Erfassung der Aufgaben eines Projekts mit allen wechselseitigen Abhängigkeiten, um Herausforderungen frühzeitig zu erkennen. Wir legen Wert darauf, uns intensiv mit den Projektinhalten auseinanderzusetzen und gleichzeitig eine benutzerfreundliche und übersichtliche Projektmanagement -Software zu verwenden.
Ein Anwendungsbeispiel für BCS ist das Projekt zum European Train Control System (ETCS) „ETCS Level 2– Vergabe und Rollout in Österreich.“ Im Zuge dieses Projektes wird im Rahmen eines ambitionierten Programms gesamtösterreichisch das einheitliche europäische Zugbeeinflussungssystem ETCS Level 2 auf dem hochrangigen Streckennetz umgesetzt. Die konkrete Umsetzung von Strecken bzw. Streckenabschnitten erfolgt dabei in einzelnen Umsetzungsprojekten auf Basis der Vorgaben des Programms.
Die team unterstützt dabei als technisch kompetenter Partner, dessen Ziel darin besteht, eine ETCS-Migrationsstrategie zu entwickeln, das einheitliche europäische Zugbeeinflussungssystem ETCS Level 2 zu spezifizieren, zur Vergabe zu bringen und nach Zuschlagsentscheidung/ -erteilung nicht nur das Gesamtprogramm, sondern auch die einzelnen Umsetzungsprojekte zu betreuen. Unter der Programm-/Projektbegleitung von team werden vielfältige Leistungen in Bezug auf Projektmanagement, technische und betriebliche Integration, Tests und Prüfungen sowie Safety und Zulassung erbracht.
Anforderungen und Auswahlprozess für ein neues Projektmanagement-Tool
Bei der Einführung eines neuen PM-Tools suchten wir nach einer externen Softwarelösung, die eine effiziente und einfache Projektplanung, -überwachung und integrierte Abrechnung ermöglicht. Es sollte auch möglich sein, die Leistungserfassung und -verrechnung mit derselben Software durchzuführen.
Unsere primäre Anforderung an die Software war, dass sie möglichst viele unserer Unternehmensprozesse abbilden kann, einschließlich Projektmanagement, Chancen- und Risiken-Analyse, Angebots- und Freigabeprozess, internes Controlling, Leistungserfassung, Abrechnungsprozess und Stakeholder Analyse.
Die Software leistet einen wesentlichen Betrag bei unseren internen Geschäftsprozessen, wie z. B. bei der Zeiterfassung, Verwaltung von Kontakten, Verträgen, Abwesenheiten, Mitarbeiterfähigkeitsauswertung, Asset-Management und die Abbildung eines internen Berichtswesens. Daher haben wir uns 2018 für die Einführung von BCS entschieden und sind bis heute sehr zufrieden mit der Software. Projektron BCS überzeugt mit einer Breite an Einsatzmöglichkeiten, um unsere verschiedenen Anforderungen abzudecken, einer benutzerfreundlichen Oberfläche und den individuellen Anpassungen, welche mitunter auch von uns selbst durchgeführt werden können. Projektron BCS kann damit unsere operativen, organisatorischen und technischen Kompetenzen professionell und benutzerfreundlich transformieren.
Priorität: Qualitätssicherung
Die Einführung neuer Systeme und Technologien bedeutet die Komfortzone zu verlassen, erhöhtes Risiko zu nehmen und Entscheidungen zu treffen, deren Ausgang maßgeblich den Unternehmenserfolg bestimmen. Projektron BCS unterstützt dabei, die komplexen Anforderungen zu erfüllen. Die typischen Einsatzszenarien sind u.a. die Projektplanung und die Projektentwicklung umzusetzen und darzustellen. Ein weiteres Einsatzszenario ist die Maßnahmenentwicklung anhand der Zahlen, welche durch das Programm zusammengefasst und übersichtlich ausgewertet werden.
Das entscheidende Kriterium für unsere Arbeit ist eine nachweisliche Qualitätssicherung. Wir scheuen uns bei der Begleitung und Überwachung von Projekten nicht davor, mit dem Lieferanten in allen wesentlichen Punkten ins technische und fachliche Detail zu gehen – dadurch erarbeiten wir uns Respekt und diskutieren auf Augenhöhe.
In der Rolle des Programm- oder Projektmanagers bauen wir erfolgreiche Projektorganisationen auf und übernehmen die Projektsteuerung, dabei wenden wir ein strukturiertes Vorgehen an, bei welchem uns BCS unterstützt.
Wir schätzen an BCS besonders die individuellen Erweiterungen bzw. Anpassungen an unsere Wünsche und Anforderungen. Durch die eigene Benennung von Drop-Down-Menüs oder zusätzlichen Tabs ermöglicht uns Projektron BCS die team individuell abzubilden. Weiters schätzen wir das Ziehen von Berichten und Kennzahlen, welche für das interne Controlling essenziell und in weiterer Folge für das Qualitätsmanagement-Audit relevant sind. Nicht zuletzt besteht der große Vorteil von BCS darin, dass ein System alle unternehmensinternen Prozesse abbilden kann und an einem Ort bündelt.
Fazit und Lessons Learned
Projektron BCS ist ein praktisches Tool, dessen Verwendung wir auch anderen Unternehmen empfehlen können. Durch die Rollen- und Rechtezuordnung ist es möglich, die Verwendung für einzelne Benutzergruppen einzuschränken bzw. zu erweitern. Wir empfehlen, sich intensiv mit der Lizenz-/Rollen- und Rechtevergabe auseinanderzusetzen und auch die Schulungen der Mitarbeiter darauf abzustimmen. Da die Software sehr umfangreich ist, kann es mitunter zu einer Überforderung kommen, wenn nicht tagtäglich mit dem System gearbeitet wird. Wir empfehlen auch ein kleines BCS-KeyUser/SuperUser-Team im eigenen Unternehmen zusammen zu stellen, welches als erste Anlaufstelle für die vielen kleinen Anfragen und Unklarheiten zur Verfügung steht. Weiters hat sich die Einführung von BCS in mehreren Phasen in unser Unternehmen sehr bewährt. Damit war es uns möglich, schrittweise Geschäftsprozesse mit BCS umzusetzen, die bisher verwendeten Werkzeuge abzulösen, und die betroffenen Mitarbeiter intensiver in den Change-Prozess einzubinden.
Projektron BCS wird von allen Mitarbeitern der team verwendet, um Projekte zu planen, Stunden zu buchen oder die eigene Zeiterfassung durchzuführen. Schulungen für die Nutzung von BCS werden durch eine interne Mitarbeiterin der team durchgeführt, welche ebenso Teil unseres BCS-KeyUser/ Super User-Teams ist. Neue Mitarbeiter werden in den Basic-Anwendungen geschult und bei Bedarf werden einzelne Features im Detail nochmals erklärt und geschult.
