Studentische Projekte mit Projektron BCS steuern
Anwenderbericht von TFH Wildau
Wir, Hanna Neuling, Claudia Schmidt, Constance Müller, Kristin Linzel und Ulrike Seehagen, sind eine Seminargruppe des Masterstudienganges Europäisches Management am Fachbereich Wirtschaft, Verwaltung und Recht der Technischen Hochschule Wildau. Die TH Wildau liegt südöstlich von Berlin (Nähe Königs Wusterhausen) und ist mit ihren 3.500 Studierenden die größte Fachhochschule des Landes Brandenburgs. Mit dem besonderen Fokus auf die anwendungsorientierte Forschung ist sie unter anderem im Wettbewerb „Deutschland – Land der Ideen“ ein ausgewählter Standort.
Im Rahmen unseres Studiums hatten wir in der Lehrveranstaltung Projektmanagement europäischer Unternehmen bei Prof. Dr. Bertil Haack die Aufgabe, eine Projektkonzeption für zwei Unternehmen zu erstellen.
Dabei befasste sich eine Projektgruppe, die Scarabaeus GmbH, mit der Errichtung einer Produktions- und Vertriebsstätte in Russland und die andere Projektgruppe, die SolarEMM GmbH, mit der Produktion, Lieferung und Errichtung je eines Solarparks in 2 Schweden und Finnland. Beide Unternehmen haben ihren Sitz in Deutschland.
Die Aufgabe erforderte aufgrund der Komplexität, die grenzüberschreitende Tätigkeiten eines Unternehmens mit sich bringen, eine detaillierte Planung und fundierte Vorbereitung der Projektdurchführung.
Hierfür wurde uns im Rahmen einer zweitägigen Schulung das webbasierte Tool Projektron BCS der Firma Projektron vorgestellt. Die Schulung, durchgeführt von Herrn Martin Döring, bot uns einen ersten Einblick in dieses Instrument zur Planung, Überwachung und Steuerung von Projekten. Hier wurden uns die zahlreichen Möglichkeiten aufgezeigt, wie man Projekte anhand der Software plant, die vorhandenen personellen Ressourcen projektadäquat einsetzen kann, das Projekt zeitlich überwacht und der mit einem Projekt entstehende materielle Aufwand berücksichtigt wird. Letzteres bietet dem Anwender neben der reinen Projektplanung zugleich eine entsprechende Kostenkontrolle des durchzuführenden Projektes.
Durch die kontinuierliche Pflege der Projektdatenbank ist eine schnelle Anpassung an unvorhergesehene Entwicklungen der personellen und materiellen Ressourcen während des Projektes möglich.
Die Schulung wurde von allen Teilnehmern als positiv gewertet, da der Einstieg in BCS ohne Vorwissen schwerfällt. Die Einarbeitung anhand von kleinen Aufgaben half daher sehr, die Software kennenzulernen und die verschiedenen Optionen und Anwendungen zu testen. Es gilt jedoch anzumerken, dass sich der Anwendungsbereich der Software im Rahmen unserer Projekte auf einen kleinen Teil der Möglichkeiten beschränkte und daher die vielfältigen zusätzlichen Optionen nicht näher betrachtet wurden. Praktisch fand die Software Anwendung in der konzeptionellen Planung der beiden Projekte sowie in deren zeitgenauer Überprüfung während des Semesters durch die Projektgruppen Scarabaeus und SolarEMM.
So wurden zum Beispiel auf drei Ebenen Unterprojekte, Arbeitspakete und einzelne Aufgaben definiert, die das jeweilige Projekt erforderte. Im Laufe der Bearbeitung des Projektes hat jedes Teammitglied die für die Bearbeitung der ihm zugeordneten Aufgaben benötigte Zeit erfasst. Die Zeiterfassung führte dazu, dass durch entsprechend grüne Markierungen der Bearbeitungsstand sowie der Verlauf des gesamten Projektes kontinuierlich beobachtet werden konnten.
Besonders von Vorteil war dabei, dass dem einzelnen Projektbeteiligten der aktuelle Stand seiner noch zu erledigenden Aufgaben auf den ersten Blick präsent war.
Ein weiterer Punkt, der in der Projektbearbeitung mit Projektron BCS besonders aufgefallen ist, ist die Möglichkeit, die genauen Aufwände und Bearbeitungsstände der Aufgaben einzusehen und mit deren Hilfe den Projektfortschritt einzuschätzen. Ebenso gab diese BCS-Funktionalität die Möglichkeit, eventuelle Ressourcen-Engpässe innerhalb des Projektes herauszufiltern und damit notwendige Anpassungen bei den Aufgaben vorzunehmen.
BCS bietet somit eine geeignete Hilfe um über Umstrukturierungen innerhalb des Projektes nachzudenken. Alles in allem wird das Projektmanagement Tool Projektron BCS als positiv gewertet, jedoch werden die „echten“ Vorteile des Programms, die insbesondere in der Kosten- und Mitarbeiterplanung gesehen werden, erst mit der Durchführung eines realistischen Projektes deutlich zum Vorschein kommen. Für uns stellte das Tool in erster Linie ein hilfreiches Instrument dar, um die eigene Arbeitszeit für einzelne Aufgaben im Auge zu behalten und – als Folge daraus – die Optimierung des eigenen Zeitmanagements zu erreichen. Auf diesem Weg möchten wir uns recht herzlich bei der Firma Projektron für die überlassenen Nutzungsrechte sowie bei Martin Döring für die Unterstützung bedanken.
