Weltweiter Roll-out in Planung
Anwenderbericht der USU GmbH
Wir schätzen den umfassenden Funktionsumfang von Projektron BCS und die Möglichkeiten des Customizings. Nach mehr als fünf Jahren Produktiveinsatz werden wir die Erfolgsgeschichte nun international fortsetzen und die Stärken von Projektron BCS weltweit nutzen.
USU – Digitalisierung von IT- und Kundenservices
USU bietet Software- und Servicelösungen im Bereich IT & Customer Service Management. Mit unseren Lösungen antworten Unternehmen weltweit auf die sich ändernden Kunden- und Mitarbeiterbedürfnisse in einer digitalisierten Arbeitswelt. Wir ermöglichen smartere Services, einfachere Workflows, bessere Zusammenarbeit – und damit den Erfolg unserer Kunden in ihren zunehmend anspruchsvollen und dynamischen Märkten.
Unsere Produkte und Lösungen helfen Unternehmen in allen Branchen, ihre IT besser zu managen und Serviceanfragen von Kunden, Mitarbeitern und Partnern schneller, individueller und effizienter zu erfüllen und zu orchestrieren. Gegründet 1977, als „Udo Strehl Unternehmensberatung“, haben wir einen kontinuierlichen Wachstumskurs verfolgt und unsere Geschäftsfelder ständig erweitert. Wir beschäftigen heute in der gesamten Gruppe weltweit an 17 Standorten rund 800 Mitarbeiter:innen und unterstützen über 1.200 Kunden – bis heute haben wir über 10.000 Software- und Service-Projekte in über 30 Ländern durchgeführt.
Als erfahrener Partner unterstützen wir unsere Kunden von der strategischen Beratung über die Konzeption ihrer Projekte bis hin zur technischen Umsetzung und Integration. Unsere Kunden profitieren von Professional Services und Managed Services bis hin zur Überlassung ganzer Projektteams.
Klassisch und agil – Projekte in einer Software managen
Neben eigenen Produkten im Bereich IT & Customer Service Management sowie den damit verbundenen Einführungsprojekten bei Kunden realisiert die USU in einem eigenen Geschäftsbereich Projekte in den Branchen Finanzdienstleistung, bei öffentlichen Verwaltungen sowie der Industrie. Schwerpunkt ist das verantwortliche und vollständige Realisieren komplexer Lösungen in Form der Anwendungsintegration mit serviceorientierten Architekturen, der Realisierung leistungsfähiger Portale und der kundenspezifischen Entwicklung und Pflege komplexer fachspezifischer Applikationen. Dabei erhalten unsere Kunden alle Schritte von der fachlichen Analyse und Konzeption über die Realisierung bis hin zur Einführung und zum Betrieb aus einer verantwortlichen Hand – immer dann, wenn für die zu lösenden Aufgaben keine Standardsoftware gewünscht oder verfügbar ist.
Pro Kalenderjahr werden in diesem Kontext etwa 250 Vorhaben und Auftraggeber-/Auftragnehmer-Projekte in einem Volumen bis zu 2.500 Personentagen initialisiert. Bei Projekten mit Auftraggebern aus der öffentlichen Verwaltung dominieren dabei weiterhin klassische Projektvorgehensmodelle (z. B. V-Modell XT Bund bei Bundesministerien). Die Zusammenarbeit mit Kunden aus dem Finanzsektor ist aktuell im Wesentlichen inkrementell geprägt, wohingegen einige Projekte mit Kunden aus dem Industriesegment weitestgehend agil (in Anlehnung an Scrum) abgewickelt werden. Abhängig vom jeweiligen Vertragswerk der Projekte sind die drei Eckpunkte Termine, Kosten und Leistungsumfang stark fixiert (z. B. EVB-IT Erstellung zum Festpreis mit definierten Lieferzeitpunkten).
Gründe für Projektron BCS
Im Jahr 2013 machte sich der auf individuelle Anwendungsentwicklung und Projektabwicklung spezialisierte Geschäftsbereich auf die Suche nach einem „verantwortlichen Partner für die weitere Optimierung und Professionalisierung der Projektdurchführung. Aufgabe des Partners ist die Bereitstellung eines professionellen, flexiblen sowie lizenz- und IT-technisch skalierbaren Systems zur Unterstützung aller Facetten des Projektmanagements und der Projektdurchführung. Durch den Einsatz der Software sollen vielfältige Anforderungen im Geschäftsfeld […] umgesetzt werden.
Ziel dieses Projektes ist die Konsolidierung und Optimierung der Verwaltung von Daten […] in den Managementfeldern: Angebotsmanagement, Anforderungsmanagement, Ressourcenplanung, Projektplanung, Zeiterfassung, Controlling.
Die ausgeschriebenen Leistungen umfassen die Lieferung der Software sowie Unterstützungsleistungen bei Customizing, Inbetriebnahme und Einführung nach Bedarf“ (RfI USU, 2013).
Projektron BCS hat sich dabei in einem insgesamt zehn Anbieter umfassenden Auswahlverfahren durchgesetzt. Entscheidend für den Einsatz von Projektron BCS waren dabei unter anderem die Breite des Funktionsumfangs, der geringe Migrationsaufwand (inkl. Schulung) durch die „Nähe“ zum Kerngeschäft der USU sowie die Möglichkeiten des Customizings durch uns selbst. Initial mit rund 100 Benutzern in Deutschland gestartet, hat sich die Nutzerzahl mittlerweile verdoppelt und wir bereiten uns – knapp 10 Jahre nach dem Erstkontakt – auf den weltweiten Roll-out von Projektron BCS vor.
Einsatz von Projektron BCS
Der Einsatz von Projektron BCS beginnt bei uns i. d. R. mit der Projektinitialisierung nach Auftragserteilung durch einen externen Kunden. Das Projekt wird durch das Projektmanagement-Office angelegt und die erforderlichen Basisdaten (insb. Auftragswerte und Honorarsätze) eingepflegt. Die Detailplanung von der Strukturplanung über Terminplanung bis hin zu Team- und Aufwandsplanung führt anschließend der Projektleiter selbstverantwortlich durch. In kleineren Projekten erfolgt dies mit Unterstützung von Assistenten und/oder entsprechenden Vorlagen, in größeren Projekten (mit bis zu 500 Strukturplanelementen inkl. Meilensteinen) ggf. von einzelnen Teilprojektverantwortlichen.
Während der Projektabwicklung erfolgt die i. d. R. taggleiche Aufwandsrückmeldung durch die Projektmitarbeitenden, wodurch ein Aufwands- und Projektcontrolling erst ermöglicht wird. Hier spielen insb. die zeitpunktbezogene Ansicht Projektkosten (inkl. dem selbst entwickelten Indikator zum Forecast des Projektdeckungsbeitrags „at completion“) als auch die Trends anhand der Earned Value Analyse eine zentrale Rolle.
Die in einem dreistufigen Workflow freigegebenen Buchungen werden monatlich automatisiert an unser ERP-System übergeben und entsprechende Aufwände dem Kunden in Rechnung gestellt. Leistungsnachweise werden dabei bspw. direkt aus Projektron BCS mit entsprechenden BIRT-Reports nach Kundenvorgabe (ggf. anonymisiert) erzeugt.
Besonderes Augenmerk liegt sowohl bei unseren Projektleitern als auch bei Personalverantwortlichen in der Ressourcenplanung. Für die Projektleiter ist es auf der einen Seite wichtig, bereits frühzeitig verfügbare Kapazitäten in verschiedenen Skill-Gruppen für die Terminplanung berücksichtigen zu können, aber auch potenzielle Konflikte mit anderen Projekten zu erkennen. Für die Personalverantwortlichen auf der anderen Seite ist das Auslastungsmanagement ihrer Mitarbeiter essenziell – sowohl um dauerhafte Überlastung als auch freie Mitarbeiter zu vermeiden.
Da sowohl unsere regulären Projekte als auch Betriebs- und Dauer aufgaben (z. B. Anwendungsbetrieb) geplant sind und via Schnittstelle Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit etc.) aus unserer Personalwirtschaft nach Projektron BCS übertragen werden spielt das integrierte Multiprojektmanagement-Werkzeug seine Stärken aus. Insbesondere wenn größere Opportunities bereits vor Beauftragung initial geplant werden, ist für uns frühzeitig Handlungsbedarf bzgl. engpassbedingter Planungsrisiken erkennbar – bereits, bevor der erste Projektmeilenstein gefährdet ist.
Fazit und Pläne für die Zukunft
Die USU befindet sich 2022/2023 in einer größeren Transition. Die OneUSU-Strategie dient der Bündelung unserer etablierten Lösungen zu einer durchgängig integrierten Gesamtlösung, auch indem die einzelnen Geschäftsbereiche noch näher zusammenrücken.
Im Zuge dessen wurde auch die Tool-Landschaft der USU inkl. Projektmanagementwerkzeugen nochmals überprüft, um auch hier einen einheitlichen Standard für die Gruppe zu setzen.
Hier setzte sich wiederum Projektron BCS durch – gegen vier weitere bereits bei der USU im Einsatz befindliche Tools. Auch hier waren insbesondere die Breite des Funktionsumfangs, der geringe Migrationsaufwand durch die „Nähe“ zum Kerngeschäft der USU sowie die Möglichkeiten des Customizings durch uns selbst entscheidende Auswahlkriterien.
