BCS schafft Transparenz & Struktur
Anwenderbericht der Westernacher Solutions GmbH
Die Westernachter Solutions GmbH ist einer der führenden Anbieter für innovative Beratungs- und IT-Lösungen für die Bereiche Justiz, Behörden, Kirche und Notariat. Als Full-Service IT-Provider für Lösungen mit extra hohen Ansprüchen an Sicherheit und Datenschutz entwirft, entwickelt und betreut das Unternehmen für seine Kunden sowohl standardisierte Branchenlösungen als auch individuelle Fachanwendungen. Mit Projektron BCS arbeitet Westernacher Solutions seit Januar 2010 und von Beginn an zeigten sich grundlegende Verbesserungen in unseren Arbeitsabläufen.
Die Westernacher Solutions GmbH ist Teil eines global agierenden Unternehmensverbundes; der 1969 gegründeten Dr. Westernacher & Partner Unternehmensberatung AG (Holding). Westernacher Solutions ist das Unternehmen, in dem im Januar 2010 Projektron BCS eingeführt wurde. Mit mehr als 140 Expert:innen bietet Westernacher Solutions seinen Kunden eine ganzheitliche Betreuung angefangen bei der Prozessanalyse, über die Konzeption und Implementierung von IT-Systemen, bis hin zum Betrieb, Rollout, Training und Support. Projektron BCS hat die Arbeit bei Westernacher Solutions bei der Einführung grundlegend verändert und ist bis heute fest in die Unternehmensprozesse integriert. Mit der Einführung ist die Kommunikation strukturierter geworden und die Arbeitsweisen standardisierter.
Warum ein externes Projektmanagement-Tool?
Unser Geschäft ist heterogen. Als Full-Service-IT-Dienstleister entwickeln wir Lösungen und Beratungsangebote für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung und der Justiz. Ein typisches Projekt besteht zum Beispiel darin, die papiergebundenen Abläufe und Prozesse eines Kunden zu digitalisieren und in eine moderne und sichere Enterprise Content-Landschaft zu heben.
Dabei können die Vorhaben und Projekte in Ausgestaltung und Umfang sehr unterschiedlich sein. Sie variieren vom Ein-Personen-Beratungsauftrag bis hin zum Entwicklungsprojekt mit über fünfzig Projektbeteiligten. Neben der Implementierung individualisierter Fachanwendungen bieten wir unseren Kunden mit der Notariatssoftware NOAH und mit ISIDOR, einer Informationsplattformen für kirchliche Organisationen, standardisierte Branchenlösungen und platzieren diese als Produkte am Markt. Strukturen und Abläufe im Produktgeschäft unterscheiden sich einerseits vom Geschäft mit maßgeschneiderter Individualsoftware, anderseits bietet sich auch Synergiepotential.
Um für unsere Kunden bestmögliche Ergebnisse zu erzielen, arbeiten unsere Teams standortunabhängig, bereichsübergreifend und interdisziplinär zusammen. Die sich daraus ergebende Komplexität der Geschäftstätigkeit gilt es mit Hilfe eines professionellen web-basierten Projektmanagement-Tools abzubilden. Dabei unterstützt uns Projektron BCS.
Wie Westernacher sich für Projektron BCS entschied
Unser Weg zu Projektron BCS führte 2009 über eine Web-Recherche. BCS kam in die engere Auswahl und nach Workshops und Analysen mit den qualifizierten Projektron-Beratern entschieden wir uns für BCS. Nach einer Testphase Ende 2009 waren wir von der Software überzeugt und führten sie im Januar 2010 flächendeckend im Unternehmen ein; zunächst primär für Projektplanung, Projektcontrolling, Ressourcenmanagement und Zeiterfassung und über die Jahre stärker auch für Spesenmanagement, Personalmanagement, Kontaktdatenpflege und Vertragsmanagement.
Projektron BCS im täglichen Einsatz für Westernacher
Für Westernacher Solutions ist Projektron BCS die zentrale Anwendung zur Abbildung unserer Geschäftstätigkeit. Sowohl das Personal- als auch das Kundenmanagement erfolgt mit Hilfe der Anwendung, in der die entsprechenden Stammdaten gepflegt werden. BCS kommt bei der Abbildung und Steuerung unseres Projekt- und Produktgeschäfts in allen Phasen maßgeblich zum Einsatz. Ob in der Planungsphase oder bei der Durchführung, die Projektmanagement-Software unterstützt unsere tägliche Arbeit entlang des kompletten Projekt- bzw. Produktlebenszyklus, beispielsweise bei der Aufgabenplanung, Online-Zeiterfassung, Ergebnisabrechnung sowie bei der betriebswirtschaftlichen Analyse und Berichterstattung. Auch unternehmensinterne administrative Tätigkeiten werden von uns in BCS abgebildet.
Die Anwendung unterstützt uns dabei, standardisierte Vorgehen und Arbeitsweisen zu etablieren. Aufgaben, Rollen und Zuständigkeiten werden mit Hilfe von BCS klar strukturiert. So schaffen wir Transparenz für die Unternehmensführung, für Bereichs- und Projektleiter:innen und für die Mitarbeiter:innen.
