Funktionsvielfalt und Individualisierbarkeit
Anwenderbericht von ZENIT GmbH
Die Betreuung seitens Projektron war von Beginn an von Vertrauen und Zuverlässigkeit geprägt. Die Entscheidung für Projektron BCS fiel letztendlich wegen der professionellen individuellen Beratung: Wir konnten unser Lastenheft mit unserem Projektron-Berater diskutieren und fanden gemeinsam Wege, unsere Anforderungen mit der Software bestmöglich zu erfüllen.
Zentrum für Innovation und Technik
ZENIT steht für „Zentrum für Innovation und Technik in Nordrhein-Westfalen“. Als Innovations- und Europa-Agentur beraten wir den Mittelstand vielfach auch im Auftrag der EU, des Bundes und des Landes NRW. In Projekten zur Zusammenarbeit von Wirtschaft und Wissenschaft sind unsere Partner Hochschulen, Forschungseinrichtungen, Wirtschaftsförderungen und Kammern.
Unsere GmbH unterstützt und begleitet seit ihrer Gründung 1984 technologieorientierte Unternehmen, Hochschulen und Forschungseinrichtungen bei Innovations- und Internationalisierungsprojekten. Vom Start-up über kleine und mittlere bis hin zu großen Unternehmen – über 60 Mitarbeitende helfen unseren Kunden, Wirtschaft und Wissenschaft auf lokaler, regionaler, nationaler und internationaler Ebene zusammenzubringen, neue, innovative Produkte, Prozesse oder Geschäftsmodelle zu entwickeln und erfolgreich einzuführen.
Unsere Mission ist es, Nordrhein-Westfalen unter den Top-3-Innovationsländern in Deutschland und Europa zu etablieren. Unsere Kunden sind vor allem technologieorientierte oder innovative kleinere und mittlere Unternehmen aus NRW. Darüber hinaus unterstützen wir auch inhabergeführte Mittelständler innovative Start-Ups.
Erfolg durch Vernetzung – Netzwerk- und Projektmanagement
Unsere 20 bis 25 Projektleitenden betreuen durchschnittlich 15 größere, mehrjährige Projekte und 15 bis 30 kleinere Projekte pro Jahr. Dabei handelt es sich um Beratungs- und Dienstleistungsprojekte, deren Laufzeiten stark variieren: Öffentlich finanzierte Projekte haben meist längere Laufzeiten von zwei bis drei Jahren. Kleinere Projekte im privaten Auftrag hingegen können bereits nach zehn Arbeitstagen abgeschlossen sein. Dabei handelt es sich einerseits um Eins-zu-Eins-Beratungsprojekte, andererseits um langfristige und internationale Großprojekte mit Networking-Veranstaltungen mit bis zu 600 Teilnehmenden.
„Gemeinsam mehr erreichen“ ist unsere Devise. Insbesondere wenn es um die Entwicklung neuer Produkte oder die Lösung von technischen Herausforderungen geht, sind Netzwerke entscheidend für:
- Austausch: Netzwerk ZENIT e.V. für Austausch zwischen Unternehmen und Organisationen untereinander.
- Internationalisierung: Enterprise Europe Network, das weltweit größte Internationalisierungsnetzwerk.
- Know-how-Transfer: Kooperation verschiedener Akteure aus Wirtschaft und Wissenschaft, zur Umsetzung guter Ideen in marktfähige Produkte.
- Fachkräftesicherung: Gemeinschaftsoffensive Zukunft durch Innovation.NRW für Aufbau von Strukturen, die dem drohenden MINT-Fachkräftemangel entgegenwirken.
Wir fungieren als Netzwerkmanager von ZIM–Netzwerken (Zentrales Innovationsprogramm Mittelstand), in denen sich KMU mit Hochschulen und Forschungseinrichtungen im vorwettbewerblichen Bereich zusammenschließen, um innovative Produkte, Dienstleistungen und Verfahren zu entwickeln. Gelebt wird das Thema Vernetzung jeden Tag auch im Netzwerk ZENIT e.V., der neben dem Land NRW und einem Bankenkonsortium Gesellschafter der ZENIT GmbH ist. Das Forum von Unternehmern für Unternehmer begleitet und unterstützt seine mehr als 200 Mitglieder und macht sie fit für die vielfältigen Anforderungen an die sich stetig wandelnden Märkte.
Entscheidung und Einführung: Professionell und individuell
Projektron BCS setzen wir seit 2019 ein. Zuvor nutzten wir selbst programmierte Microsoft Excel- und Access-basierte Lösungen für unsere Zeiterfassung. Die Lösung schien jedoch nicht mehr zeitgemäß und der Aufwand für eine Weiterentwicklung aufgrund des notwenigen spezifischen und personengebunden Know-hows zu hoch. Zudem benötigten wir ein System, dass uns eine höhere Prozess- und Rechtssicherheit garantierte.
Wir starteten also gemeinsam mit einem externen IT-Berater eine Marktanalyse. Eingangs war unser Ziel nur, eine Zeiterfassungssoftware zu finden, die unseren Anforderungen gerecht wird und sich für die Abrechnung öffentlich finanzierter Projekte eignet. Schnell wurde klar, dass wir eigentlich eine integrierte Softwarelösung benötigten.
Auf Projektron BCS wurden wir im Rahmen einer Messe aufmerksam. Eigentlich hatten wir uns bereits für eine andere Softwarelösung entschieden, doch beeindruckte uns BCS durch eine stimmigere Benutzeroberfläche. Also führten wir einen Funktionsvergleich durch und stellten die Möglichkeiten der Softwareprodukte unseren im Lastenheft festgehaltenen Anforderungen gegenüber. Projektron BCS erwies sich dabei als die für uns passendere Lösung.
Die Betreuung seitens Projektron war von Beginn an von Vertrauen und Zuverlässigkeit geprägt. Wir erhielten zunächst eine Demo und eine Testumgebung, in der wir bereits einige unserer spezifischen Anforderungen umsetzen konnten
Für unsere Fragen hatte unser Kundenbetreuer stets ein offenes Ohr. Die Entscheidung für Projektron fiel letztendlich wegen der professionellen individuellen Beratung: Wir konnten unser Lastenheft mit unserem Projektron-Berater diskutieren und fanden gemeinsam Wege, unsere Anforderungen mit der Software bestmöglich zu erfüllen.
BCS-Nutzung erweitert sich stetig
Die Phase der Entscheidungsfindung dauerte etwa drei bis vier Monate. Danach starteten wir im September 2019 eine dreimonatige Testphase, in der wir zunächst nur die Zeiterfassung in BCS parallel zu unserem Altsystem nutzten. Die Einführung der Zeiterfassung stieß auf breite Akzeptanz. Anschließend erfassten wir unsere Zeiten nur noch in BCS und begannen, Soll-Ist-Vergleiche in BCS durchzuführen. Seit Beginn der Jahres 2021 führen wir unsere Projektplanung, unser Projektcontrolling und unsere Projektabrechnung ausschließlich in BCS durch.
Nachdem wir uns einige Zeit mit Projektron beschäftigt hatten, stellten wir fest, dass wir die vielfältigen Möglichkeiten der Software noch viel intensiver für uns nutzen könnten. Inzwischen setzen wir nicht nur die Zeiterfassung und das Urlaubsmanagement, sondern auch die Ressourcenplanung, die Projektplanung, das Projektcontrolling und die Abrechnung auf Projektebene ein. Jedes Projekt wird nun bei uns in BCS angelegt, alle Projektleitenden nutzen die Software.
Zur Erfassung von Aufwänden für die Projektarbeit haben wir Standardabfragen für Projektleitende und Mitarbeitende entwickelt, um die Nutzung für alle so einfach wie möglich zu machen. Um die Akzeptanz vor allem unter den Projektleitenden zu erhöhen, haben wir sie in die Gestaltung unserer individualisierten Berichte mit einbezogen. Berichte, die früher langwierige Eingaben in Excel erforderten, können sie jetzt mit einem Mausklick erzeugen.
Geplant ist jedoch noch weit mehr: Wir möchten zur Strukturierung und Dokumentation unserer Projektarbeit und Arbeitsabläufe auch bald das Ticket-System und Workflows in BCS nutzen. Aus diesem Grund hospitierten wir vor Kurzem einen Tag bei der Projektron GmbH in Berlin. Dabei erhielten wir zahlreiche Anregungen, wie wir das Ticket-System, standardisierte Workflows und Checklisten einsetzen können, um Aufgaben zu verteilen und Arbeitsabläufe zu verbessern.
Davon würden alle profitieren, aber vor allem neu eingestellte Mitarbeitende würden sich schneller und leichter in bestehende Prozesse einfinden können. Die Mitarbeitenden der Projektron GmbH gaben uns Einblick, wie sie selbst tagtäglich mit der eigenen Software Projekte umsetzen und die interne Zusammenarbeit organisieren. Der Besuch bei Projektron hat sich in jeder Hinsicht gelohnt und wir haben zahlreiche „Hausaufgaben“ mitnehmen können.
Professionell, transparent und lösungsorientiert
Was die Software BCS für uns ausmacht ist ihre enorme Funktionsvielfalt, kombiniert mit ihrer hohen Individualisierbarkeit. Damit geht natürlich eine gewisse Komplexität und Einarbeitungstiefe einher. Daher haben wir einige Mitarbeitende zu Beginn von der Projektron GmbH in der Nutzung der Software schulen lassen. Diese Mitarbeitenden führten danach hausinterne Schulungen und Akademien durch, um die übrige Mitarbeiterschaft in die grundlegende BCS-Nutzung einzuweisen, beispielsweise wie sie die Zeiterfassung nutzen oder wie sie Urlaub beantragen können.
Die Kommunikation mit unserem Kundenbetreuer und anderen Mitarbeitenden der Projektron GmbH ist engagiert und professionell. Der Support ist perfekt organisiert und bearbeitet unsere eingereichten Tickets. Hier sorgen die Tickets auch für ein hohes Maß an Transparenz. Wir fühlen uns über das Ticket allzeit informiert, was gerade getan wird und wie lange die Bearbeitung dauern wird. Auch Videocalls sind bei Bedarf möglich. Das Verhalten seitens Projektron ist hier sehr aufmerksam und stets lösungsorientiert.
Wir sind rundum zufrieden. Ich bin mir sicher, dass wir Projektron BCS in Zukunft noch wesentlich intensiver nutzen werden. Wir planen derzeit, in naher Zukunft eine Personalmanagement-Software einzuführen. Natürlich sondieren wir hier auch den Software-Markt, aber sind auch gleichzeitig guter Dinge, dass Projektron BCS mit dem Modul der Personal- und Bewerberverwaltung unseren Bedarf auch in dieser Hinsicht abdecken kann.
