Software einführen nach Big-Bang: Schnell mit großem Knall

Die Big-Bang-Methode zählt zu den bekanntesten Strategien zur Softwareeinführung. Bei der Big-Bang-Strategie werden alle Softwaremodule zu einem bestimmten Stichtag für alle Nutzer aktiviert. Die neue Software ersetzt ab diesem Zeitpunkt (Meilenstein) das Altsystem ganzheitlich, sodass Nutzer keine Prozesse im Neu- und Altsystem parallel pflegen müssen. Big Bang ist die schnellste und kostengünstigste Einführungsstrategie für große Unternehmen, denn es müssen nicht mehrere Anwendungen parallel bezahlt, gewartet und mit Schnittstellen verbunden werden – vorausgesetzt, es läuft alles nach Plan.

Bei der Einführungsstrategie nach Big Bang ist eine genaue Planung sehr wichtig und entscheidend für das Gelingen des Einführungsprojekts. Treten Probleme auf, verursacht eine Big-Bang-Einführung schnell hohe Kosten. Im schlimmsten Fall kann bei einem Abbruch und Scheitern des Einführungsprojekts kein „Rollback“ auf das Altsystem erfolgen und alle Unternehmensprozesse geraten ins Stocken.

Der abrupte Wechsel auf eine neue Lösung kann für viele Mitarbeiter eine Überforderung darstellen – es kommt zu Akzeptanzproblemen. Im schlimmsten Fall wird die neue Software nicht angenommen und das angestrebte Ziel nicht erreicht. Daher ist es bereits bei der Auswahl der Software von großer Bedeutung, auf eine intuitive Bedienbarkeit zu achten. Probleme bringt die Einführung komplexer Unternehmenssoftware vor allem dann, wenn ein Unternehmen bislang keine ähnliche Software genutzt hat. Wurden vorher verschiedene Softwarelösungen genutzt, die nun durch ein ERP-System ersetzt werden sollen, tregen wegend der Migration von Daten oft  Probleme auf.

Eine Vorbereitungsphase ist bei einer Softwareeinführung nach der Big-Bang-Methode besonders wichtig, um die hohen Risiken der Big Bang Einführungsstrategie zu minimieren. Die technischen Systembetreuer und Schlüsselnutzer (Key-User/Champions) müssen vorab von den Anwenderberatern des Softwareanbieters geschult werden. Außerdem muss die neue Software im Vorfeld ausgiebigen Tests unterzogen werden, die möglichst vollständig mit Echtdaten bestückt sind. Der Softwareanbieter entwickelt bereits in der Vorbereitungsphase alle benötigten Schnittstellen.

Neben der Softwareeinführung nach der Big-Bang-Methode kommen rein iterative Vorgehensweisen, also schrittweise Einführungsstrategien und Kombinationen von Big-Bang-Ansatz mit iterativen Strategien infrage, die für die Einführungsprojekte in Unternehmen im Einzelfall passender sein können.

Zu den rein iterativen Vorgehensweisen zählen:

Kombinierte Strategien kommen vor allem bei sehr großen Einführungsprojekten in Frage und bieten den Vorteil, dass sie sich den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen des Unternehmens besser anpassen lassen. Dadurch lassen sich mitunter Einführungszeiten verkürzen oder die Akzeptanz der Softwareeinführung steigern. Die Risiken der Softwareeinführung nach Big Bang mindern sich dadurch aber nicht in allen Fällen.

Zwei geläufigste Kombinationen von iterativen Modellen mit der Big-Bang-Strategie sind folgende:

• Big Bang mit anschließender funktional iterativer Einführung: Die Software wird ohne vorbereitende Absprachen zu den sich ändernden Prozessen nach Big Bang eingeführt. Die Anpassungen werden danach vorgenommen.
• Regional iterative Einführung mit anschließendem Big Bang: Zunächst wird schrittweise über die Standorte oder Abteilungen eingeführt. Sobald genug Erfahrungen gesammelt und die angefallenen Probleme gelöst wurden, wird in den restlichen Standorten nach Big Bang eingeführt.

Die Einführung einer neuen Unternehmenssoftware ist immer eine heikle Angelegenheit, da solch ein Projekt Ressourcen bindet und wichtige Konsequenzen hinsichtlich der betriebswirtschaftlichen Prozesse nach sich zieht. Die Wahl einer nicht für Ihre Bedingungen passenden Strategie ist einer der 7 häufigsten Fehler bei Einführungsprojekten. Dies sollten Sie unbedingt vermeiden, um Ihr Software-Rollout erfolgreich zu planen und abzuschließen.

Falls Sie einen Rollout von Unternehmenssoftware nach der Big-Bang-Methode in Betracht ziehen, gibt es zahlreiche Möglichkeiten, Ihre Erfolgsaussichten zu verbessern. Wichtig ist dabei, die 11 Faktoren zu berücksichtigen, die die Wahl der geeigneten Strategie beeinflussen, und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um diese Faktoren zu optimieren. So können Sie Ihre Chancen auf eine erfolgreiche Einführung der Software deutlich steigern.

Die items GmbH & Co. KG, ein führendes IT-Dienstleistungsunternehmen in der Energiewirtschaft, stand 2009 vor der Herausforderung, ihr veraltetes Projektmanagement- und Abrechnungssystem zu ersetzen. Das bestehende System, eine Eigenentwicklung auf Access-Basis, war fehleranfällig, nicht revisionssicher und entsprach nicht mehr den wachsenden Anforderungen des Unternehmens an das (Multi-)Projektmanagement, Projektcontrolling und die Abrechnung von Leistungen.

Die Big-Bang-Methode ist eine schnelle und kosteneffiziente Methode zur Einführung eines neuen Softwaresystems, bei der alle Softwaremodule zu einem definierten Zeitpunkt aktiviert werden. Die Einführung erfordert jedoch eine gründliche Planung, um Risiken wie Probleme bei der Akzeptanz, höhere Kosten und Unterbrechungen der Geschäftsprozesse zu minimieren. Eine intuitive Bedienbarkeit der neuen Software, Schulungen der Schlüsselnutzer und Tests mit Echtdaten sind wichtige Voraussetzungen für das Gelingen einer Einführung nach Big Bang.

Die Vorteile der Big-Bang-Methode liegen in der schnellen Implementierung, den überschaubaren Kosten und der Vermeidung von Kompatibilitätsproblemen, während potenzielle Nachteile in den höheren Risiken, größeren Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb und geringerer Flexibilität zu suchen sind. Die Entscheidung, ob die Big-Bang-Methode für ein Softwareeinführungsprojekt geeignet ist, hängt von der Komplexität der Software, der Größe des Unternehmens und vor allem der Erfahrung des Projektleiters und des Projektteams ab.