Prozessmodellierung nach BPMN 2.0

BPMN ist ein weltweit anerkannter Standard zur Prozessmodellierung. BPMN steht für Business Process Model and Notation (deutsch "Geschäftsprozessmodellierung und -notation"). Als Modellierungssprache für die Geschäftsprozessmodellierung wird sie in der Wirtschaftsinformatik und im Prozessmanagement international eingesetzt. BPMN als Spezifikationssprache dient der grafischen Darstellung und Dokumentation von Arbeitsabläufen (Workflows) sowie deren Interaktionen miteinander. Damit ist BPMN ein zentraler Bestandteil des Business Process Managements (BPM).

IBM-Mitarbeiter Stephen A. White erarbeitete die BPMN ab dem Jahr 2001. Erstmals veröffentlicht wurde sie im Jahr 2004 von der Business Process Management Initiative (BPMI). Seit Juni 2005 wird der BPMN-Standard durch die Object Management Group (OMG) gepflegt. Die aktuelle Version, BPMN 2.0, wurde im Januar 2011 von der OMG verabschiedet.

BPMN ist verwandt mit der grafischen Modellierungssprache Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK). Außerdem ist sie neben CMMN (Case Management Model and Notation) und DMN (Decision Management Model and Notation) einer der drei Modellierungsstandards, die die OMG als "Triple Crown of Business Process Management bezeichnet". Die Version BPMN 2.0.1 hat sich am 15. Juli 2013 als internationaler ISO-Standard ISO/IEC 19510:2013 etabliert. Mit der Unterstützung einer geeigneten Software bringt die Business Process Model and Notation einen großen Mehrwert für Unternehmen mit sich.

Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management, kurz: BPM) spielt eine zentrale Rolle bei der Digitalisierung von Unternehmen. Unter das BPM fallen die Erhebung, Gestaltung, Dokumentation und Durchführung von Prozessen. Mit fortschreitender Digitalisierung und einem beschleunigten Wandel in der Geschäftswelt müssen auch Geschäftsabläufe permanent an sich wandelnde Rahmenbedingungen angepasst werden. Um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen möglichst effizient arbeitet, müssen Sie Ihre organisationsinternen Prozesse stetig neu evaluieren, verbessern oder vollständig neu definieren. BPM beschreibt unter anderem diese permanente Optimierung und Anpassung von Geschäfts- und Arbeitsprozessen innerhalb einer Organisation.

Mithilfe der Prozessmodellierung können Firmen vorhandene Geschäftsprozesse erfassen und dokumentieren. Dadurch schaffen sie mehr Transparenz innerhalb des Unternehmens und gegenüber potenziellen Kunden. BPMN ist als international anerkannter Notationsstandard ein zentraler Bestandteil des BPM und befähigt Organisationen, unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche, ihre Geschäftsprozesse und Abläufe zu visualisieren und zu optimieren. Auch komplexe Prozesslandschaften sind mit BPMN übersichtlich darstellbar. Dies bildet die Grundlage für professionelles Business Process Management. 

Für eine bessere Übersicht werden Prozesse im Unternehmen identifiziert, beschrieben und grafisch dargestellt. Das Ziel der Prozessmodellierung ist, die oft sehr komplexen Prozesse auf eine vereinfachte und verständliche Sichtweise zu reduzieren und anschaulich zu visualisieren.

Die grafische Spezifikationssprache BPMN soll:

	Geschäftsprozesse beschreiben, um den betriebswirtschaftlichen Ablauf innerhalb einer Organisation zu dokumentieren.
	eine Basis schaffen, um Prozesse in einer BPM-Software ausführen und automatisieren zu können.
	Fachspezialisten, IT-Spezialisten und Prozessspezialisten bei der Ausarbeitung von Prozessdefinitionen unterstützten.
	leicht zu erlernen und aufgrund einer eindeutig anwendbaren Symbolik international verständlich sein.
	die Lücke zwischen Organisation und IT schließen und die Zusammenarbeit fördern.

Der Schwerpunkt der BPMN liegt auf der grafischen Darstellung von Geschäftsprozessen. Die grafische Darstellung in Form eines Diagramms wird in der BPMN als BPD (Business Process Diagram, deutsch "Geschäftsprozessdiagramm") bezeichnet. Mithilfe der Modellierungssprache werden Arbeitsschritte einheitlich, nachvollziehbar und für alle Prozessbeteiligten verständlich dargestellt.

Die Business Process Model and Notation umfasst über 150 verschiedene Symbole. Die Symbole lassen sich in verschiedene Kategorien unterteilen. Aufgrund der Fülle von Symbolen gibt es unzählige Möglichkeiten, Prozesse darzustellen.

Ein BPMN 2.0-Diagramm besteht aus verschiedenen grafischen Elementen, die die einzelnen Schritte eines Prozesses abbilden. Es gibt vier übergeordnete Kategorien für alle grafischen BPMN Symbole:

1. Swimlanes bzw. Pools stellen verschiedene Rollen Prozessbeteiligter (z.B. Einkäufer, Lieferant, Geschäftsführung, Abteilungsleiter) dar. 
2. Flow Objects (Flussobjekte) sind die elementaren Bausteine von BPMN. Sie befinden sich im Pool innerhalb der jeweiligen Swimlanes und umfassen Ereignisse, Aktivitäten und Gateways.
3. Connecting Objects (Verbindungselemente) dienen der Verbindung aller Elemente innerhalb des Pools, auch über die Grenzen der Swimlanes hinweg.
4. Artifacts (Artefakte) haben keinen Einfluss auf den Ablauf oder die Funktion des Prozesses, aber werden benutzt, um Übersicht zu schaffen oder das Verständnis eines Prozesses zu fördern.

Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe involvieren in der Regel mehrere Organisationseinheiten innerhalb Ihres Unternehmens. Ein simpler Einkaufsprozess beispielsweise kann von einem Mitarbeiter initiiert werden, benötigt die Freigabe des Abteilungsleiters, ab einem bestimmten Betrag gegebenenfalls auch des Geschäftsführers, wird schließlich durch Mitarbeiter in der Verwaltung oder des Einkaufs umgesetzt und in der Buchhaltung erfasst. Daher ist es notwendig, dass die Prozessverantwortung unabhängig von diesen funktionalen Organisationseinheiten definiert ist.

Die Modellierung von BPMN Prozessen ermöglicht die effiziente Darstellung von Geschäftsabläufen. Wenn Sie als Prozessverantwortlicher ein BPMN Diagramm erstellen möchten, sollten Sie folgende Tipps beherzigen:

1. Modellieren Sie zunächst einen bereits bestehenden Geschäftsprozess, um eventuelle Ineffizienzen hervorzuheben. Erstellen Sie erst dann ein optimiertes Modell.
2. Legen Sie einen Pool an.
3. Unterteilen Sie den Pool in mehrere Swimlanes, je nach Anzahl der beteiligten Prozessrollen.
4. Begonnen wird bei der Prozessmodellierung immer mit mindestens einem Startereignis, beendet wird der Ablauf mit einem oder mehreren Endereignissen. Definieren Sie ein Startereignis und mögliche Endereignisse.
5. Der dazwischen angelegte Prozess besteht aus Ereignissen, Aktivitäten, Gateways sowie bei Bedarf auch aus zusätzlichen Artefakten. Folgen Sie dabei Ihren spezifischen Modellierungsregeln, um eine korrekte Verwendung der Elemente und eine einheitliche Dokumentation der Prozesse sicherzustellen.
6. Verbinden Sie die Aktivitäten, Gateways und Events mit den entsprechenden Flows. Sequenzflüsse sollten Sie horizontal ausrichten, Assoziationen und Datenflüsse vertikal.
7. BPMN eignet sich nicht zur Modellierung von Unternehmensstrukturen. Obwohl BPMN einige Informationsflüsse innerhalb von Unternehmensprozessen darstellt, sind dies keine Datenflussdiagramme (DFD).

Neben dem reinen Prozessdiagramm gibt es noch weitere Submodelle von BPMN-Diagrammen und andere Diagrammtypen. Die Diagramme dienen der Kommunikation zwischen verschiedenen Zielgruppen mit mehr oder weniger stark ausgebildetem technischen Hintergrundwissen. Submodelle ermöglichen es Betrachtern jeden Kenntnisstandes, im Prozessdiagramm für sie relevante Abschnitte zu identifizieren. Es gibt drei Submodell-Typen:

• Private Geschäftsprozesse: unternehmensspezifische interne Prozesse, die nicht über die jeweiligen Pools hinaus geteilt werden
• Abstrakte Geschäftsprozesse: Interaktion zwischen einem internen Prozess und einem externen Teilnehmer oder Prozess, ohne dass der interne Prozess für den externen Teilenehmer sichtbar wird
• Kollaborative Geschäftsprozesse: Interaktionen zwischen zwei oder mehr wirtschaftlichen Entitäten

Im Rahmen von BPMN gibt es neben dem Geschäftsprozessmodell drei weitere Diagrammarten:

• Choreografiediagramm: zeigt Interaktionen zwischen zwei oder mehr Teilnehmern als Reihenfolge des Nachrichtenaustauschs
• Kollaborationsdiagramm: zeigt Interaktionen zwischen zwei oder mehr Prozessen, also zwischen mehreren Pools, um Interaktion zwischen verschiedenen Prozessbeteiligten und den zeitlich-logischen Ablauf ihrer Arbeitsschritte und Nachrichtenflüsse zu modellieren
• Konversationsdiagramm: zeigt zusammenhängende Nachrichtenaustauschvorgänge innerhalb eines Geschäftsprozesses und dient der Darstellung von Kommunikationsabläufen.

Typische Anwendungsfälle und Use Cases für BPMN-Prozesse sind:

• komplexe Prüfprozesse (z.B. von Angeboten, Anfragen aller Art oder Rechnungen)
• Rechnungsworkflows
• Beschaffungsprozesse/Einkaufsprozesse
• Freigabeprozesse mit Genehmigungsworkflow (Urlaubsantrag, Antrag auf Dienstreise, Homeoffice, Freizeitausgleich, Spesenrückerstattung u. v. m.)
• Prozessmodelle für On- und Offboarding-Workflows

Mit dem BPMN-Modellierungstool in Projektron BCS haben wir drei Beispiel-Prozessdiagramme erstellt:

Inzwischen sind vielfältige Prozessengines und BPM-Tools verfügbar, die mit BPMN spezifizierte Prozesse ausführen können. Dies ist allerdings in den meisten Fällen nicht so einfach, wie es Anbieter von BPMN-Tools gern darstellen. Ein aus Fachoptik modellierter Geschäftsprozess ist oft nicht direkt ausführbar, sondern muss erst noch mit IT-Details angereichert werden. BPMN bietet allerdings erstmals die Möglichkeit, dass Fach- und IT-Abteilung auf derselben Modellbasis und in einer gemeinsamen Notation auf einer Ebene arbeiten, was einige Hürden in der Kommunikation und den langwierigen Austausch von Nachrichten eliminiert.

Eine vollwertige Prozessmanagement-Software spult Ihre Arbeitsabläufe nicht einfach nur ab und sorgt dafür, dass jeder Mitarbeiter jederzeit weiß, wann es was zu tun hat, sondern sie erstellt auch eine Prozessdokumentation. Diese protokolliert und archiviert sämtliche Informationen, Ereignisse und Dokumente, die bei der Bearbeitung eines Prozesses entstanden sind. Diese Daten bilden die Grundlage für eine spätere Auswertung und die kontinuierliche Prozessoptimierung. Kommt es beispielsweise zu Terminüberschreitungen, lässt sich die Ursache genau identifizieren und infolgedessen leichter beheben.

Darüber hinaus ermöglicht Ihnen eine BPM-Software, einem Geschäftsprozess beliebige Informationen und Dokumente hinzuzufügen, ähnlich wie in einer Vorgangsmappe. Dies können beispielsweise Angebote oder Rechnungen sein, Produktions- oder Lagerinformationen. So erhalten Mitarbeiter und Management Zugriff auf sämtliche relevante Informationen zu jedem Geschäftsprozess und treffen dadurch Entscheidungen schneller und sicherer. Damit ist das Geschäftsprozessmanagement integraler Bestandteil einer zeitgemäßen Informationstechnologie im Unternehmen.

BPMN-Diagramme werden nach der seit 2011 festgeschriebenen BPMN-Version 2.0 in einem XML-basierten Format gespeichert, das von verschiedenen Tools zur Prozessmodellierung, Simulation oder Ausführung (Workflow-Management-Systeme) unterstützt wird. BPMN-Designer wie Camunda, Bizagi Process Modeler, Signavio oder Lucidchart erlauben Ihnen zum großen Teil das reine Modellieren von Geschäftsprozessdiagrammen, nicht jedoch die Ausführung der Prozesse, da die erforderliche Datenbasis im Notationstool nicht vorliegt. Vorteilhaft ist daher ein ERP-System, das die volle Funktionalität einer Prozessmanagement-Software oder eines BPM-Systems gleich integriert, um sich Datenimporte und -exporte sowie Kompatibilitätsprobleme zu ersparen.

Projektron BCS erlaubt Ihnen nicht nur ein ganzheitliches Projektmanagement von Angebotserstellung bis Rechnungslegung, sondern bringt die Funktionalität einer Prozessmanagement-Software gleich mit. Sie können mit den zur Verfügung stehenden Werkzeugen BPMN 2.0-konforme, an das Projektron BCS-Datenmodell angepasste Prozessdefinitionen erstellen und ausführen. Der integrierte BPMN-Designer ermöglicht es Ihnen, nicht nur Prozesse innerhalb von Projektron BCS zu entwerfen und zu modellieren, sondern sie auch auszuführen, zu überwachen, zu dokumentieren, auszuwerten und zu optimieren. Damit unterstützt Projektron BCS Ihr Geschäftsprozessmanagement und automatisiert die Ausführung von sich oft wiederholenden Geschäftsprozessen und Arbeitsabläufen. 

Keine Modellierungssprache ist so intuitiv verständlich wie BPMN 2.0. Die grafische Benutzeroberfläche mit einfacher Drag-and-Drop-Bedienung in Projektron BCS sorgt dafür, dass auch die Modellierung Ihrer Prozesse intuitiv auf einer einzelnen Ebene ohne viel Arbeit möglich ist: Ziehen Sie im BPMN-Designer die gewünschten Elemente einfach auf die Zeichenfläche, fügen sie Lanes ein oder schieben Sie einzelne Elemente in eine andere Lane. Einmal gespeichert, sind die Prozessmodelle sofort einsatzbereit. Entsprechend berechtigte Mitarbeiter können definierte Prozesse mit nur einem Klick starten.

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Dieser Artikel hat Ihnen einen ersten Einblick gegeben, welche Möglichkeiten Ihnen der Einsatz von BPMN 2.0 bieten kann. Wenn Sie Ihr BPM aufs nächste Level bringen wollen, ist BPMN unerlässlich. Die Fülle an Möglichkeiten sollte Sie jedoch nicht dazu verleiten, direkt das nächste BPMN-Tool zu erwerben und sich in die Modellierung Ihrer Unternehmensprozesse zu stürzen.

Der Einsatz von BPMN sollte nämlich wohlüberlegt und geplant sein. Der Standard ist zwar einheitlich und flexibel an jegliche Gegebenheiten und Herausforderungen anpassbar, allerdings müssen Sie sich im ersten Schritt über den konkreten Einsatz von BPMN innerhalb Ihrer Organisation Gedanken machen.

Bevor Sie BPMN einsetzen und Sie eine Software zur Prozessmodellierung heranziehen, sollten Sie die Zielsetzung und das Einsatzszenario klar definieren. Stellen Sie sich dazu unter anderem folgende Fragen:

• Was wollen wir modellieren?
• Wer ist die Zielgruppe unserer Modelle?
• Welche Bedürfnisse hat unsere Zielgruppe?
• Mit welchen Bereichen sollen die Modelle geteilt werden?
• In welchen Tools soll mit den Modellen weitergearbeitet werden?
• Sollen die Prozesse nur notiert und dokumentiert oder auch automatisiert werden?

Haben Sie derartige Fragen nicht vorab geklärt, werden weitere Iterationen von Anpassungen und Überarbeitungen notwendig. Darunter leidet letztendlich die Akzeptanz eines BPMN-Tools und des gesamten BPM innerhalb Ihrer Organisation. Wenn Sie sich unsicher sind, wie und in welchem Maß Ihnen Prozessmodellierung nach BPMN weiterhelfen kann, kontaktieren Sie uns! Wir beraten Sie individuell für Ihre spezifischen Anforderungen.

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