Effizienz und Effektivität – Unterschied einfach erklärt

In der Praxis werden die beiden Begriffe oft verwechselt, ungenau oder synonym verwendet. Die Unterschiede sind jedoch gewaltig, wie die Definitionen zeigen.

Definition Effektivität

Der Duden definiert Effektivität als "die Fähigkeit, erwünschte Ergebnisse zu erzielen". Effektivität bezieht sich darauf, ob das erreichte Ergebnis dem zuvor gewünschten und festgelegten Ziel entspricht. Handeln Sie effektiv, tun Sie etwas, was Sie Ihrem erklärten Ziel näherbringt. Evaluiert der Projektleiter die Effektivität Ihrer Arbeit, geht es darum WAS sie getan haben und ob das Ergebnis die Erwartungen erfüllt.

Der Duden definiert Effizienz als "die Fähigkeit, mit möglichst geringem Aufwand erwünschte Ergebnisse zu erzielen". Effizienz bezieht sich also darauf, wie gut Ressourcen (wie Zeit, Geld, Materialien) verwendet werden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Es geht darum, Aufgaben schnell und ohne Verschwendung zu erledigen. Es geht um Wirtschaftlichkeit, und um ein möglichst gutes Kosten-Nutzen-Verhältnis. Handeln Sie effizient, handeln Sie auf die richtige Art und Weise. Evaluiert der Projektleiter die Effizienz Ihrer Arbeit, geht es darum, WIE sie gehandelt haben, um das Ziel zu erreichen.

Welche Handlungen in welchem Maß effektiv oder effizient sind, lässt sich nicht immer leicht beantworten. Klar wird der Unterschied in folgenden vier praktischen Beispielen.

Beispiel 1: Alle Wege führen nach Rom?

Wenn es Ihr erklärtes Ziel ist, in die ewige Stadt zu reisen, um einen Espresso auf der Piazza del Popolo zu trinken, könnten Sie sich unverzüglich zu Fuß auf den Weg gen Süden machen. Sie kommen auf Schusters Rappen höchst effektiv Schritt für Schritt Ihrem Ziel näher. Effizient ist es hingegen, wenn Sie sich stattdessen zum nächsten Bahnhof oder Flughafen begeben und dort ein Ticket gen Rom lösen.

Ist es aber wirklich so einfach? Nein. Denn was im Sinne des Projektmanagement wirklich effizient ist, hängt davon ab, auf welche Zieldimension sich die Effizienz beziehen soll:

• Ist die Ressource Zeit knapp, machen wir mit dem Flugzeug alles richtig.
• Soll unser Ziel „Espresso in Rom trinken“ allerdings möglichst CO²-neutral erreicht werden, stellt vermutlich das Fahrrad die beste Art und Weise dar, das Ziel effizient zu erreichen. Wir müssen unseren Prozess entsprechend anpassen.
• Müssen wir kostenschonend agieren und ist die Ressource Zeit nicht knapp, sind die Wanderung oder die Fahrradtour wohl die effizientesten Alternativen, um unser Ziel zu erreichen.
• Sind sowohl Zeit als auch Kosten begrenzt, ist es die richtige Maßnahme, nicht unsere Methode und unsere Prozesse, sondern vielmehr unsere Zieldefinition anzupassen und Abstriche zu machen: Lautet das Ziel nun nur noch „Espresso trinken“ können wir den Espresso in der Kaffeeküche des Büros hinunterstürzen und handeln damit nicht nur effektiv, sondern auch höchst effizient.

Unternehmen A und B setzen sich beide das Ziel, ihren Umsatz binnen sechs Monaten um 10% zu steigern.

Unternehmen A startet eine Marketingkampagne, engagiert externe Digitalmarketing-, Werbe- und PR-Agenturen. Sofort werden Werbeanzeigen auf allen Kanälen geschaltet. PaidAds, Printanzeigen, Radio- und Fernsehspots werden produziert und publiziert. Über Headhunter werden neue Vertriebsmitarbeiter eingestellt, die sich in einen Kaltakquise-Marathon stürzen. Nach einem halben Jahr stellt sich heraus, dass der Umsatz tatsächlich um 10% gestiegen ist. Das bedeutet, Unternehmen A hat sein Ziel und das gewünschte Ergebnis erreicht. Das Handeln war effektiv.

Unternehmen B plant zunächst das Projekt „Umsatzsteigerung“ gezielt in einer Projektmanagement-Software. Es analysiert datenbasiert, über welche Kanäle bisher die meisten Kunden gewonnen wurden. Nur dort ergreift es nun gezielt Werbemaßnahmen. Die Vertriebsmitarbeiter kontaktieren zufriedene Kunden und starten eine Empfehlungsaktion, damit die wiederum neue Kunden anwerben. Alle Arbeiten, Aufwände, Erfolge und Verbesserungsvorschläge werden dabei dokumentiert, um den Prozess während des Projektverlaufs und nach Projektabschluss weiter zu optimieren. Dies war effizientes Management und Handeln, da die Ressourcen Zeit, Budget, Personal und Technologie gezielt und schonend genutzt werden. Gleichzeitig war das Handeln auch effektiv, denn auch Unternehmen B hat das Ziel von 10% Umsatzsteigerung erreicht.

Um Urlaub zu beantragen, wenden sich die Mitarbeiter Ihres Unternehmens an die Personalabteilung. Dort erhalten sie einen ausgedruckten analogen Antragszettel, den sie mit zu ihrem Arbeitsplatz oder nach Hause nehmen, um dort die gewünschten Urlaubszeiträume einzutragen. Danach reichen die Mitarbeiter die Urlaubsanträge in der Personalverwaltung ab. Diese nimmt den Antrag entgegen, prüft ob noch genügend Urlaubsbudget vorhanden ist und leitet den Antrag an den betreffenden Team- oder Projektleiter weiter.

Erteilt er seine Zustimmung, reicht er den unterschriebenen Antrag erneut zurück an die Personalabteilung. Die informiert den Mitarbeiter, ob der Urlaubswunsch bewilligt werden konnte und trägt den Urlaub in den Kalender ein, wo ihn Kollegen sehen und bei ihrer eigenen Urlaubsplanung berücksichtigen können. Der Antrag wird schließlich gescannt, digital im Dokumentenmanagementsystem verschlagwortet und archiviert, das analoge Papierdokument wird abgeheftet. Im Fall, dass der Urlaubswunsch zurückgezogen oder später umterminiert werden soll, wird das Dokument wieder hervorgeholt, um den Änderungsprozess anzustoßen.

In der Tat kommt es nicht oft vor, dass man effizient arbeitet, ohne dabei dem Ergebnis näherzukommen, also auch gleichzeitig effektiv ist. In der Praxis ist dies allerdings möglich. Beispielsweise kann jemand sehr schnell arbeiten, indem er Ressourcen wie Zeit oder Materialien effizient nutzt, aber wenn die Arbeit am Ende nicht das gewünschte Ergebnis liefert, war sie trotzdem nicht effektiv.

Das verdeutlicht folgendes Szenario:

1. An einem Ticket wird eine Arbeitsanweisung formuliert, die zur Erfüllung einer Projektaufgabe notwendig ist.
2. Der zugewiesene Bearbeiter beginnt mit der Bearbeitung.
3. Im Laufe der Bearbeitung ändert sich die Aufgabenstellung oder die Aufgabe ist zur Erreichung des Ziels obsolet geworden.
4. Der Projektleiter oder Arbeitspaketverantwortliche verpasst es, das dem Bearbeiter mitzuteilen.
5. Der Bearbeiter arbeitet also effizient auf ein Ergebnis hin, das zum Erreichen des Ziels gar nicht mehr notwendig ist.

In der Softwareentwicklung kann es sehr leicht passieren, dass man effizient arbeitet, ohne effektiv zu sein. Im Sinne der Effizienz erstellt ein Bearbeiter beispielsweise einen Softwarecode, der am Ende aber niemals ausgeführt werden muss.

Um diesem Dilemma vorzubeugen, schafft ein gut durchdachter Änderungsmanagement-Prozess mit anschließender Validierung der Anforderungen Abhilfe. Das Ziel muss allen Beteiligten immer klar sein. Daher ist eine gut organisierte Projektkommunikation unerlässlich.

Im Projektmanagement und in der Projektarbeit sind sowohl Effizienz als auch Effektivität gefragt, um das Projektziel im Sinne der übergeordneten Unternehmensziele zu erreichen. Wer in der Projektarbeit dem Effizienzgedanken alles inklusive der Effektivität unterordnet, läuft Gefahr höchst effizient in die falsche Richtung zu planen, wickelt höchst effizient die falschen Projekte ab, besetzt effizient Positionen im Projektteam mit dem falschen Personal und verfolgt effizient und konsequent falsche Ziele.

• Gerade zu Beginn eines Projekts, also in der Initialisierungs- und Definitionsphase, sollte Ihr Vorgehen vor allem von Effektivität geprägt sein. Den hier geht es um das die nüchterne Analyse der Ausgangssituation, die Dokumentation von Anforderungen des Auftraggebers und um die Definition von spezifischen, messbaren, realistisch erreichbaren und terminierten Zielen (SMART-Methode).
• Erst nachdem Sie die Ziele operationalisiert haben und einzelne Projektphasen und Meilensteine in Projektstrukturplan definiert, im Ablaufplan sortiert und in einem Zeitplan terminiert haben, kommen Sie zur Wahl der entsprechenden Methoden, um diese Ziele imSinne der Effizienz möglichst ressourcenschonend zu erreichen.
• Während der gesamten Projektabwicklung sollten Sie danach streben, die Effizienz weiter zu steigern, allerdings gilt es auch regelmäßig im Rahmen der Statusberichte, den Projektverlauf hinsichtlich seiner Effektivität kritisch zu hinterfragen.

Die kurze Antwort: Beides ist wichtig.

Es kommt bei dieser Frage aber immer darauf an, welche Ziele verfolgt werden. In manchen Fällen ist es wichtiger, effizient zu arbeiten, um Ressourcen wie Zeit und Geld zu sparen und Prozesse zu beschleunigen. In anderen Fällen ist es wichtiger, effektiv zu arbeiten, um sicherzustellen, dass das erreichte Ziel tatsächlich das gewünschte Ergebnis liefert.

Letztendlich sollte aber der primäre Fokus auf der Effektivität liegen, da die eindeutige Definition von Zielen und Ihre Erfüllung absolute Grundlage produktiven Arbeitens darstellen. Ohne eine effektive Arbeitsweise werden Sie damit aber auch nicht weit kommen, da Sie zu viele Ressourcen verschwenden und mit viel Input und Aufwand nur wenig Output erzielen. Das wäre unwirtschaftlich.

Effizienz und Produktivität sind zwei Begriffe, die oft miteinander in Verbindung gebracht werden, aber sie beschreiben unterschiedliche Dinge.

Effizienz bezieht sich darauf, wie gut Ressourcen wie Zeit, Materialien oder Arbeitskraft genutzt werden, um ein Ziel zu erreichen. Es geht darum, wie eine Maßnahme, eine Aufgabe oder ein Prozess durchgeführt werden, um das gewünschte Ergebnis mit minimalem Ressourceneinsatz zu erzielen.

Der Begriff Produktivität hingegen bezieht sich darauf, wie viel Output in Bezug auf den Input (Ressourcen) erreicht wird. Es geht darum, wie viel Wert (z.B. in Form von Gütern oder Dienstleistungen) mit den verfügbaren Ressourcen erzeugt wird.

Ein Beispiel: Ein Unternehmen, das eine neue Produktionsmaschine einführt, die die gleiche Menge an Waren in halber Zeit produziert, würde als effizienter angesehen werden. Wenn das gleiche Unternehmen die gleiche Menge an Waren in der gleichen Zeit produzieren würde, aber mit weniger Ressourcen, würde es als produktiver angesehen werden.

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