Eisenhower-Matrix: Ziele und Aufgaben priorisieren

Die Eisenhower-Matrix ist eine Methode zur Priorisierung von Aufgaben und Zielen im Sinne des Zeitmanagements, der Arbeitsorganisation und der Selbstorganisation. Sie visualisiert eine Einteilung der Aufgaben und Ziele nach Wichtigkeit und Dringlichkeit in die vier Kategorien

• „wichtig, nicht dringend“,
• „wichtig und dringend“,
• „nicht wichtig, nicht dringend“ und
• „dringend, nicht wichtig“.

Auf Grundlage dieser Visualisierung in vier Quadranten lassen sich konkrete Handlungsempfehlungen ableiten.

Das Eisenhower-Prinzip ist benannt nach dem 34. Präsidenten der USA, Dwight D. Eisenhower. Als programmatisch für die Eisenhower-Methode steht ein Zitat des früheren College-Präsidenten der Northwestern University, Dr. J. Roscoe Miller, das Eisenhower im Rahmen einer Rede vortrug:

Im Englischen nennt sich die Eisenhhower-Methode daher „Eisenhower's Urgent/Important Principle“, im Deutschen finden sich analog die Bezeichnungen „Wichtig-Dringend-Matrix“ oder „4-Quadranten-Methode“.  Neben der Bezeichnung „Eisenhower-Matrix“ wird die Methode außerdem auch als „Eisenhower-Methode“, „Eisenhower-Prinzip“, „Eisenhower-Box“, „Eisenhower-Modell“ oder „Eisenhower-Diagramm“ tituliert.

Es ist übrigens nicht bezeugt, dass Dwight D. Eisenhower dieses Prinzip selbst systematisch zur Priorisierung seiner Aufgaben anwandte.

Die Eisenhower-Methode ein Hilfsmittel, um die Effektivität zu steigern, also die richtigen und wichtigen Dinge zuerst zu tun, nicht aber zur Steigerung der Effizienz (Die Aufgaben in richtiger Art und Weise erledigen).

Dazu gilt es, alle anstehenden Aufgaben/Pendenzen hinsichtlich Ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit zu bewerten und entsprechend zu sortieren. Gehen Sie dabei systematisch vor und erstellen Sie zunächst eine Liste mit allen anstehenden Aufgaben. Betrachten Sie nun jede einzelne Aufgabe und beurteilen Sie sie jeweils nach zwei Aspekten:

1. Wie wichtig ist es, die Aufgabe zu erledigen? Könnte auch eine andere Person die Aufgabe erledigen?
2. Wie dringlich ist es, die Aufgabe zu erledigen? Was geschieht, wenn ich die Aufgabe erst später erledige?

Daraus ergeben sich vier mögliche Kategorien, in die eine Aufgabe fallen kann.

• Kategorie A: wichtig und dringend
• Kategorie B: wichtig, aber nicht dringend
• Kategorie C: dringend, aber nicht wichtig
• Kategorie D: nicht wichtig und nicht dringend

Bei der Sortierung und Visualisierung der Aufgaben in der Eisenhower-Matrix, nehmen Sie also eine ABCD-Analyse vor – ein weiteres Synonym für die Eisenhower-Methode. Jede wichtige Aufgabe hat in aller Regel einen direkten Bezug zu einem definierten Ziel. Dringende Aufgaben erlauben keinen zeitlichen Aufschub und müssen eben schnellstmöglich erledigt werden.

Visualisieren Sie die Zuteilung der Aufgaben, indem Sie die vier Kategorien als Quadranten einer Matrix im Koordinatensystem mit der Dringlichkeit auf der X-Achse und der Wichtigkeit auf der Y-Achse darstellen. Alternativ tut es auch eine Tabelle mit je zwei Spalten und Zeilen.

Jeder Quadrant im Diagramm der Eisenhower-Matrix ist mit einer Handlungsempfehlung oder einer Strategie verknüpft, die Ihnen vorgibt, wie Sie mit den Aufgaben innerhalb dieses Quadranten verfahren sollten.

• Handlungsempfehlung Kategorie A: Unverzüglich selbst erledigen
• Handlungsempfehlung Kategorie B: Aufgaben terminieren und in naher Zukunft selbst erledigen
• Handlungsempfehlung Kategorie C: Wenn möglich delegieren, auslagern oder automatisieren
• Handlungsempfehlung Kategorie D: Nicht bearbeiten, aus dem Prozess streichen, eliminieren

Diese Handlungsempfehlungen können Sie Ihren eigenen Anforderungen und Befugnissen entsprechend anpassen. Können oder dürfen Sie keine Aufgaben delegieren, müssen Sie Aufgaben der Kategorie C entweder zurückstellen oder behandeln wie Aufgaben der Kategorie B.

Abhängig davon, welche Aufgaben in Ihrem Quadranten D landen, sollten Sie auch im Einzelfall hinterfragen, ob Aufgaben wirklich so unwichtig sind, dass sie komplett gelöscht werden sollten. In vielen Fällen ist vermutlich ein temporäres Ausblenden und eine erneute Revision nach einem Quartal oder einem halben Jahr angebrachter.

Die Eisenhower-Methode ist sehr einfach anwendbar und basiert im Grunde auf Regeln des allgemeinen „gesunden Menschenverstands“. Dennoch ist es sehr hilfreich, im Sinne der Selbstorganisation Struktur in die eigenen Aufgaben zu bringen und sie zu Visualisieren. Nutzen Sie unsere Eisenhower-Matrix-Vorlage oder erstellen Sie sich eine eigene Eisenhower-Matrix Excel-Vorlage und praktizieren Sie die Methode mehrmals bewusst. Sie werden feststellen, dass Ihnen die Kategorisierung nach dem Eisenhower-Prinzip schnell in Fleisch und Blut übergeht und Sie die Matrix nur noch als mentales Konstrukt anwenden. Bald werden Sie intuitiv wissen, was sofort zu tun, zu delegieren, zu terminieren und zu lassen ist.

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Die wesentlichen Vorteile der Eisenhower-Matrix ergeben sich aus ihrer Einfachheit und Übersichtlichkeit.

Die Eisenhower-Methode

• ist leicht anzuwenden und erfordert keinerlei Vorkenntnisse.
• bedarf keinerlei materieller Ressourcen, abgesehen von Stift und Papier.
• kostet nur wenig Zeit und hilft, Zeitfresser zu identifizieren.
• hilft, terminlich dringende und strategisch wichtige Aufgaben zu fokussieren.
• bietet die ideale Grundlage für To-do-Listen, um die eigene Arbeit und die Kollaboration im Team zu organisieren.
• sorgt dafür, dass bisher nur angedachte und lose geplante Aufgaben fix terminiert und in eine sinnvolle Abfolge gebracht werden.
• gruppiert ähnliche Aufgaben, die somit evtl. zusammengefasst oder gemeinsam bearbeitet werden können.

Nicht immer ist die Eisenhower-Matrix anwendbar oder stellt sie die beste Möglichkeit zur Priorisierung von Aufgaben dar:

• Bei agilen Arbeitsweisen kommen kontinuierlich neue Aufgaben hinzu oder entstehen aus bestehenden Aufgaben, sodass eine Planung nicht lange Bestand haben kann und sich Dringlichkeiten und Wichtigkeiten spontan verändern können.
• Das Schema mit vier Quadranten ist sehr grob und erschwert eine feinere und genauere Spezifizierung von verschiedenen Wichtigkeits- und Dringlichkeitsabstufungen.
• Der Umgang mit neu entstehenden Teilaufgaben, die im Zuge der Bearbeitung von A-Kategorie-Aufgaben entstehen können, ist nicht geregelt.
• Es ist mitunter nicht sinnvoll, nur wichtige Aufgaben der A-Kategorie zu bearbeiten. Je nach Arbeitsweise geistiger Frische kann es auch sinnvoll sein, eine als unwichtiger kategorisierte, aber mitunter motivierend wirkende Aufgabe einzuschieben.
• Bei sehr vielen Aufgaben wächst Aufwand für eine valide Kategorisierung erheblich.
• Bei kreativen Tätigkeiten ist eine zu strukturierte Arbeitsweise mitunter hinderlich.
• Die Eisenhower-Matrix ersetzt keine strukturierte Aufgabenplanung oder ein Ticketsystem. Sie ist lediglich ein Hilfsmittel.
• Gibt es zu viele A-Kategorie-Aufgaben, laufen diese auf zuvor terminierte B-Kategorie-Aufgaben auf, was einen erneuten Konflikt und Aufgabenstau erzeugt.
• In der Praxis sind wichtige Aufgaben meist auch terminiert/dringend und dringende Aufgaben meist wichtig. So bringt die Methode oft nicht die gewünschte Klarheit.

Die Eisenhower-Matrix anwenden zu können, setzt natürlich voraus, dass Sie überhaupt ausreichende Befugnisse haben, Ihre Arbeit eigenverantwortlich zu organisieren. Teilt Ihnen ein Vorgesetzter Aufgaben zu, beispielsweise in Form von Tickets mit bereits vorgegebener Priorisierung und Deadline, ist Ihr Handlungsspielraum gering. Aufgaben zu delegieren, wie es nach dem Eisenhower-Prinzip für Aufgaben der Kategorie C vorgesehen ist, ist selbstverständlich nur möglich, wenn Sie überhaupt berechtigt sind, anderen Personen Aufgaben zuzuweisen.

Die größte Kritik an der Eisenhower-Matrix ist aber wohl folgende: Wer bestimmt, was wichtig ist und was nicht? Meist obliegt das stark unserer subjektiven Einschätzung – eine für uns unwichtige Aufgabe kann aber für einen Kollegen beispielsweise sehr wichtige Auswirkungen haben, da die schelle Erledigung für seine Aufgaben essenziell ist. Eine andere Aufgabe stufen wir vielleicht nur als wichtig und dringlich ein, weil der Vorgesetzte uns entweder mit unangenehmen Konsequenzen drohte oder wir uns Lob durch die schnelle Erfüllung erhoffen.

Es genügt also nicht, wenn jeder Mitarbeiter individuell seine Aufgaben proirisiert. Vielmehr ist es notwendig, sich im Team – beispielsweise beim Sprint Planning und im Daily bei der Arbeitsweise nach Scrum – auszutauschen und die Wichtigkeit von Zielen sowie Abhängigkeiten von Aufgaben untereinander zu diskutieren. Um die tatsächliche Wichtigkeit und Dringlichkeit von Aufgaben möglichst objektiv beurteilen und die Tragweite unserer Kategorisierung ermessen zu können, ist objektive Hilfe sinnvoll – beispielsweise durch Kollaborationstools oder eine Projektmanagement-Software.

Die flexiblen Customizing-Möglichkeiten von Projektron BCS erlauben Ihnen zudem, beliebig viele Priorisierungsstufen selbst zu definieren und Ihre Aufgaben individuell zu terminieren und einzuplanen. BCS sorgt für Transparenz bei der Arbeit im Team. Gleichzeitig behalten Sie Ihre eigenen Aufgaben bequem im Blick und verlieren nie den Fokus auf das Wesentliche.

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Die begrenzte Ressource Zeit effektiv zu nutzen, ist im Projektmanagement wie in der alltäglichen Teamarbeit und Selbstorganisation eine der größten Herausforderungen. Dank ihrer Einfachheit und Übersichtlichkeit ist die Eisenhower-Matrix eine hervorragende Methode, um schnell klare Verhältnisse zu schaffen und anstehende Aufgaben zu priorisieren.

Zur Priorisierung von Zielen im Rahmen der Projektplanung ist sie ebenfalls höchst effektiv. Die Methode hat sich schließlich auch deshalb seit Jahrzehnten bewährt, weil sie eine wirksame Gegenstrategie darstellt zu den in der Projektarbeit berühmt berüchtigten Phänomenen „Edwards-Gesetz“ (Richtig produktiv sind wir erst kurz vor der Deadline) und „Parkinson’sches Gesetz“ (Jede Arbeit dauert so lange, wie Zeit zur Verfügung steht). Achten Sie allerdings darauf, Ziele und Aufgaben nicht nur nach subjektivem Empfinden zu priorisieren und topedieren Sie nicht das Zeitmanagement Ihrer Mitarbeiter und Kollegen, indem Sie ihnen zu viel aufbürden.

Neben der Eisenhower-Methode gibt es eine stetig wachsende Anzahl weiterer Zeitmanagement- und Produktivitätsmethoden. Einige legen starke Gemeinsamkeiten mit dem Eisenhower-Prinzip an den Tag, manche wurden von sogar von ihm inspiriert:

• ABC-Methode: Bei der Eisenhower-Matrix handelt es sich im Grunde um eine ABCD-Analyse. Bei der ABC-Methode tritt ein Flussdiagramm anstelle der Eisenhower-Matrix, doch werden auch hier die Aufgaben vornehmlich nach Wichtigkeit, wahlweise zusätzlich nach Dringlichkeit, sortiert. A-Aufgaben sind wichtig und sofort zu erledigen, B-Aufgaben können später erledigt werden, C-Aufgaben sind delegierbar oder zu verwerfen.
• ALPEN-Methode: Das Akronym ALPEN steht für einen Tagesplan: Aufschreiben der Aufgaben, Länge/Dauer einschätzen, Pufferzeit einplanen, Entscheidungen priorisieren, Nachkontrollieren.
• Getting-Things-Done-Methode (GTD): Die Selbstmanagement-Methode in fünf Schritten (1. Sammeln, 2. Verarbeiten, 3. Organisieren, 4. Durchsehen, 5. Erledigen) strebt an, den gesamten Alltag einer Person u. a. mit kontextbezogenen Aufgabenlisten zu erfassen, um ein effizientes und belastungsfreies Arbeiten zu ermöglichen.
• Eat-that-Frog-Methode: Hierbei gilt es, täglich die Kröte zuerst zu schlucken, also die unangenehmste, aufwendigste oder schwierigste Aufgabe zuerst zu erledigen.
• Ivy-Lee-Methode (a.k.a. 25.000 Dollar-Methode): Nach dieser Methode priorisiert man täglich bis zu sechs Tagesaufgaben, die man dann strukturiert nach Wichtigkeit abarbeitet.
• SMART-Methode: Die Methode hilft bei der Formulierung und Definition von Zielen. Dazu müssen Aufwände zum Erreichen der Ziele realistisch geschätzt und Fristen gesetzt werden. Ziele sind demnach spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und termingerecht zu formulieren.
• Pareto-Prinzip: Das Pareto-Prinzip besagt, dass mit 20 Prozent des gesamten Aufwands bereits 80 Prozent des geplanten Ergebnisses erreicht werden können. Nach dieser „80-20-Regel“ gilt es sich dementsprechend auf die Aufgaben zu fokussieren, die schnell möglichst großen Ertrag versprechen.
• Pomodoro-Technik: Diese Lernmethode kann auch zum Bearbeiten von Aufgaben eingesetzt werden. Wählen Sie eine zu erledigende Aufgabe, skizieren Sie den Lösungsweg, stellen Sie einen Wecker auf 25 Minuten und arbeiten Sie konzentriert. Dann machen Sie 5 Minuten Pause und haken die erreichten Schritte ab. Nach 4 Pomidori, also Arbeitsphasen mit kurzen Pausen, folgt eine längere Pause von 30 Minuten. So arbeiten Sie effektiv und strukturiert Aufgaben ab, ohne sich ablenken zu lassen.