03.03.2023 - Fachartikel
Funktional iterative Softwareeinführung: Modul für Modul zum Erfolg
Die funktional iterative Softwareeinführung ist eine Variante der iterativen, schrittweisen Einführung von modularer Unternehmenssoftware. Erfahren Sie hier, für welche Unternehmen und welche Anwendungsfälle diese Einführungsstrategie geeignet ist, wo ihre Vorteile und Nachteile liegen und wie Sie die funktional iterative Methode für Ihr Softwareeinführungsprojekt zielführend einsetzen.
Was ist die funktional iterative Softwareeinführung?
Um eine komplexe Unternehmenssoftware erfolgreich einzuführen, ist es wichtig, die richtige Strategie zu wählen. Beim funktional iterativen Ansatz werden die einzelnen Funktionsmodule der neuen Software nacheinander im Unternehmen eingeführt. Dies setzt natürlich voraus, dass es sich bei der Software um ein modulares Produkt handelt, das aus einzelnen Funktionsbausteinen besteht, die für sich stehend funktional und einsatzfähig sind. Der Ansatz kann daher auch als modulweise iterative Einführung bezeichnet werden.
Alle Nutzer beginnen dabei zeitgleich und abteilungsübergreifend mit der Nutzung des neuen Softwaremoduls. Die Einführung des nächsten Moduls erfolgt erst nachdem:
- die Nutzung des Moduls vollständig adaptiert und akzeptiert wurde,
- Probleme identifiziert und gelöst wurden,
- alle erforderlichen Schnittstellen implementiert wurden.
Definition funktional iterative Softwareeinführung
Nach dem funktional iterativen Ansatz führt ein Unternehmen die verschiedenen Module einer Software sukzessive ein. Die gesamte Nutzerschaft erhält auf einmal Zugriff, aber funktional gestaffelt, also zum Beispiel schrittweise Modul für Modul.
Diese Vorgehensweise verschafft den Entwicklern Zeit, die Schnittstellen der Module nacheinander zu entwickeln. Will das Unternehmen verschiedene Softwareprodukte durch eine Gesamtlösung ersetzten, ist die funktional iterative Einführung eine gute Wahl.
Was gilt es bei der funktional iterativen Softwareeinführung zu beachten?
In der Vorbereitungsphase des Softwareeinführungsprojekts nach funktional iterativem Ansatz müssen Projektverantwortliche unbedingt die funktionale Abhängigkeit der Module voneinander beachten. Aus dieser Abhängigkeit ist eine sinnvolle Einführungsreihenfolge abzuleiten. Nach dieser Einführungsreihenfolge wiederum ist der Projektstrukturplan entsprechend zu gestalten.
Beispiel aus der Praxis
Bei der Einführung der Business Coordination Software Projektron BCS sollten die Module für Zeiterfassung und Urlaubsplanung vor dem Modul des Ressourcenmanagements eingeführt werden, da eine Ressourcenplanung oder Personaleinsatzplanung auf der Arbeitszeiterfassung und der Urlaubsplanung aufbaut.
Vor der Einführung jedes einzelnen Moduls sollten die Mitarbeiter in der Nutzung geschult werden und es muss feststehen, inwieweit das Altsystem weiterhin angebunden bleiben soll. Dies ist in der Projektplanung des gesamten Einführungsprojekts zu berücksichtigen.
Bei eng gekoppelten Funktionsmodulen, die stark voneinander abhängig sind, ist eine gleichzeitige Einführung sinnvoll. Solch eine Simultaneinführung zweier Module ist beispielsweise ratsam bei den Funktionsbausteinen der Angebotserstellung und des projektspezifischen Dokumentenmanagements, da es nur so möglich ist, Angebote mit begleitender Dokumentation zu versenden. Im Kontext von Projektmanagement-Software sollten jedoch Funktionsmodule wie die Zeiterfassung und die Projektplanung nicht zeitgleich als erste Module eingeführt werden, da das die Komplexität der Einführung deutlich erhöht und schnell zu Problemen führen kann.
Die Auswahl des Moduls für die erste Iteration hat eine Signalwirkung für die Akzeptanz der Nutzer und sollte daher wohl überlegt und seine Einführung gut vorbereitet werden. Hat die Belegschaft einen positiven Blick auf die Softwareeinführung gewonnen, vereinfacht dies die darauffolgenden Einführungsphasen erheblich. Hierfür bietet sich ein von allen Mitarbeitern leicht nutzbares Funktionsmodul an, dessen Vorteile jedem Anwender schnell ersichtlich wird, beispielsweise ein digitales System zur Arbeitszeiterfassung und zum Urlaubsmanagement.
Funktional iterative Softwareeinführung: Vorteile und Nachteile
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Wann ist die funktional iterative Softwareeinführung empfehlenswert?
Die funktional iterative Strategie ist zu empfehlen, wenn Prozesse im gesamten Unternehmen an allen Standorten und Abteilungen auf dieselbe Weise durchgeführt werden sollen. Damit ist diese Form der Softwareeinführung für Konzerne mit starker Mitarbeiter-Beteiligung besonders attraktiv. Empfehlenswert ist die funktional iterative Einführung auch, wenn das Unternehmen zuvor mehrere Softwarelösungen für verschiedene Tätigkeitsbereiche eingesetzt hat, die nun durch eine Gesamtlösung ersetzt werden sollen und dabei viele individuelle Anpassungen vorgenommen und neue Schnittstellen programmiert werden sollen.
Ihre Stärken spielt die funktional iterative Strategie aus, wenn:
- Viele Standorte die neue Software einführen sollen
- Viele Prozessänderungen mit der Einführung einhergehen
- Viele neue Funktionsmodule eingeführt werden sollen
- Neue Schnittstellen entwickelt und viele Anpassungen vorgenommen werden müssen
- Ein belastbarer Zeitplan existiert
- Nicht mehr als drei Altsysteme von der neuen Software abgelöst werden sollen
- Zumindest mäßige Managementunterstützung, Motivation der Anwender und Erfahrung des Projektleiters vorhanden sind
Wann ist die funktional iterative Softwareeinführung nicht sinnvoll?
Unterhält ein Unternehmen mehrere Standorte, kann eine funktional iterative Einführung bisweilen sehr komplex und zeitaufwendig werden, vor allem wenn die unterschiedlichen Standorte auch noch unterschiedliche Softwareprodukte nutzen, die es zu ersetzen gilt. Dies stellt hohe Anforderungen an das Projektmanagement des Einführungsprojekts. Soll nur ein einzelnes Funktionsmodul eingeführt werden, ist die funktional iterative Strategie nicht anwendbar. Hier wären eine regional iterative Vorgehensweise oder eine projektorientierte Einführung vorzuziehen.
Welche Alternativen zur funktional Iterativen Softwareeinführung gibt es?
Ihre Rahmenbedingungen sind nicht optimal für die Anwendung der funktional iterativen Softwareeinführung? Ihnen stehen zahlreiche weitere Optionen offen:
Softwareeinführung nach Big Bang
Bei der Big-Bang-Strategie werden alle Softwaremodule zu einem bestimmten Stichtag für alle Nutzer aktiviert. Die neue Software ersetzt das Altsystem ganzheitlich, sodass Nutzer keine Prozesse im Neu- und Altsystem parallel pflegen müssen. Das Risiko ist jedoch hoch.
Projektorientierter Rollout
Die projektorientierte Softwareeinführung ist eine Variante der iterativen, also schrittweisen Softwareeinführung. Ein kleines Projektteam nutzt die neue Software als Tiger Team zunächst in einem unternehmenstypischen Projekt. Nach entsprechenden Anpassungen erfolgt die Einführung unternehmensweit.
Abteilungsweise oder regional iterativer Rollout
Die regional iterative Softwareeinführung und die nach gleichem Prinzip ablaufende abteilungsweise iterative Softwareeinführung sind Varianten der iterativen, schrittweisen Einführung. Ein Unternehmen führt eine Software vollständig mit allen gewünschten Funktionsmodulen sukzessive an verschiedenen Standorten oder Abteilungen ein.
Kombinierte Einführungsstrategien
Durch die Kombination von Big-Bang- und iterativen Vorgehensmodellen können Unternehmen maßgeschneiderte Strategien zur Einführung von Unternehmenssoftware entwickeln, die genau auf ihre individuellen Bedürfnisse abgestimmt sind. Dies ermöglicht eine präzisere und flexiblere Umsetzung.
Falls Sie unsicher sind, ob eine funktional iterative Softwareeinführung die geeignete Vorgehensweise für Ihr Einführungsprojekt ist, können Sie sich auf unsere Expertise verlassen. Wir verfügen über jahrzehntelange Erfahrung in der Einführung komplexer Unternehmenssoftware und können Ihr Projektteam individuell und kompetent durch Strategiefindung, Schulungen, Workshops und Beratung unterstützen.
Best Practice: Funktional iterative Einführung von Projektron BCS bei x-tention
Anna Pieler, Applikations-Verantwortliche der x-tention Informationstechnologie GmbH in Wels, Österreich, präsentiert im Anwenderbericht ein Best-Practice-Beispiel für eine rundum gelungene funktional iterative BCS-Einführung:
"Die Einführung [von BCS] erfolgte als gesondertes Projekt und wurde in den unterschiedlichen Standorten zeitgleich durchgeführt.
Das Projekt wurde in zwei Phasen eingeführt: Phase 1 Roll-out von Projektron BCS an sich und Etablierung als führendes zentrales Tool im Projektmanagement (Ablösung MS Office-Tools für PM sowie Ablösung bisheriges Projektzeiterfassungssystem) und Errichtung wichtigster Schnittstellen zu anderen x-tention-Tools.
Zwischen den Phasen hielten wir ein Jahr Pause, um die Mitarbeiter:innen in Projektron BCS zu schulen und Erweiterungen und Anpassungen aufzunehmen.
In Phase 2 wurde BCS angepasst, die Funktionen erweitert und auf x-tention Abläufe und Prozesse angepasst. Die Einführung der neuen Funktionen wurden durch interne Schulungen begleitet und verstärkte die Einbindung von BCS hinsichtlich Auswertungen von KPIs für unsere ISO 9001- und ISO 27001-Zertifizierungen."
Best Practice: Funktional-Iterative Softwareeinführung für optimierte Kundenbetreuung bei "Das Büro am Draht"
"Das Büro am Draht", eine renommierte Berliner Digitalagentur für Softwareentwicklung, entschied sich bei der Einführung von Projektron BCS für einen funktional-iterativen Ansatz, um die Software optimal in ihre bestehenden Prozesse zu integrieren. Zunächst wurde die Zeiterfassung als grundlegende Funktion implementiert, unterstützt durch Workshops und Schulungen, die eine reibungslose Umstellung vom bisherigen System ermöglichten. Mit den gewonnenen Daten konnten sofort weitere Schritte wie das Monitoring und die Projektplanung in BCS umgesetzt werden.
Durch gezielte Erweiterungen und Anpassungen entwickelte sich Projektron BCS schrittweise zum zentralen Tool des Unternehmens, das nun sowohl das Controlling als auch die Fakturierung abdeckt. Diese iterative Vorgehensweise ermöglichte es, die Software kontinuierlich an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen, während gleichzeitig die Mitarbeiter schrittweise in das neue System eingeführt wurden, was zu einer nahtlosen Integration und einer nachhaltigen Optimierung der Kundenbetreuung führte.
Jens Markus, Abteilungsleiter Finanzen und Verwaltung der Digitalagentur, beschreibt im Anwenderbericht die Einführung und Nutzung von Projektron BCS bei "Das Büro am Draht" im Detail.
Fazit: Funktional iterative Softwareeinführung
Der funktional iterative Ansatz ist eine Einführungsstrategie für modulare Unternehmenssoftware, bei der die einzelnen Funktionsmodule nacheinander in einem Unternehmen eingeführt werden. Dabei müssen Abhängigkeiten beachtet und die Einführungsreihenfolge sowie der Projektstrukturplan angepasst werden. Die Mitarbeiter müssen vor der Einführung der Module eingewiesen sein und es muss feststehen, wie das Altsystem angebunden bleiben soll.
Die Stärke dieser Variante ist, dass die Schnittstellen der Module nacheinander entwickelt werden und Probleme gelöst werden können, bevor das nächste Modul eingeführt wird. Diese Einführungsstrategie ist zu empfehlen, wenn ein Prozess im gesamten Unternehmen auf dieselbe Weise durchgeführt werden soll.
Über den Autor
Francisco Josué Artaza arbeitet seit 15 Jahren bei der Projektron GmbH, derzeit als Marketingleiter und Anwenderberater. Er ist zertifiziert nach IPMA, PRINCE2 sowie als Scrum Product Owner. Er ist Experte für Softwareeinführungsstrategien und hat ein Tool entwickelt, das die Auswahl der passenden Strategie erleichtert.
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