HERMES-Projektmanagement: Strukturierte Flexibilität für erfolgreiche Projekte

Die HERMES-Methode besteht aus drei Komponenten:

• HERMES-Portfoliomanagement
• HERMES-Anwendungsmanagement
• HERMES-Projektmanagement

Dieser Artikel fokussiert sich auf das Projektmanagement nach HERMES. Diese Methode ist in der Schweiz weit verbreitet ist. Sie wurde und wird fortlaufend von der Schweizer Bundesverwaltung entwickelt und wird von ihr herausgegeben. Der Name steht als Akronym für „Handbuch der Elektronischen Rechenzentren des Bundes, eine Methode zur Entwicklung von Systemen“. Die Methode ist ein offener Standard zur Führung und Abwicklung von Projekten im Bereich der Informatik (IT-Projekte), zur Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen sowie zur Anpassung der Geschäftsorganisation.

Außerhalb der Schweiz ist HERMES als Projektmanagement-Methode bislang kaum bekannt oder verbreitet. Allerdings enthält Sie viele interessante Ansätze, die auch im Kontext hybrider Projektmanagement-Ansätze eine Bereicherung darstellen können.

Die wichtigsten Charakteristika von HERMES-Projektmanagement

Die Betreuung von HERMES erfolgt durch das Informatiksteuerungsorgan des Bundes. Die gesamte Dokumentation zu HERMES findet sich online zum kostenfreien Download unter: hermes.admin.ch

In den Jahren 2013, 2014, 2020 und 2022 wurden wichtige Versionen veröffentlicht: HERMES 5, HERMES 5.1, HERMES 2021 und HERMES 2022. Die Version 5.1 wurde um die Möglichkeit zur Agilen Entwicklung, z. B. mit Scrum, erweitert. Neben der traditionellen phasenweisen Vorgehensweise, unterstützt HERMES seither auch eine iterativ-inkrementelle Vorgehensweise.

Die HERMES Methode hat zuletzt im Rahmen des Projekts HERMES 5 eine vollständige Überarbeitung erfahren. Die Bedürfnisse und Anforderungen der Benutzer standen dabei im Fokus. Das Ergebnis ist eine neue Ausgabe, die einfacher anwendbar und schlanker ist als zuvor:

• Die Anzahl der Projektphasen wurde reduziert,
• die Rollen aktualisiert und
• vordefinierte Szenarien eingeführt, die leicht an konkrete Projektabläufe angepasst werden können.

Zusätzlich wurden hilfreiche Checklisten, Vorlagen und ein Online-Tool bereitgestellt, um die Anwendung der HERMES-Projektmanagementmethode zu unterstützen.

Der Aufbau von HERMES gliedert sich in sechs Teile.

Projektbeginn: Initialisierungsphase

Die Phase der Initialisierung umfasst folgende Aktivitäten:

1. Beauftragung des Projektleiters: Der Projektauftraggeber ernennt einen Projektleiter, der die Durchführung der Initialisierungsphase übernimmt.
    
2. Analyse der Situation: Es erfolgt eine umfassende Analyse der aktuellen Situation, einschließlich der allgemeinen Anforderungen, Ziele, Kontext, Umfang und Risiken des Projekts. Dabei werden verschiedene Optionen betrachtet und eine Lösung ausgewählt, die detailliert beschrieben wird, um transparent und nachvollziehbar bewertet zu werden.
    
3. Stakeholder-Analyse und Konfliktlösung: Die Interessen der Stakeholder werden analysiert, und potenzielle Konflikte werden identifiziert und gelöst, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten mit den Projektzielen und -ergebnissen zufrieden sind.
    
4. Erstellung von Projekt-Charta und Managementplan: Eine Projekt-Charta und ein Projekt-Managementplan werden erstellt, die die Rahmenbedingungen, Ziele, Ressourcen und Projektstruktur festlegen. Diese werden der Stammorganisation zur Genehmigung vorgelegt.
    
5. Voraberklärungen und Teamzusammenstellung: Es werden Vorabklärungen wie der PIA (Projektinitialisierungsauftrag), der Anforderungskatalog und das ISDS-Dokument (Informationssicherheit und Datenschutz) getroffen, das Projekttram wird zusammengestellt und Verantwortlichkeiten im Team gemäß Szenarioauswahl bestimmt, Projektausschuss, Lenkungsausschuss, Phasenbudgets Projektbudgets etc. werden bekannt gegeben.
    
6. Genehmigung und Freigabe: Nach Genehmigung durch die Stammorganisation und den Projektsponsor wird das Projekt für die nächste Phase freigegeben. Dies schließt die Unterzeichnung des Projektauftrags und die Freigabe der benötigten Ressourcen ein.
    
7. Endkontrolle: Am Ende der Initialisierungsphase wird eine Endkontrolle durchgeführt, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Schritte abgeschlossen und die notwendigen Genehmigungen eingeholt wurden, bevor das Projekt in die nächste Phase übergeht.
    

Wichtige Ergebnisse der Initialisierungsphase sind:

 Projektinitialisierungsauftrag

 Stakeholderliste

 Projektmanagement-Plan
 

Lösungsentstehung phasenweise

Nach klassischer Vorgehensweise umfasst die Lösungsentstehung die folgenden drei Phasen:

Konzept

In der Konzeptphase oder Konzeption wird die in der Initialisierungsphase gewählte Option konkretisiert und das Projektteam kann das Produkt oder Ergebnis auf einer zuverlässigen Grundlage planen, anbieten und realisieren. Dabei werden folgende Schritte unternommen:

1. Entwurf des Konzepts: Das Konzept wird auf Basis der gewählten Option entworfen, um das Produkt oder Ergebnis detailliert zu planen. Dies umfasst die Erstellung eines Vorbereitungsplans für den Einsatz und die Entwicklung eines Testplans.
    
2. Beschaffung (falls erforderlich): Wenn ein Produkt oder IT-System beschafft werden muss, wird dies in dieser Phase durchgeführt. Dabei werden die benötigten Ressourcen gemäß dem Projektverwaltungsplan und den verfügbaren Angeboten freigegeben.
    
3. Erarbeitung des Integrationskonzepts: Ein Integrationskonzept wird entwickelt, um sicherzustellen, dass das Projekt in die bestehende Umgebung integriert werden kann.
    
4. Entscheidung über die Implementierungsfreigabe: Es wird entschieden, ob das Projekt zur Implementierung freigegeben wird. Hierbei werden die Projekt- und Betriebsrisiken analysiert und bewertet, und die Durchführbarkeit des Projekts wird nachgewiesen.
    
5. Überprüfung der Projektsinnhaftigkeit: Am Ende der Konzeptphase wird überprüft, ob es sinnvoll ist, das Projekt umzusetzen, basierend auf den Ergebnissen der Planung und Analyse.
    

Die Konzeptphase ermöglicht es dem Projektteam, eine solide Basis für die Umsetzung des HERMES-Projekts zu schaffen und sicherzustellen, dass alle erforderlichen Schritte und Vorkehrungen getroffen werden, bevor die eigentliche Implementierung beginnt.
 

Realisierung

In der Realisierungsphase wird das Produkt oder Endergebnis des HERMES-Projekts tatsächlich entwickelt, umgesetzt, parametrisiert und angepasst. Die Betriebsorganisation wird realisiert und die Dokumentation erarbeitet. Dabei werden folgende Schritte unternommen:

1. Vorbereitung der Arbeit: Die in den vorherigen Phasen geleistete Vorbereitungsarbeit ist entscheidend, um die Risiken während der Umsetzung zu minimieren.
    
2. Umsetzung von Geschäfts- und Betriebsorganisationen: Es werden die erforderlichen Geschäfts- und Betriebsstrukturen realisiert und die entsprechende Dokumentation vorbereitet.
    
3. Bereitstellungsvorbereitung: Die Bereitstellung des Produkts wird vorbereitet, einschließlich der Durchführung von Tests und der Vorbereitung für die Migration.
    
4. Freigabeentscheidung: Die Freigabe für den Einsatz basiert auf einer vorläufigen Annahme und wird auf der Grundlage der vorliegenden Informationen getroffen.
    
5. Ressourcenfreigabe: Die benötigten Ressourcen werden gemäß dem ausgearbeiteten Projekt-Managementplan freigegeben, um sicherzustellen, dass die Umsetzung reibungslos erfolgen kann.
    
6. Entwicklungsrisiken: Die Entwicklungsphase kann nur fortgesetzt werden, wenn die identifizierten Entwicklungsrisiken bewertet und als akzeptabel eingestuft werden.
    

Die Realisierungsphase ist entscheidend für die tatsächliche Umsetzung des Projekts und erfordert eine sorgfältige Planung, Vorbereitung und Durchführung, um sicherzustellen, dass das Endprodukt den Anforderungen und Erwartungen entspricht.
 

Einführung

In der Einführungsphase dient dem Übergang in den neuen Zustand. Hier wird der Betrieb des Produkts aufgenommen und durch das Projektteam unterstützt, bis er stabil ist. Schulungen werden durchgeführt und Migrationen umgesetzt. Dazu gehören folgende Schritte:

1. Durchführung der Einsatzmaßnahmen: Die geplanten Maßnahmen werden umgesetzt, und die Betriebsorganisation wird aktiviert, um das Produkt oder Ergebnis einzusetzen.
    
2. Unterstützung bei Problemanalyse und -lösung: Das Projektteam unterstützt in der Anfangsphase bei der Analyse und Lösung von Problemen, die beim Einsatz auftreten können.
    
3. Durchführung der Migration: Die Migration zum neuen System wird durchgeführt, und das alte System wird stillgelegt.
    
4. Entscheidung über Projektabschluss: Der Sponsor trifft die Entscheidung, das Projekt abzuschließen, nachdem der Betrieb erfolgreich angelaufen ist. Dabei wird entschieden, ob das Projekt abgeschlossen wird oder ob weitere Ergebnisse erzielt werden müssen, bevor es abgeschlossen werden kann. Es wird auch entschieden, ob die Projektorganisation aufgelöst werden soll.
    

Wenn der Auftraggeber beschließt, das Projekt abzuschließen, werden folgende Maßnahmen ergriffen:

 Eine abschließende Projektbewertung wird vorbereitet

 Offene Punkte werden an die Stammorganisation übertragen.

 Das Projekt wird offiziell abgeschlossen, und die Projektorganisation wird aufgelöst.
 

Alternative Lösungsentstehung: agile Umsetzung

Nach agiler Vorgehensweise, auch bekannt als HERMES 2022, umfasst die Lösungsentstehung nicht die drei Phasen Konzept, Realsierung und Einführung, sondern besteht lediglich auch der Phase „Umsetzung“.

Der gewählte Ansatz wird iterativ und schrittweise umgesetzt. Die Projektorganisation, einschließlich des Entwicklungsteams, wird festgelegt, und die Lösungsanforderungen werden weiter aufgeschlüsselt, verfeinert und spezifiziert. Die Anforderungen werden aktualisiert, priorisiert und in absteigender Reihenfolge ausgeführt (entwickelt, implementiert und in Betrieb genommen), wobei die Prioritäten entsprechend den Projekterkenntnissen kontinuierlich aktualisiert und angepasst werden. Das Ergebnis ist ein Inkrement, das auf allen vorherigen Ergebnissen aufbaut.

Abschlussphase: Projektende

In der Abschlussphase wird das Projekt formal abgeschlossen. Eine Abschlussanalyse wird durchgeführt, um zu überprüfen, ob das Projektziel erreicht wurde. Der Abschlussbericht wird erstellt. Ergebnisse und Dokumentation werden der Stammorganisation übergeben. Die Projektorganisation inklusive der Gremien wird aufgelöst.

Je nach Projektart und Projektziel sind unterschiedliche Ergebnisse zu liefern. HERMES zeichnet sich durch seine schnelle Anwendbarkeit für verschiedene Projektarten aus, indem es vorgefertigte Szenarios anbietet.

Szenarios

Ein Szenario enthält standardmäßig die Methodenelemente, die üblicherweise für Projekte der jeweiligen Charakteristik relevant sind. Die aktuelle HERMES-Version sieht fünf Standardszenarios vor:

• Dienstleistung/Produkt Entwicklung: ein Produkt oder eine Dienstleistung werden neu entwickelt
   
• Dienstleistung/Produkt Adaption: ein am Markt verfügbares Produkt oder eine Dienstleistung werden erworben, angepasst und in eine Organisation integriert
   
• IT-Entwicklung: Entwicklung oder Weiterentwicklungen und Integration von IT-Lösungen
   
• IT-Adaption: eine am Markt verfügbare IT-Lösung wird erworben, angepasst und in eine Organisation integriert (z.B. Softwareeinführungsprojekt)
   
• Organisationsanpassung: Projekte zum Aufbau und zur Restrukturierung der Organisation eines Unternehmens
   

Module sind Bausteine, aus denen sich die Szenarien zusammensetzen. Sie enthalten alle thematisch zusammengehörigen Ergebnisse und Aufgaben und erstrecken sich über eine oder mehrere Phasen eines HERMES-Projekts. Im HERMES-Standard gibt es 12 Module:

Ergebnisse bilden das Herzstück der Methode des Projektmanagement nach HERMES. Ergebnisse können sehr vielfältig sein und werden in 55 Dokumente und 22 Zustände unterschieden.

Für Dokumente sieht HERMES Dokumentenvorlagen für die 55 Standarddokumente vor, die im Zuge der Bearbeitung von Aufgaben während der Projektphasen entstehen.

Zustände sind Zeitpunkte, zu denen ein Ergebnis erreicht wurde. Im Projekt entsprechen Sie in der Regel dem Erreichen eines Meilensteins. Beispiele für die 22 Standardzustände sind „Betrieb aktiviert“, „Migration durchgeführt“ oder „Schnittstellen realisiert“.

Zusätzlich zu den Standarddokumenten und Standardzuständen können Sie jedoch unternehmens- oder projektspezifische Ergebnisse definieren.

Um Ergebnisse zu erstellen, werden im Projektverlauf Aufgaben absolviert. Eine Aufgabe wiederum lässt sich in mehrere Aktivitäten untergliedern, die zu ihrer Erledigung notwendig sind. Es lassen sich nach der HERMES-Projektmanagement-Methodik zwei Arten von Aufgaben unterscheiden:

• Entscheidungsaufgaben: Führen zu einem Entscheid und enden mit einem Ergebnis-Meilenstein (z. B. Abnahme treffen, Phasenfreigabe erteilen); es gibt 16 verschiedene Entscheide im HERMES-Standard
• Sonstige Aufgaben: Erstellen über den Phasenverlauf hinweg das Projektprodukt (z. B. Risiken managen, Vereinbarungen erarbeiten, Produkt realisieren, Test durchführen); es gibt 50 verschiedene sonstige Aufgaben im HERMES-Standard

HERMES umfasst ein komplettes Rollenmodell mit Rollen sowohl für die Stammorganisation als auch für die Projektorganisation. Die Rollen werden in eine hierarchische Struktur mit den Hierarchieebenen „Steuerung“, „Führung“ und „Ausführung“ untergliedert.

Steuerungsrollen lenken das Projekt

• Auftraggeber
• Projektausschuss
• Qualitäts- und Risikomanager

Führungsrollen verantworten die operative Umsetzung

• Projektleiter
• Teilprojektleiter
• Projektunterstützung
• Fachausschuss

Ausführungsrollen erstellen das Projektprodukt

• Anwendervertreter
• Betriebsverantwortlicher
• Business Analyst
• Entwickler
• Entwicklungsteam
• ISDS-Verantwortlicher
• IT-Architekt
• Tester
• Testverantwortlicher

Für jede Rolle findet sich im HERMES Referenzhandbuch eine ausführliche Beschreibung von Verantwortlichkeiten, Kompetenzen, notwendigen Fähigkeiten und relevanten Aufgaben.

Vorlagen für jedes Dokument und jedes Ergebnis sorgen dafür, dass HERMES sofort für Ihr Projekt einsatzbereit ist. Die Vorlagen enthalten Gliederungen und sinnvolle Inhaltsstrukturen für nahezu jeden erdenklichen Anwendungsfall. So dienen sie als Richtschnur, auf die Sie Ihre Projektplanung ausrichten können. Diese Dokumentenvorlagen umfassen beispielsweise Änderungsantrag, Angebot, Projektmanagementplan, Prüfprotokoll, Testkonzept, Testprotokoll u. v. m.

Vorgefertigte Checklisten machen die Prüfung von Meilensteinen leicht. Beispiele für Checklisten-Vorlagen sind „Projektabschluss“, „Projektabbruch“, „Releasefreigabe“, „Abnahme Migration“, u. v. m.

Die Stärken von HERMES liegen in seiner Anpassungsfähigkeit und Flexibilität. HERMES kann auf verschiedene Projekttypen und -größen angepasst werden und berücksichtigt dabei auch die spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse des Projekts und der Organisation. Mit den Funktionen Sizing und Tailoring können Sie die Methode genau auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden.

• Sizing hilft dabei, die Methode auf die richtige Größe zu bringen, indem sie die Dokumentationsanforderungen an die Wertigkeit des Projekts anpasst.
   
• Tailoring ermöglicht es, Standardszenarien individuell anzupassen, Module zu entfernen oder hinzuzufügen und so ein maßgeschneidertes Projektmanagement zu realisieren.
   

Ein weiterer Vorteil von HERMES ist, dass es ein prozessorientierter Ansatz ist, der die Phasen des Projektmanagements klar strukturiert und definiert. Dadurch wird eine systematische und effiziente Durchführung des Projekts ermöglicht.

HERMES ist auch stark auf die Stakeholder-Kommunikation und -Einbindung ausgerichtet. Durch eine klare Definition und Einbeziehung der relevanten Interessengruppen können Konflikte vermieden und eine bessere Akzeptanz des Projektes erreicht werden.

Die Methode betont auch das Risikomanagement und die Qualitätssicherung, was dazu beitragen kann, das Risiko von Fehlern und Misserfolgen im Projekt zu minimieren.

Schließlich bietet HERMES auch eine klare Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten im Projektteam, was die Zusammenarbeit und Koordination erleichtert und zu einem erfolgreichen Abschluss des Projekts beiträgt.

Eine der Schwächen von HERMES kann darin liegen, dass die Methode sehr umfangreich und komplex sein kann. Dies kann dazu führen, dass die Einarbeitung in die Methode und deren Anwendung für unerfahrene Projektmanager schwierig ist.

Ein weiteres Problem kann darin bestehen, dass HERMES sehr formalisiert ist und es für Projektmanager schwierig machen kann, sich auf die tatsächlichen Bedürfnisse und Herausforderungen des Projekts zu konzentrieren. Manchmal kann der Fokus zu sehr auf die Einhaltung der Methodologie und weniger auf die eigentliche Umsetzung des Projekts gerichtet sein.

Ein weiterer Nachteil von HERMES ist, dass es aufgrund seiner Herkunft und Verbreitung in der Schweiz möglicherweise nicht so weit verbreitet oder anerkannt ist wie andere Projektmanagement-Methoden wie z.B. GPM / IPMA, PMI oder PRINCE2.

Schließlich kann die Anpassungsfähigkeit von HERMES auch zu einem Nachteil werden, da es für unerfahrene Projektmanager schwierig sein kann, die Methode effektiv auf ihre Bedürfnisse und Herausforderungen anzupassen. In einigen Fällen kann dies zu einer Überbeanspruchung der Methode führen, was in einer ineffizienten Umsetzung des Projekts resultiert.

HERMES eignet sich für eine Vielzahl von Projekten und kann auf verschiedene Branchen und Anwendungsbereiche angewendet werden. Die Methode ist besonders geeignet für mittel- bis langfristige Projekte, die eine klare Struktur und Organisation erfordern.

HERMES ist besonders gut für komplexe Projekte mit vielen Beteiligten und Stakeholdern geeignet, bei denen eine klare Kommunikation und Koordination erforderlich ist. Die Methode eignet sich auch für Projekte mit hohem Risiko, bei denen ein systematisches Risikomanagement erforderlich ist.

In Bezug auf Branchen eignet sich HERMES besonders gut für Projekte

• in der öffentlichen Verwaltung
• im Bildungswesen und
• in der Gesundheitsbranche

Diese Branchen haben oft hohe Anforderungen an Transparenz und Dokumentation, die sich nach HERMES ideal abbilden lassen.

Insgesamt ist HERMES jedoch flexibel genug, um auf verschiedene Projekttypen und -größen angepasst zu werden. Daher kann es für eine Vielzahl von Projekten in verschiedenen Branchen eingesetzt werden, solange eine strukturierte und systematische Durchführung des Projekts erforderlich ist.

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Die Zertifizierung für die Projektmanagement Methode HERMES wird von der Schweizerischen Vereinigung für Projektmanagement (SVP) angeboten und ist für Projektmanager, die ihre Kompetenzen und Fähigkeiten im Bereich des Projektmanagements nach HERMES nachweisen möchten.

Die Zertifizierung umfasst zwei Stufen:

• Foundation Level, auch bekannt als Basic Level, ist ein Test über grundlegende Kenntnisse der Projektmanagement-Methodik HERMES.
• Advanced Level, auch bekannt als Intermediate Level, ist eine Prüfung für fortgeschrittene Kenntnisse der HERMES Projektmanagement-Methodik.

Jede Stufe erfordert einen bestimmten Grad an Erfahrung und Kenntnissen im Bereich des Projektmanagements nach HERMES und umfasst eine schriftliche Prüfung sowie eine praktische Prüfung.

Die Zertifizierung bietet Projektmanagern die Möglichkeit, ihre Fähigkeiten im Bereich des Projektmanagements nach HERMES zu verbessern und ihre Kompetenzen nachzuweisen. Sie kann auch als wertvolles Instrument für die Karriereentwicklung in Organisationen dienen, die HERMES anwenden.

Insgesamt bietet die HERMES-Projektmanagementmethode eine strukturierte und umfassende Herangehensweise an die Planung, Durchführung und Steuerung von Projekten. Durch ihre klare Methodenstruktur, prozessorientierten Ansatz und Fokus auf Stakeholder-Management und Qualitätssicherung ermöglicht HERMES eine effektive Umsetzung von Projekten unterschiedlicher Größe und Komplexität.

Durch seinen Gesamtaufbau mit Phasen & Meilensteinen, Szenarien, Modulen, Ergebnissen, Aufgaben, Rollen und Vorlagen ist HERMES eine der wenigen Projektmanagement-Methoden, die direkt und ohne vorherige Implementierungen, Schulungen und Adaptionen zur Durchführung eines Projektes genutzt werden kann.

Die Methode zeichnet sich durch ihre Modularität und Anpassungsfähigkeit aus, wodurch sie flexibel auf verschiedene Projektarten und -anforderungen angepasst werden kann. Mit ihren standardisierten Szenarien, Modulen, Ergebnissen, Aufgaben und Rollen bietet HERMES ein umfassendes Framework für die Projektarbeit.

Die kontinuierliche Weiterentwicklung und Aktualisierung von HERMES, wie die Einführung agiler Entwicklungsmöglichkeiten und die Integration neuer Standards, stellt sicher, dass die Methode den sich wandelnden Anforderungen und Best Practices im Projektmanagement gerecht wird.

Trotz ihrer Stärken weist HERMES auch einige Schwächen auf, wie ihre Komplexität und Formalität, die die Einarbeitung und Anwendung für unerfahrene Projektmanager erschweren können. Dennoch bleibt HERMES eine anerkannte und weit verbreitete Projektmanagementmethode in der Schweiz und hat das Potenzial, auch international eine Bereicherung für hybride Projektmanagementansätze zu sein.

Insgesamt ist HERMES eine leistungsstarke Methode, die eine strukturierte und effektive Durchführung von Projekten ermöglicht und sich als verbindliche Projektmanagementmethode in der Schweiz etabliert hat.