Hybrides Projektmanagement: Mit klassischen und agilen Methoden zu mehr Effektivität und Effizienz

Beim hybriden Projektmanagement kombiniert man mindestens zwei klassische und/oder agile Projektmanagement-Methoden für die Realisierung eines Projekts. Hierbei vermischt man ganze Managementsysteme, beispielsweise PMI und Scrum, PRINCE2 und Kanban, oder einzelne Elemente von verschiedenen Ansätzen miteinander. Hybrides Projektmanagement ist also selbst keine eigenständige und fest umrissene Methode - ebenso wenig wie es agiles Projektmanagement oder klassisches bzw. traditionelles Projektmanagement sind. Vielmehr ist es ein flexibler Ansatz, der sich verschiedener Methoden bedient und sich so den Anforderungen des jeweiligen Projekts individuell anpassen kann.

Der Begriff "integriertes Projektmanagement" taucht fälschlicherweise häufiger als Synonym zum Begriff "hybrides Projektmanagement" auf. Beim integrierten Projektmanagement geht es jedoch um die organisatorische Einbindung der Projektarbeit im Unternehmen. Dabei sind die Teammitglieder nur mit einem Teil ihrer Arbeit für ein Projekt abgeordnet, während ihr Schwerpunkt bei der Linientätigkeit bleibt. Das Projekt wird bei dieser Organisationsform also in die Tätigkeit integriert. Mit der Verwendung verschiedener Projektmanagement-Methoden im Sinne des hybriden Projektmanagements hat das nichts zu tun.

Ist in Ihrem Fall ein klassischer oder ein agiler Ansatz im Projektmanagement die richtige Wahl? Um diese Frage für Ihre Projektplanung und Ihr Management beantworten zu können, sollten Sie berücksichtigen, dass es für verschiedene Aufgabenstellungen innerhalb Ihres Unternehmens oder sogar innerhalb eines Ihrer Projekte vorteilhaft sein kann, sich für Methoden des einen oder des anderen Spektrums zu bedienen. Die Übergänge zwischen Methoden der beiden Ansätze können dabei fließend sein.

Die drei wichtigsten Dimensionen in einem Projekt sind:

• Zeit,
• Kosten und
• Umfang.

Während im klassischen Projektmanagement der Umfang (Leistungsinhalt) tendenziell vorab feststeht und Zeit und Kosten in einem gewissen Rahmen flexibel bleiben, tendiert dieses Verhältnis beim agilen Projektmanagement meist in das entgegengesetzte Verhältnis: Zeit und Kosten stehen hierbei öfter fest, während der Leistungsumfang variabel bleibt. Auch wenn es die Verhältnisse im Vergleich zu jedem realen Projekt deutlich überspitzt, eignet sich das magische Dreieck im Projektmanagement dennoch hervorragend, um die Unterschiede der beiden Ansätze bezüglich der drei Zieldimensionen zu visualisieren. Hybrides Projektmanagement bildet eine Mischform und ermöglicht es somit, die drei Dimensionen mit größtmöglicher Flexibilität zu gestalten.

Beide Projektmanagement-Vorgehen weisen Stärken und Schwächen auf. Traditionelle wie agile Methoden sind beide effektiv und führen zum Erfolg. Agiles Projektmanagement bietet Teammitgliedern ideale Möglichkeiten, ihre Leistungsfähigkeit zu entfalten. Traditionelles Projektmanagement hingegen orientiert sich vorrangig an den Bedürfnissen des Managements, indem es erlaubt, Projektziele klar zu definieren.

Hybrides Projektmanagement steht für das Ziel, die Vorteile beider Ansätze zu verbinden und die Schwächen abzubauen.

Durch die Kombination beider Welten auf die unternehmens- bzw. projektspezifischen Bedürfnisse treten die jeweiligen Stärken beider Modelle verstärkt zutage. Planbare Projektziele und -kosten bei flexibler Anpassbarkeit an sich kurzfristig ändernde Rahmenbedingungen – das ist die Idealvorstellung. Auf operativer Ebene empfiehlt sich dabei meist die Adaption agiler Vorgehensweisen, auf strategischer und Entscheidungsebene die Anwendung klassischer Methoden. Beim Entlehnen von Methoden aus verschiedenen Projektmanagementsystemen entsteht dabei ein neues, hybrides Projektmanagementsystem.

Die Praxis zeigt, dass dadurch schneller ein besseres Ergebnis mit geringeren Kosten erzielt werden kann – Effektivität und Effizienz nehmen gleichermaßen zu. Diese Erfahrung hat die Anwenderberatung der Projektron GmbH erst jüngst bei einem Kundenprojekt bestätigt. Es ging um die Einführung des BCS-Moduls Zeit- und Leistungserfassung. Hierbei kreierten wir gemeinsam ein hybrides Projektmanagementsystem, das sich aus der traditionellen Methode PRINCE2 und der agilen Methode Scrum zusammensetze. Während das Einführungsprojekt auf Kundenseite nach PRINCE2 durchgeführt wurde, arbeiteten wir nach agilen Prinzipien Tickets ab.

Im Sinne des hybriden Projektmanagements könnte man beispielsweise die Methoden Scrum, PRINCE2 und Kanban kombinieren, um den individuellen Anforderungen von Projekten gerecht zu werden. Es ermöglicht Flexibilität, Agilität und strukturiertes Vorgehen in einem Ansatz. Scrum bietet eine iterative Entwicklung, regelmäßige Meetings und schnelle Anpassung an Veränderungen. PRINCE2 stellt klare Rollen, Prozesse und Planung in den Vordergrund. Kanban ermöglicht die Visualisierung des Arbeitsflusses und die Optimierung des Durchsatzes.

Die Kombination dieser Methoden erlaubt es dem Team, seine Stärken im Sinne des Projekterfolgs ideal zu nutzen. Die Flexibilität von Scrum ermöglicht es, schnell auf Änderungen zu reagieren und den Kundennutzen kontinuierlich zu steigern. PRINCE2 bietet eine strukturierte Grundlage mit klaren Verantwortlichkeiten und Planungsphasen. Kanban ermöglicht die effiziente Visualisierung und Optimierung des Arbeitsflusses.

Das hybride Projektmanagement fördert effektive Zusammenarbeit, verbesserte Kommunikation und die Qualität der Projektergebnisse. Es bietet eine maßgeschneiderte Lösung für komplexe Projekte und ermöglicht es Teams, flexibel auf sich ändernde Anforderungen zu reagieren. Durch die Kombination von Scrum, PRINCE2 und Kanban entsteht ein Produkt, das die Stärken jedes Ansatzes nutzt, um effizientes Projektmanagement zu gewährleisten.

Generell gibt es verschiedene Einsatzmöglichkeiten des hybriden Projektmanagements:

1. Je nach Unternehmensbereich: Oft operiert die Softwareentwicklung agil (Sprint für Sprint in Scrum), alle anderen Unternehmensbereiche arbeiten klassisch.
2. Je nach Projekt: Während es sinnvoll ist, ein Bauvorhaben klassisch zu managen, ist eine Softwareeinführung besser agil zu meistern.
3. Innerhalb eines Projektes: Während ein Einführungsprojekt insgesamt traditionell gemanagt wird, folgt das Teilprojekt der Implementierung agilen Prinzipien.
4. Die Grobplanung eines Projekts findet klassisch statt, während die Detailplanung agile Methoden nutzt.

Der Ausgangspunkt bei der Auswahl geeigneter Methoden für das hybride Projektmanagement ist immer das Projekt selbst. Es gilt vorab die Fragen zu klären:

• Was sind die Ziele des Projekts?
• Wie sehen die Rahmenbedingungen aus?
• Welche Teilprojekte und Aufgaben sind erforderlich, um das Projektziel zu erreichen?
• Wie lassen sich die einzelnen Aufgaben nicht nur effektiv, sondern auch effizient zum Abschluss führen?

Trotz einer Fülle von Methoden aus verschiedenen Ansätzen, sollten Sie sich auf ein begrenztes Repertoire beschränken, aus dem Sie sich bedienen, wenn Sie Ihre hybriden Projektmanagementsysteme zusammenstellen. Wechseln Sie nämlich von Projekt zu Projekt zu häufig zwischen klassischen und agilen Ansätzen, kann die Prozessstabilität leiden. Während eines Projekts ist es ebenfalls nicht sinnvoll, zwischen Methoden zu wechseln.

Wichtig: Planen Sie vorab, welchen Ansatz Sie für welchen Abschnitt als sinnvoll erachten. Generell empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:

1. Planen Sie zunächst den Rahmen, das Gerüst für die Grobplanung klassisch.
2. Ergänzen Sie erst dann in der Detailplanung iterative Elemente agiler Arbeitsweisen.

Ein Projekt zerfällt in verschiedene Aufgabenstellungen. Je nach Aufgabe eignen sich Methoden besser oder weniger gut. Ein Beispiel für ein erfolgreiches Einführungsprojekt von Projektron BCS haben Sie bereits kennengelernt. Ganz ähnlich verhält es sich bei der Mehrzahl unserer Einführungsprojekte: Übergeordnet werden die Projekte klassisch gemanagt, oftmals durch die prozessbasierte Projektmanagementmethode PRINCE2.

Agil wird es in der Detailplanung, bei der konkreten Umsetzung der verschiedenen Anpassungserfordernisse des Kunden und bei der iterativen Einführung von Funktionen vor Ort im Kundenunternehmen. Für das Kundenunternehmen entsteht somit Planungssicherheit dank einer festgelegten Projektstruktur. Wir erhalten gleichzeitig die notwendige Flexibilität, um unsere Lösungen und unser Produkt bedarfsgerecht und passgenau auf die individuellen Kundenbedürfnisse abzustimmen.

Folgendes in Projektron BCS geplantes Beispielprojekt veranschaulicht das V-Scum-Modell. Die Grobplanung erfolgt in klassischen Projektphasen, die Implementierungsphase allerdings in iterativen Prozessen.

Vorteile hybrides Projektmanagement

Hybrides Projektmanagement...

✔ vereint Vorteile klassischer sowie agiler Vorgehensmodelle,

✔ ist flexibel bei allen Projekttypen einsetzbar, unabhängig von Vorgaben, Größe, Komplexität und Branche,

✔ ermöglicht für jedes Projekt individuelle und passgenaue Lösungen,

✔ erzielt schnell validierbare Teilergebnisse und

✔ rückt Kundenbedürfnisse in den Fokus.

Nachteile hybrides Projektmanagement

Natürlich sind hybride Projektmanagementsysteme von Vorteil für die individuelle Anpassung an die Anforderungen eines Projekts. Wer nach hybriden Vorgehensweisen handeln möchte, muss sich jedoch auch darüber im Klaren sein, dass hieraus neue Herausforderungen erwachsen. Damit sich diese nicht zum Nachteil für Ihr Projektmanagement entpuppen, sollten Sie die Herausforderungen des hybriden Projektmanagements kennen und vorab adressieren.

Hybrides Projektmanagement...

• stellt hohe Anforderungen an die Kompetenzen des Projektleiters,
• erfordert analytischen Aufwand, um zu entscheiden, welche Methoden für ein Projekt angewendet werden sollen,
• verursacht eine größere Anzahl an Rollen im Projekt und 
• fordert ein hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit und anderer Soft-Skills von jedem Team-Mitglied.

Hybrides Projektmanagement hat sich als flexibel pro Projekt anpassbare Mischung von agilen und klassischen Ansätzen bewährt. Dennoch gibt es Situationen und Projektanforderungen, die nach rein klassischen oder rein agilen Methoden verlangen. Eine detaillierte Projektvorbereitung ist der Schlüssel: Hier definieren Sie welche Phasen, Teilbereiche und Aufgaben mit welchen Methoden bewältigt werden sollen. Gehen Sie dabei von der Phase der Grobplanung in eher klassischen Projektmanagementmethoden zur Detailplanung mit agilen Ansätzen über.